Kako uporabiti samo besedilno komunikacijo za izboljšanje učinkovitosti virtualnega dela

Virtualne ekipe nimajo svobode, da bi imele interakcijo iz oči v oči, kot so njihove kolegice v pisarni. Zanašajo se na različna orodja za komunikacijo med seboj iz svojih oddaljenih lokacij.

Zaradi razlik v lokacijah in časovnih pasovih telefonski klici niso vedno najboljši. Pošiljanje sporočil je boljša alternativa, saj lahko člani ekipe kadar koli pošiljajo sporočila, ne da bi si povzročali neprijetnosti. Toda tudi besedilna komunikacija ni popolna. Zgreši oceno, če se nekateri dejavniki ne upoštevajo.

V tem članku razpravljamo o tem, kako lahko virtualne ekipe učinkoviteje uporabljajo samo besedilno komunikacijo.

Kako pošiljanje sporočil izboljšuje komunikacijske sposobnosti

Pošiljanje sporočil prinaša drugačen občutek v komunikacijsko mizo. Obstajata dva glavna načina, kako besedilna komunikacija izboljšuje komunikacijo. Oglejmo si jih.

Obstajata dva glavna načina, kako besedilna komunikacija izboljšuje komunikacijo.

1. Izboljšajte spretnosti branja in pisanja

Uporaba stenografij in emodžijev je trend pri pošiljanju sporočil, zlasti za neformalne klepete. Ta način pošiljanja sporočil vas odvrne od uporabe pravilne angleščine.

Ko komunicirate s svojim šefom, sodelavcem ali poslovnim sodelavcem, z njimi ne komunicirate tako kot s prijatelji ali pomembnimi drugimi. Pisati morate v pravilni angleščini, kar zahteva popolno ponovno branje in prestrukturiranje. To tudi pomaga ohranjati bolj formalen ton v komunikaciji.

2. Spodbujajte jasno komunikacijo

Komunikacija samo z besedilom ustvarja tudi jasne komunikacijske veščine. Ko komunicirate prek besedila, ste prisiljeni ostati na točki s svojo komunikacijo. Ker je vaš namen poslovni namen, ni prostora za pretirane besede ali stavke.

7 nasvetov za uporabo samo besedilne komunikacije za virtualno delo

Ker je pošiljanje sporočil pomemben del dela na daljavo, je pomembno razumeti, kako ga narediti še učinkovitejše. Če je opravljeno na napačen način, bo vaša ekipa utrpela komunikacijske napake, ki motijo ​​vaš potek dela. Tukaj je nekaj nasvetov, ki vam bodo pomagali, da bodo vaša sporočila preprosta in izčrpna.

1. Izogibajte se uporabi stenografije

Ne glede na to, kako blizu ste svojim poslovnim sodelavcem ali sodelavcem, komunikacija z njimi ne bi smela biti neformalna. Uporaba nepotrebnih okrajšav ali stenografij v sporočilih kaže na neprofesionalen pogled.

Ni vam treba biti izjemno togi s svojimi sporočili, vendar je uporaba okrajšav, kot je "U" namesto "Vi" v pogovoru, povezanem z delom, neetična. To bi lahko predstavljalo velik preobrat za večino ljudi, ki pričakujejo enotna in strukturirana besedilna sporočila.

2. Primerno uporabljajte kapice

Velike tiskane črke so primerne za določene namene v pisni obliki. Uporaba velikih črk v stavku je ena od možnosti pasti, ki se jim morate izogibati pri pošiljanju sporočil. Ker smo navajeni brati besedilo z malimi črkami, ni lahko prebrati besedila z velikimi črkami.

Besedilo z velikimi črkami daje vašemu sporočilu oster podton. Videti je, kot da ste jezni ali kričite na sprejemnika. Če želite objavljati na družbenih omrežjih, se zdi, da iščete pozornost, če napišete besedilo z velikimi črkami.

3. Naredite dober čas

Komunikacija samo z besedilom vam daje privilegij, da na sporočilo odgovorite ob primernem času. Vendar to ne bi smelo biti na račun vašega sprejemnika.

Neprimerno je na primer pošiljati besedilno sporočilo sredi noči ali zgodaj zjutraj, razen če vam izrecno povedo, da to ni problem. Ne bi smeli pričakovati hitrega odgovora na takšno sporočilo. Vsa sporočila v zvezi z delom je najbolje pošiljati med delovnim časom.

4. Izogibajte se dolgim ​​stavkom

Najbolj dobro napisana slovnica postane dolgočasna, če je predolga brez lomljenja odstavkov. Razpon pozornosti ljudi je lahko nižji od zlate ribice. Zaradi obsežnega besedilnega sporočila bodo morda preleteli vsebino, namesto da bi jo prebrali.

