7 pogostih motenj na delovnem mestu in kako se jim izogniti

Biti dosledno produktiven je že težko in naše krčenje pozornosti to delo samo otežuje. Motnje na delovnem mestu so eden največjih razlogov za slabo delovanje.

Medtem ko nekateri od nas zlahka prezremo motnje, drugi potrebujejo pomoč, da jih blokirajo, da ostanejo produktivni. Tukaj je nekaj pogostih motenj na delovnem mestu in načinov, kako se jim izogniti.

1. Hrupna pisarna

Delovna mesta so pogosto polna hrupa. To je lahko klepetanje vaših sodelavcev, tipkanje po tipkovnicah, piskajoči pisarniški tiskalnik ali gradbena dela v sosednji stavbi.

Vse to lahko zmanjša vašo osredotočenost in poveča stres, zaradi česar je težko izvesti. Če vaša pisarna nima tišje sobe, v katero bi lahko šli, potem kupite par Aktivno odpravljanje hrupa slušalke so lahko odlična naložba.

Ko je funkcija ANC vklopljena, lahko blokirate večino, če ne vse, hrupa iz okolice na vašem delovnem mestu. Medtem ko ste pri tem, lahko poskusite tudi igrati ambientalni in beli šum da zadušite brnenje v ozadju, da ponovno pridobite fokus.

Povezano: Razlogi, zakaj so žične slušalke boljše od brezžičnih slušalk

2. E-pošta in sporočila

V službi se pričakuje, da boste ves delovni dan na voljo na spletu za komunikacijo s svojo ekipo ali odgovarjanje na e-pošto strank. Vendar pa je nenehno opuščanje trenutne naloge za odgovarjanje na e-pošto ali sporočila lahko izziv za vrnitev v območje.

A študij kaže, da nenehne prekinitve ne le otežijo ponovno osredotočenost, ampak tudi povečajo vaše možnosti za napake. Zato je pomembno, da nastavite čas, da odgovorite na kos neprebranih sporočil in e-pošte hkrati, namesto da to storite takoj.

Drug način za reševanje teh motenj je z izklop obvestil v brskalniku in telefon. Če želite preprečiti prekinitev poteka dela z nepomembnimi skupinskimi e-poštnimi sporočili, lahko uporabite funkcije Gmaila, kot je izklop pogovorov.

Povezano: Gmailovi triki, ki vam bodo pomagali narediti več

Ni novica, da internet in družbeni mediji zelo zasvojijo; odločite se za kratek petminutni odmor in na koncu eno uro listati. Če se želite spopasti s skušnjavo uporabe telefona med delovnim časom, lahko nastavite prilagojene časovnike v vaših priljubljenih aplikacijah.

Nekatere aplikacije, kot sta YouTube in Instagram, imajo funkcije, ki vas opomnijo, da si vzamete odmor, potem ko v aplikaciji preživite določen čas. Omogočite jim lahko, da so opozorjeni, ko ste porabili dovolj časa za aplikacije in jih morate odložiti.

Povezano: Zakaj Instagram želi, da si "vzemite odmor" od družbenih medijev

4. Neproduktivni sestanki

Sestanki so neizogiben del vašega delovnika. In čeprav je pomembno zagotoviti, da so vsi na isti strani, približno 71 odstotkov delovnih sestankov se izkaže za neučinkovito in neproduktivno.

Neproduktivni sestanki zapravljajo čas in energijo vseh. Če popolno prekinitev nekaterih sestankov ni možnost, lahko vadite organiziranje boljših sestankov. Jamesa Macanufa Okvir srečanj 7Ps je učinkovito orodje za agilno srečanje za načrtovanje in izvajanje produktivnih sestankov.

7P predstavlja:

1. Namen: Zakaj imaš sestanek? Kakšen je dnevni red?
2. izdelek: Kakšen rezultat ali dokument bo pripravljen med sestankom?
3. Ljudje: Koga bi morali povabiti? Kako pomembni so za sestanek?
4. Postopek: Kako boste olajšali potek srečanja?
5. pasti: Katere so stvari, ki lahko gredo narobe?
6. Priprave: Kaj morate storiti, preden se sestanek začne?
7. Praktični pomisleki: Kje naj bi potekal sestanek? Kdo kaj prinaša?

