5 najboljših orodij za sodelovanje pri dokumentih za delo na daljavo

Z razmahom kulture dela od doma se ekipe za nadaljevanje dela na daljavo močno zanašajo na orodja za sodelovanje. Na voljo je več orodij za upravljanje oddaljenih ekip, spremljanje njihovega napredka, organiziranje navideznih srečanj in ohranjanje povezave, ki jim pomagajo ostati produktivni.

Podobno ima sodelovanje pri dokumentih enako pomembno mesto za učinkovito komunikacijo. Če želite, da bo ustvarjanje, deljenje in sodelovanje dokumentov bolj poenostavljeno, je tukaj nekaj najboljših orodij za sodelovanje pri dokumentih, ki jih morate preizkusiti.

Za sodelovanje pri dokumentih je najboljša izbira Google Dokumenti. Pomaga ostati pred igro sodelovanja brez stroškov. Odpravlja frustracije pošiljatelja in prejemnika, tako da vsakemu dokumentu dodeli edinstvene povezave in uporabnikom omogoča, da jih nemoteno delijo z enim klikom.

Funkcija skupne skupne rabe dokumentov v Google Dokumentih omogoča več uporabnikom, da urejajo isti dokument, sledite in sprejemajte predloge ter si oglejte sinhronizirane spremembe v realnem času, da ostanete na tekočem z najnovejšimi različica. Poleg tega urednikom omogoča dodajanje komentarjev in predlogov v realnem času.

POVEZANO: Kako podeliti in omejiti dovoljenja v Google Dokumentih

Kot lastnik dokumenta lahko prilagodite pravice za urejanje glede na svoje potrebe. Z njihovimi e-poštnimi naslovi lahko dodate osebe, kot so uredniki ali gledalci. Dokument lahko nastavite tudi na »Samo ogled« ali »Omejeno«, tako da lahko do njega dostopajo samo osebe z e-poštnimi ID-ji iz iste domene. Poleg tega lahko nadzirate, kdo lahko deli vaš dokument z drugimi člani ekipe.

Vendar pa večina ljudi pri uporabi Google Dokumentov naleti na eno težavo. Uporabniki ne poznajo možnosti povabila in skupne rabe povezav v Google Dokumentih. Prejemnik lahko prenese, uredi in pošlje prejeti dokument, če ne ve, kako sodelovati v Google Dokumentih. Zato jih boste morda morali malo poučiti, če ga uporabljajo prvič.

Notion vam omogoča popoln nadzor nad skupno rabo dokumentov. Z njim lahko preprosto nadzirate, kdo lahko ureja, ogleduje, komentira ali deli vaše strani Notion. Dokumente lahko delite z eno osebo ali celo skupino hkrati.

Pri skupni rabi v skupini lahko omejite, kdo ima dostop do dokumentov, bodisi celotna ekipa ali le nekaj članov iz celotne skupine. Svoje namestnike urednikov lahko na primer postavite v eno skupino in jim omogočite dostop za urejanje zaupnih informacij z enim klikom. Lahko pa dovolite dostop za urejanje nekaj urednikov, medtem ko še vedno delite dokument s celotno skupino za urejanje.

POVEZANO: Bistveni nasveti in triki za začetek uporabe pojma

Na levi stranski vrstici Notion vodi evidenco vaših zasebnih in skupnih strani. Posledično lahko hitro povlečete in spustite strani iz enega razdelka v drugega, medtem ko nastavite dovoljenja za dostop, da se ujemajo s tistimi, ki so že nastavljena v razdelku zasebne strani. Za ugnezdene strani veljajo enaka dovoljenja za dostop, vendar jih lahko pozneje po potrebi spremenite.

Prav tako ima skrbnik pravico spremeniti dovoljenja dokumenta že v skupni rabi na nekaj članov iz povabljene skupine ali odstraniti nekoga iz dostopa do njega. Če zmotite dovoljenja za urejanje, morate samo pritisniti Obnovi. Zato je Notion dobra izbira za majhne ekipe s takšnim nadzorom nad skupno rabo dokumentov.

Notion se integrira s storitvami Slack, Google Drive, Trello, Mailchimp in številnimi drugimi storitvami za preprosto skupno rabo dokumentov. Brezplačni načrt ima omejitve, na primer število gostov, ki jih lahko povabite, in spremljanje zgodovine. Če želite doseči največjo korist, razmislite o nadgradnji na plačljivi načrt. Oglejte si Stran s cenami pojma za več podrobnosti.

Zoho Writer uporabnikom omogoča tudi nemoteno skupno rabo dokumentov za sodelovanje, podobno kot Google Dokumenti. Skupna raba dokumentov s svojo ekipo za preglede, hkrati pa jim omogočite, da komentirajo datoteke v realnem času, je zelo enostavno. Ko pustite svoje predloge v komentarjih, vaša ekipa ve, kaj naj uredi, in lahko hitro ukrepa.

Med delom lahko celo klepetate o svojem napredku. Kot lastnik dokumenta lahko vklopite stikalo za spremembe skladb, tako da bo vsaka sprememba dokumenta od zdaj naprej enostavno ponovno preverjena. Poleg tega lahko z Zoho Writer dokumente delite tudi zunaj s strankami, ki niso v vašem delovnem prostoru.

