Kako upravljati štiri stebre produktivnosti: nasveti in orodja za uporabo

Produktivnost je ključnega pomena za uspeh na katerem koli področju. Glede na to, da večino časa preživimo v službi, bi se zdelo logično, da naredimo vse, da je čim bolj učinkovito.

Vendar produktivnost ni naravna za vsakogar. Pravzaprav je to veščina, ki jo lahko izostriš s prakso. To je verjetno razlog, zakaj ste prebrali nešteto knjig o produktivnosti in poskusili različne trike in metode.

V tem članku bomo predstavili okvir, ki pokriva osnove produktivnosti.

Štirje stebri produktivnosti

Štirje stebri produktivnosti so čas, energija, koncentracija in znanje: poimenujmo ga okvir TECK. Čeprav ta okvir ne zajema vseh vdorov v produktivnost ali sistemov, zajema večino kritičnih vidikov, ki jih lahko začnete upravljati takoj.

Bistvenega pomena je, da hkrati upravljate in optimizirate vse štiri elemente, da povečate svojo produktivnost. To je zato, ker vsi delujejo v simbiotičnem odnosu drug z drugim.

Torej, kadar koli imate težave s produktivnostjo, lahko hitro odpravite težavo tako, da ugotovite, kateri steber ni v ravnovesju. Na primer, če imate čas, energijo in koncentracijo za delo na projektu, vendar ne veste, kako se tega lotiti ali nimate dostopa do ključnih informacij, ne morete doseči vrhunske produktivnosti.

Zato lahko začnete tako, da gradite svoje znanje in se naučite čim več o projektu, da povečate svojo produktivnost. Ko boste vse štiri pravilno upravljali, bo vaša produktivnost narasla v nebo.

Raziščimo vsak steber podrobneje z orodji in tehnikami, ki vam bodo pomagale upravljati z njimi:

1. Upravljanje časa

Upravljanje s časom je nedvomno eno od bistvenih področij produktivnosti. To je zato, ker imate na dan le toliko časa in pomembno je, da ga dobro preživite.

Ljudje v povprečju delajo 8 ur na dan. Čeprav se lahko pogosto pritožujete, da nimate dovolj časa, je to precej časa za opravljanje najpomembnejših nalog. Če daste prednost svojim nalogam in dobro načrtujete, boste videli, da imate ves čas, da ste produktivni.

Torej, kako lahko to storite?

S svojim časom lahko bolje upravljate izkoristite vaš glavni biološki čas ali kronotip, ali z uporabo metod upravljanja s časom, kot sta timeboxing in tehnika Pomodoro.

• Timeboxing: Ideja s timeboxingom je, da si vzameš določeno količino časa za delo na nečem. Nato prenehate z delom, ko se izteče čas, tudi če niste opravili naloge ali dosegli svojih mejnikov. To je zgolj tehnika, ki vam pomaga ostati na pravi poti in kar najbolje izkoristiti svoj čas.
• Tehnika Pomodoro: Tehnika Pomodoro primarno je sestavljeno iz dela v 25-minutnih delih, ki jim sledijo hitri 5-minutni odmori. Po vsakih štirih ciklih si vzamete daljši odmor 15-20 minut.

Te tehnike so odličen način, da ostanete na pravi poti in jih lahko uporabite ne glede na to, ali ste samostojni delavec ali delate v pisarni. Samo najti morate tistega, ki vam najbolj ustreza. Uporabite lahko tudi orodja za upravljanje časa, kot je Pomodon, Toggl, oz Pravočasno.

2. Energija

Energija je še en ključni steber v okviru produktivnosti, saj lahko pomaga ali ovira vašo učinkovitost, odvisno od tega, kako dobro jo upravljate.

Pogosto lahko ugotovite, da ne delate z največjo zmogljivostjo, kar lahko vpliva na vašo produktivnost. To je zato, ker tudi če lahko učinkovito upravljate s svojim časom, ne boste mogli narediti veliko, ko boste izčrpani. Nasprotno, več kot imate energije, manj časa boste potrebovali za odlične rezultate.

Svojo raven energije lahko bolje upravljate tako, da razumete, kaj jih črpa ali povečuje. Razumevanje teh dejavnikov vam bo dalo prednost pri načrtovanju dneva in učinkovitejšem upravljanju svojega časa.

Torej, raziščimo nekaj načinov za povečanje vaše energije:

• Uporabite aplikacije za upravljanje spanja: Zadost kakovostnega spanca je tesno povezana z visoko ravnjo energije. Vsako noč si prizadevajte za vsaj 7 ur spanja in poskrbite, da je vaše spalno okolje ugodno za visokokakovosten počitek. Uporabite lahko digitalne rešitve, kot so Spanje kot Android, Noisli, oz pzizz.

• Pravilna prehrana: Zaužitje zadostne količine hranilnih snovi iz hrane je še en odličen način za dvig energije skozi ves dan. Uživanje sadja, zelenjave in zdravih prigrizkov vam bo dalo dovolj energije za delo s polno zmogljivostjo. Lahko uporabiš te aplikacije za hrano za lažjo zdravo prehrano.