Snemanje lahko povzroči, da spregledajo pomembne podrobnosti v sporočilu, kar spremeni vaš namen kot pošiljatelj.

5. Emojise uporabljajte samo, kadar je to potrebno

Emoji niso slabi. Pravzaprav imajo pozitivno vplivala na naš način komuniciranja. Emoji vam pomagajo pravilno izraziti določena čustva.

Ko pošiljate besedilo, povezano z delom, vam ni treba popolnoma odpraviti uporabe emojijev v besedilu. Namesto tega bi morali vedeti, kdaj jih je primerno uporabiti, da ne ustvarite napačnega vtisa. Če niste prepričani, kdaj jih uporabiti, jih izpustite.

6. Ne delajte predpostavk

Pri pošiljanju sporočil obstaja težnja po domnevi, kdaj in kako se bo prejemnik odzval na vaše sporočilo. To lahko negativno vpliva na vaše razpoloženje, ker je njihov odziv lahko popolnoma drugačen.

Ne glede na to, kako pozno je vaš prejemnik odgovoril, nikoli ne domnevajte, kaj misli. Počakajte, da se oglasite. Če je nujno, lahko pošljete opomnik.

7. Preberi svoje sporočilo

Ne hitite s pritiskom na »pošlji«, ne da bi prebrali svoje sporočilo. Zelo enostavno je, da v svojem zapisu ne opazite drobnih napak, zato si vzemite čas, da ujamete in popravite črkovalne in slovnične napake.

Za odpravo težav, ki jih povzročajo slabo napisani SMS, klepet ali e-pošta, potrebujete več časa, kot da jih prvič odpravite pravilno. Ste naveličani ročnega lektoriranja sporočil? Slovnični je v zvezi s tem v veliko pomoč.

3 najboljša komunikacijska orodja samo z besedilom, ki jih lahko uporabite

Zaradi naraščajoče priljubljenosti dela na daljavo se je v zadnjih letih uvedlo več orodij za potek dela. Nekatera od teh orodij odlično opravljajo delo, saj virtualnim ekipam dajejo priložnost, da uspešno opravljajo svoje delo s komunikacijo samo z besedilom. Oglejmo si nekaj izmed njih.

Slack je predvsem aplikacija za sporočila za podjetja in omogoča članom ekipe, da se združijo pod eno streho za službene namene. Ponuja priložnost za komunikacijo ena na ena med dvema članoma ter skupinsko komunikacijo s tremi ali več člani.

Če delate na projektih z nekaj izbranimi, lahko omejite komunikacijo znotraj teh ljudi v namenskem prostoru, imenovanem kanali. Člani v sobi lahko svobodno komunicirajo brez skrbi, da bodo drugi člani ekipe dostopali do njihovih sporočil.

Microsoft Teams je orodje za poslovno komunikacijo, ki temelji na klepetu. Primerno za virtualne ekipe, omogoča članom skupine sodelovanje pri opravilih z možnostjo skupne rabe delovnih datotek in dokumentov.

Zaradi različnih komunikacijskih potreb virtualnih ekip lahko člani skupine klepetajo med seboj posamezno in tudi klepetajo v skupini, ko sodelujejo pri projektih. Članom skupine se lahko dodelijo različne ravni dostopa glede na njihovo vključenost v projekte.

Basecamp je spletno orodje za komunikacijo in potek dela. Dobra izbira za virtualne ekipe, omogoča skupinsko sodelovanje z uporabo samo besedilne komunikacije.

Naloge lahko prenesete na določene delavce in z njimi komunicirate posamezno. Na enak način lahko člani ekipe sodelujejo pri nalogah in odkrito komunicirajo z vsemi, ki so v zanki, kaj se dogaja. Ponuja tudi opomnike za naloge, ki spodbujajo soigralce k izpolnjevanju rokov.

Osredotočite se na pomembne informacije s komunikacijo samo z besedilom

Odgovarjanje na številne službene telefonske klice vam vzame več časa, kot si mislite. Na koncu govorite o neproduktivnih stvareh še dolgo po tem, ko je bilo sporočilo posredovano.

S komunikacijo samo z besedilom pišete le pomembne podrobnosti, ki jih potrebujete. Vsakdo dobi informacije, ki jih potrebuje za učinkovito delo. Prostora za napačno komunikacijo je malo ali nič, saj so besede jasno zapisane, da jih lahko vidijo vsi.

Prednosti in slabosti uporabe samo besedilne komunikacije na virtualnem delovnem mestu

Ali so besedilna komunikacijska orodja prava rešitev za vaše delovno mesto? Tukaj je nekaj prednosti in slabosti, ki jih je treba upoštevati.

Preberite Naprej

O avtorju