Dokumenti so shranjeni v dobro organizirani knjižnici v oblaku in jih je mogoče hitro poiskati in pridobiti. Poleg tega lahko Zoho Writer preprosto integrirate z aplikacijami, kot so Google Drive, Dropbox, Evernote in Zoho Mail. Poleg tega ima Zoho Writer profesionalni vmesnik in nima strme krivulje učenja. Tako se vam ne bo težko navaditi.

POVEZANO: Zoho Writer vs. Google Dokumenti in Microsoft Word Online: Ali je čas za zamenjavo?

Ko gre za cene, je Zoho Writer brezplačen za uporabo za posameznike. Če pa želite uživati ​​dodatne ugodnosti, kot sta dodaten prostor ali zaščita z geslom, boste morali izbrati njegove plačljive načrte. Preverite Stran s cenami Zoho Docs za več podrobnosti.

Nekaj ​​priročnih funkcij, ki jih lahko uživate z Zoho Writer, je:

1. Shranjevanje dokumentov v realnem času.
2. Zaklepanje občutljivih podatkov.
3. Pomočnik za pisanje, ki ga poganja umetna inteligenca.
4. Načrtovanje ali neposredno objavljanje člankov v WordPressu.
5. Deluje tudi brez povezave.

ClickUp Docs je še eno zelo učinkovito orodje za oddaljeno skupno rabo dokumentov. Skozi čudovit vmesnik za sodelovanje, poln funkcij, lahko vsi v delovnem prostoru sodelujejo, urejajo in delajo na nalogah hkrati.

Omogoča skupno urejanje v slogu Google Dokumentov. Vidite lahko, da se kazalec premika, ko nekdo ureja dokument, pri čemer je njegovo ime prikazano nad kazalko. S klikom na rumeno ikono daljnogleda lahko vidite tudi, kdo gleda vaše delo.

Poleg tega se spremembe v realnem času sinhronizirajo na vseh napravah, da se zagotovi, da lahko vsak član ekipe dostopa do najnovejše različice dokumenta. Medtem ko delite dokumente s svojo ekipo, boste imeli možnost, da nekatere dokumente ohranite zasebne, medtem ko so drugi dostopni vsem.

Poleg tega lahko z zaščito svojih dokumentov preprečite določenim članom skupine dostop do teh dokumentov, ne da bi za to zahtevali vaše dovoljenje. Nesting je še ena od edinstvenih funkcij ClickUp-a. Omogoča vam združevanje strani znotraj dokumenta in s funkcijo Relationships lahko povežete povezane strani znotraj dokumenta.

Svoje delo lahko uvozite tudi iz drugih aplikacij, vključno z Evernote, Google Dokumenti in celo dokumenti Microsoft Word. Če iščete zelo odzivno orodje za sodelovanje pri dokumentih, poskusite ClickUp.

Platforma Dropbox Paper je še ena napredna možnost sodelovanja pri dokumentih, ki je na voljo oddaljenim ekipam. Z njim lahko nemoteno delite dokumente s člani ekipe, hkrati pa jim omogočite dostop do dokumenta prek e-poštnih naslovov.

Dodeljevanje nalog članom vaše ekipe z le nekaj kliki in takojšnje ustvarjanje roka tik ob tem, ohranja vse na tekočem. Poleg tega lahko načrtujete svoje sestanke tako, da povežete koledarske dogodke v dokumentu v skupni rabi.

POVEZANO: Preizkusite te najboljše funkcije Dropbox Paper

Kot sodelavec lahko hitro odkrijete, katera opravila so vam bila dodeljena po dokumentu ali po dokumentu, in se pomikate med nalogami, dodeljenimi drugim, in tistimi, ki so že dokončane. Poleg tega Dropbox Paper v nasprotju z Google Dokumenti podpira skupno rabo večpredstavnostnih datotek, zaradi česar je sodelovanje privlačnejše.

Poleg tega vam Dropbox Paper omogoča uvoz dokumentov Microsoft Word, Excel in PowerPoint ter povezovanje dokumentov Google Docs, Sheets in Diapozitivov. Če torej za svojo ekipo iščete orodje za sodelovanje, bogato s funkcijami, poskusite Dropbox Paper.

Popeljite svoje sodelovanje pri dokumentih na naslednjo raven

Sodelovanje pri dokumentih obstaja že desetletja. Preizkusite orodja na seznamu, da popeljete sodelovanje pri dokumentih s svojo ekipo na višjo raven. Če želite ugotoviti, katero orodje je najboljše za ekipo, ga morate voditi sami in izbrati rešitev, ki ustreza zahtevam ekipe.

Ali imate člane ekipe na različnih koncih sveta? Priprava pomembnega srečanja bi bila nedvomno izziv, če ne bi poznali časovnega pasu. Če je odgovor pritrdilen, preverite pretvornike časovnih pasov, da si olajšate delo.

10 najboljših pretvornikov časovnih pasov za globalne oddaljene ekipe

Ali morate delati z ljudmi iz drugega časovnega pasu? Za pravočasno sodelovanje uporabite orodja za pretvorbo časovnih pasov.

Preberite Naprej

O avtorju