Ta okvir vam pomaga, da ostanete pripravljeni in zagotovite, da gre vse po načrtu. Če niste odgovorni za sestanek, lahko to orodje predlagate organizatorju. Če se dobro izvaja, bi to lahko močno izboljšalo uporabnost srečanja, ne glede na to, ali je virtualno ali kako drugače.

Povezano: Nasveti za vodenje produktivnega virtualnega sestanka

5. Nered v delovnem prostoru

Prenatrpana delovna postaja in namizje sta očitna motnja, saj se je težko osredotočiti, ko je treba poskrbeti za toliko stvari. Zato je pomembno, da so vaši digitalni in fizični delovni prostori čisti in minimalni.

Najprej uredite svojo mizo tako, da pospravite vse nepotrebne stvari. Nato optimizirajte svoj digitalni delovni prostor s čiščenjem e-poštnega predala, organiziranjem map na namizju, zaznamovanjem pomembnih orodij, onemogočanje pojavnih oken v brskalnikih, itd

Povezano: Najboljši nasveti za upravljanje digitalnega prostora za večjo učinkovitost

6. Večopravilnost

Morda se vam zdi, da z večopravilnostjo opravite več dela, vendar ima dejansko nasproten učinek. Namesto tega je bolje dati prednost eni nalogi naenkrat, jo opraviti in nato preiti na naslednjo. Orodja za vodenje projektov, kot so Asana, ponedeljek, in Tasksboard vam lahko pomaga bolje organizirati naloge.

Uporabite lahko tudi te Nasveti za blokiranje časa da svoj dan razdelite na več časovnih blokov, vsakemu bloku dodelite opravila in se nato držite urnika. To je odličen način, da se izognete večopravilnosti, zgradite močno delovno etiko in povečate svojo produktivnost.

Povezano: Res uporabne aplikacije za mlade podjetnike

7. Mikroupravljanje

Znano je dejstvo, da je mikromanagement ena največjih motenj, s katerimi se zaposleni srečujejo pri delu. Ne samo, da ovira vašo produktivnost, ampak tudi negativno vpliva na moralo in zadovoljstvo pri delu. Na srečo vam danes veliko programskih izdelkov omogoča, da svoj dokument delite z drugimi za sodelovanje v realnem času.

Na primer, če uporabljate Google Dokumenti, imate možnost povabiti člana ekipe kot a Pregledovalec, Komentator, oz Urednik. To funkcijo lahko uporabite, če želite dodati svojega upravitelja in jim omogočiti, da ob strani omenijo predloge in izboljšave, ne da bi morali obiskati vašo mizo. Funkcija je na voljo skoraj vsem Google Workspace izdelki.

Povezano: Vodstvene veščine za življenjepise: kako pokazati, da ste dober vodja ekipe

Naučite se, kako se izogniti motnjam za boljši učinek

Motnje na delovnem mestu so neizogibne. Nekatere imate pod vašim nadzorom, nekatere pa ne. Za tiste, ki jih lahko nadzorujete, lahko uporabite vse vrste orodij in tehnik, da se jim izognete in ohranite osredotočenost.

Poskrbite pa, da bodo rešitve, za katere se odločite, primerne za vaše delovno mesto in da ne bodo ovirale delovanja nikogar drugega. Če se orodja ne morejo izogniti določeni motnji, se pogovorite s svojim kadrovskim vodjem in zahtevajte rešitev.

Zaposlovanje vs. Samostojno delo: Katera je boljša poklicna izbira?

Se sprašujete, ali bi se kot kariero lotili zaposlitve ali samostojnega dela? Tukaj je 20 prednosti in slabosti, ki jih morate vedeti!

Preberite Naprej

O avtorju