Prednosti in slabosti uporabe samo besedilne komunikacije na virtualnem delovnem mestu

Pošiljanje sporočil je trendovsko v družbenih interakcijah in postopoma pridobiva zagon na delovnem mestu. Virtualne ekipe se oddaljujejo od telefonskih klicev, da bi sprejele samo besedilno komunikacijo, da bi izboljšale svoj potek dela. Toda ali dosegajo želene rezultate?

Bistvo komunikacije je poraženo, če se sporočila ne prenašajo učinkovito. Če boste sprejeli samo besedilno komunikacijo, morate pretehtati prednosti in slabosti, da boste vedeli, v kaj se spuščate.

Na koncu dneva želite svoji ekipi zagotoviti vse informacije, ki jih potrebujejo za uspeh. Preberite, ko razpravljamo o dinamiki samo besedilne komunikacije med virtualnimi ekipami.

Kaj je komunikacija samo z besedilom?

Besedilna komunikacija je proces komuniciranja prek napisanih besed z uporabo mobilne naprave. Vključuje SMS, klepete WhatsApp in e-poštno komunikacijo.

Učinkovito komuniciranje povečuje motivacijo in zavzetost zaposlenih. Navdihujejo, da dajo vse od sebe pri doseganju organizacijskih ciljev. Če jih pošiljanje sporočil spravi v to stanje duha, je to dobrodošel razvoj.

Prednosti komunikacije samo z besedilom na virtualnem delovnem mestu

Priljubljenost virtualnega delovnega mesta je v zadnjem času eksponentno narasla. Organizacije se ne zadržujejo na tem, da so člani ekipe fizično prisotni v pisarni, ampak na njihovi sposobnosti, da delo opravijo s katere koli lokacije.

Poleg različnih notranjih komunikacijskih orodij za sodelovanje uporabljajo samo besedilno komunikacijo, da bi kar najbolje izkoristili svoje virtualne ekipe.

Komunikacija samo z besedilom izboljša potek dela oddaljenih skupin na naslednje načine:

1. Vzpostavite zaupanje

Zaupanje na delovnem mestu je ključnega pomena. Olajša učinkovitost ekipe z ustvarjanjem ugodnega okolja za sodelovanje na virtualnem delovnem mestu.

Pošiljanje besedila kolegom kaže na določeno stopnjo zaupanja v njihovo presojo. Prav tako kaže na vašo pripravljenost poiskati pomoč, deliti povratne informacije in razpravljati o težavah s kolegi.

Samo besedilna komunikacija pomembno vpliva na uspešnost ekipe. Lahko se šteje za žebelj, ki povezuje sodelovanje med vami in vašim osebjem.

2. Prihranite stroške

Na globalni ravni posamezniki in organizacije iščejo cenejše ekonomske možnosti. Delo virtualno je lahko obremenjujoče zaradi finančnih obveznosti in pomanjkanja ustreznega upravljanja s časom vaših vsakodnevnih dejavnosti.

Pošiljanje sporočil je poceni. Ko pošiljate sporočila z aplikacijami, kot sta WhatsApp in SMS, da svoja sporočila posredujete kolegom, ugotovite, da je to ceneje in vzame manj časa.

3. Ustvarite udobje

Prilagodljiv čas je eden izmed nasveti za učinkovito upravljanje ekip na daljavo. Pošiljanje sporočil vam daje nekakšno svobodo, ki je klicanje ne. Omogoča vam, da na prejeta sporočila odgovorite ob najprimernejšem času za vas.

S klici ste pod pritiskom, da se odzovete v realnem času. Morda ne boste dali najboljšega odgovora. Po drugi strani pa vam pošiljanje sporočil daje dovolj časa za premišljene odgovore na prejeta sporočila.

4. Zagotovite zasebnost in večjo dostopnost

Čeprav delo hitro postaja virtualna zadeva, morate biti prepričani v svojo zasebnost. Samo besedilna komunikacija zagotavlja, da vaša zasebnost ni kršena.

Hrup v ozadju prekine pomen sporočil. Druge osebe morda ne boste jasno slišali ali pa boste spregledali ključne točke v njenem sporočilu. S pošiljanjem sporočil hrup ali slaba kakovost zvoka postaneta nepomembna za interakcijo.