• vaja: Redna vadba vam lahko pomaga povečati raven energije. Še več, vadba zmanjšuje stres, povečuje pretok krvi v možgane in povečuje plastičnost možganov. Najpomembneje je, da je to odličen način za ohranjanje energije skozi ves dan. Če iščete praktičnega spremljevalca v fitnesu, se lahko nanj zanesete FitOn.

• Motivacija: Močna motivacija za to, kar počnete, je še en odličen način, da se počutite polno energije in dosežete več. Ko začnete dan z dovolj motivacije, vas nič ne ustavi, ko gre za produktivnost. To pomeni, da boste morali poiščite načine, kako povečati svojo motivacijo, da naredite več.

3. Koncentracija

Torej, predpostavimo, da imate dovolj časa in energije, vendar ste bombardirani z motnjami in motnjami. No, jasno je, da bo to vplivalo na vašo produktivnost.

Koncentracija je tretji steber produktivnosti in se nanaša na vašo sposobnost, da se osredotočite na vse, kar počnete v danem času, ne da bi postali žrtev motenj.

Po mnenju a študij z Univerze v Kaliforniji v Irvineu traja povprečno 23 minut, da si nekdo opomore od motenj in se produktivno vrne k delu. Ko se več nalog poteguje za vašo pozornost, se lahko izkaže, da se je zelo težko osredotočiti na to, kar počnete.

Torej, kako lahko izboljšate svojo osredotočenost?

• Izogibajte se večopravilnosti: Večopravilnost je že dolgo odsvetovana iz več razlogov. Moti vašo osredotočenost, omejuje vašo sposobnost dobrega upravljanja časa in povzroča stres. Ko imate veliko na krožniku, je bistveno najti načine, kako narediti svoje delo bolj obvladljivo, npr obvladovanje enoopravilnosti za izboljšanje vaše produktivnosti.

• Vadite pozornost: Vadba pozornosti vam omogoča, da ostanete prisotni v trenutku. To pomeni, da ste sposobni odpraviti motnje in se osredotočiti na opravilo. Pomaga vam lahko tudi čuječnost izogibajte se preklapljanju konteksta, kar vam olajša izboljšanje razpona pozornosti. Uporabite lahko orodja, kot so Insight Timer oz Prostor za glavo.

• Izboljšajte svoje delovno okolje: Obstaja več načinov, kako izboljšati svoje delovno okolje, da boste imeli koristi od boljše osredotočenosti. Najprej poskrbite, da boste delali v mirnem okolju. Pomembno je tudi omejiti pojavna okna z obvestili in imeti delovno postajo brez nereda.

Nenazadnje lahko razmislite o uporabi aplikacij za preprečevanje motenj, kot je Focus Booster in Svoboda.

4. Znanje

Naša sposobnost opravljanja nalog je podprta z energijo, vendar nam znanje pove, kako to energijo uporabiti. Imeli boste težave pri opravljanju dela, ne da bi vedeli, kako to storiti ali uporabiti prava orodja.

To je zato, ker obstaja veliko načinov, kako doseči enak rezultat ali dokončati nalogo. Za obrezovanje vašega dvorišča s škarjami za travo bi vam na primer vzelo več časa in energije kot s kosilnico.

Zato je bistveno poznati najboljše prakse in orodja za vse, kar morate doseči. Kljub temu bi se lahko izzvali, da nenehno preučujete, kako opravljate svoje delo in kako bi ga lahko opravljali učinkoviteje.

Obstaja veliko načinov, kako lahko izboljšate svoje strokovno znanje. Če naletite na posebno zahtevno nalogo ali nov projekt, poiščite vadnice, navodila in ustrezna orodja na platformah, kot je YouTube ali ustreznih spletnih forumih, skupnostih in spletnih mestih.

Na spletni tečaj se lahko vpišete tudi prek spletnih mest, kot je Coursera, Skillsshare, in Udemy da izpopolnite svoje sposobnosti. Ustvarjanje internega wikija v vaši organizaciji je lahko tudi odličen način za zagotavljanje boljšega dostopa do informacij.

Dosezite vrhunsko produktivnost z okvirjem TECK

Z upravljanjem in optimizacijo teh štirih stebrov boste na poti, da postanete bolj produktivni. Verjetno je, da se boste na nekaterih področjih seveda izkazali, na drugih pa boste imeli težave.

Ko prepoznate svoj najšibkejši steber, lahko uporabite zgornje strategije in orodja, da ga okrepite. In ko bodo vsi močni, bodo sodelovali in naredili vaš potek dela veliko bolj produktiven.

5 načinov za povečanje produktivnosti in naredite več v krajšem času

Želite povečati svojo produktivnost in narediti več v krajšem času? Tukaj je nekaj učinkovitih načinov, ki jih lahko uporabite.

Preberite Naprej

O avtorju