Ena od pomembnih prednosti pošiljanja sporočil je, da je dostopna osebam z okvaro sluha.

Povezano: Najboljša orodja za notranjo komunikacijo za vaše delovno mesto

Slabosti komunikacije samo z besedilom na virtualnem delovnem mestu

Samo besedilna komunikacija ni brez pomislekov. Ker uživate v prednostih, o katerih smo razpravljali, boste morda na poti naleteli na več ovir. Za nekatere organizacije so te ovire moteče, zaradi česar je komunikacija samo z besedilom neugodna. Oglejmo si.

1. Slaba komunikacija

Personalizacija je pomembna, ko komunicirate, zlasti s sodelavci. Številna digitalna orodja pomagajo virtualnim ekipam ostati povezani. Vendar pa nekaterim od teh orodij manjka personalizacija tradicionalnih interakcij iz oči v oči na delovnem mestu.

Besedilna komunikacija nima govorice telesa, tona in drugih neverbalnih signalov, na katere se boste morda morali zanesti za uspešen projekt. Odsotnost teh elementov poveča verjetnost napačne razlage.

Prav tako je znano, da so nekateri ljudje zadržani pri uporabi besedilnih digitalnih kanalov zaradi odtisov, ki jih pušča. Zaradi tega je zelo malo verjetno, da bodo sodelovali na sestankih ali svobodno odgovarjali na besedila.

2. Napačna razlaga

Ko se pošiljajo besedilna sporočila, se lahko prejemnikova interpretacija sporočila razlikuje od pošiljateljevega namena. Sporočila je mogoče zlahka napačno razumeti ali vzeti iz konteksta, saj pošiljatelj ni na voljo, da bi na licu mesta pojasnil svojo namero.

Pri dodeljevanju nalog na virtualnem delovnem mestu se morajo vodje zavedati negativnih posledic, ki se pojavljajo, kot so nesporazum, domneve in nepredvidljive sklepe. Ko se člani ekipe počutijo napadeni zaradi sporočil, ki so jim poslana, se na kakršen koli način odvrnejo, kar vpliva na splošno uspešnost.

3. Nepripravljenost za ukrepanje

Delovna etika se med člani ekipe razlikuje. Na virtualnem delovnem mestu, kjer so vodje skupin omejeni v svojih zmožnostih uveljavljanja navodil, nekateri zaposleni morda ne jemljejo resno samo besedilne komunikacije. Ljudje lahko prezrejo zahteve za besedilna sporočila ali odložijo odgovore v virtualnem okolju.

Določite osnovo za komunikacijo med člani vaše ekipe. Nastavite časovne omejitve za odgovore in odgovore, da sporočila ne bodo zamujala predolgo.

4. Konflikt med generacijskimi preferencami

Uporaba samo besedila kot sredstva za komunikacijo z virtualnimi ekipami razkriva vrzel med tem, kako generacije uporabljajo različna komunikacijska orodja. Medtem ko se starejša generacija morda dobro počuti v komunikaciji iz oči v oči, bi Millennials in Gen Z raje prejeli ali poslali besedilno sporočilo. Razlika v preferencah lahko ovira potek dela.

Naj bo vaša komunikacija samo z besedilom preprosta

Številne težave z virtualnim delovnim mestom izvirajo iz komunikacijskih ovir zaradi skupin, ki delajo na ločenih lokacijah. To vodi do nižje ravni zaupanja in višjih stopenj konfliktov kot zaposleni, ki delajo skupaj.

Kot vodja morate ostati previdni pri ocenjevanju dela članov ekipe in zagotavljanju stalnih povratnih informacij za reševanje težav. Odličen način za to je obvladovanje sposobnosti čim enostavnejše komunikacije. Pri pošiljanju sporočil ne puščajte prostora za nesporazume ali domneve. Povejte najjasneje, tako da lahko vsakdo razume sporočilo, ne da bi si prebijal možgane.

7 nasvetov in orodij za komunikacijo s strankami in ekipami v realnem času

Ne glede na to, ali ste polni delovni čas ali samostojni delavec, vam znanje, kako komunicirati o zadevah, povezanih z delom, pomaga ohranjati ravnovesje med poklicnim in zasebnim življenjem. Izvedi več!

Preberite Naprej

O avtorju