Preveč preglednic? Organizirajte se s temi nasveti

Preglednice so fantastično orodje, ki vam pomaga organizirati podatke in slediti različnim oblikam informacij na delovnem mestu, zlasti z uporabo formul in poročanja. Vendar pa je pretirana uporaba preglednic lahko neučinkovita in škoduje vaši produktivnosti.

Za nekatere stvari so dobri, za druge pa niso nujno. Ne glede na to, ali vam je zaradi službe naloženo ogromno preglednic ali pa vam je všeč dober podatkovni list, je morda čas, da preučite načine za njihovo upravljanje.

1. Potrdite prekomerno uporabo preglednice

Tukaj ste bodisi zato, ker ste naveličani vztrajanja na vašem delovnem mestu pri uporabi preglednic za vse, ali pa uživate v delu s podatki in se sprašujete, ali to velja za vas. V resnici je dobra praksa razmisliti o tem, kako uporabljate programsko opremo, kot sta Microsoft Excel in Google Sheets, da boste lahko kar najbolje izkoristili svoje delo.

Koristno je prešteti, koliko preglednic uporabljate na dnevni ali tedenski ravni. Če ta številka preseže šest, lahko to vzamete kot znak, da morda delate v slabšem položaju in lahko povzroči težave, kot so:

• Težave z upravljanjem časa.
• Neučinkovitost s procesi.
• Slaba organizacija informacij.
• Komunikacijske ovire za celotno podjetje.

Povezano: Nasveti za oblikovanje Google Preglednic za ustvarjanje preglednic profesionalnega videza

Prepoznavanje obsega, v katerem se preglednice uporabljajo za informiranje o vašem delu, lahko odpre možnosti za nove, bolj produktivne načine dela. Oglejmo si nekaj načinov, kako lahko obvladate to prekomerno uporabo in dolgoročno dosežete boljše rezultate.

2. Poenostavite podatke z združitvijo in preoblikovanjem preglednic

Pogosto je razlog za preveč preglednic ta, da se ne uporabljajo intuitivno. Vedeli boste, da se to dogaja, če boste morali uporabiti dva ločena lista za posamezno nalogo; imate na primer enega za letni dopust in enega za kritje izmene.

V tem konkretnem primeru jih lahko preprosto združite v en, vseobsegajoč delovni list. To lahko storite tako, da jih razdelite na različne zavihke.

Lahko pa vključite obe kot tabeli na enem listu in sledite tem korakom, da samodejno posodobite tabelo med izmenskimi presledki s podatki iz letnega dopusta:

1. V svojo drugo tabelo, kjer bi beležili presledke med menjavami, vnesite formulo =IF(Izberite celico, "GAP", "FULL")
2. Kjer zgornja formula navaja Izberite Celica, vnesite številko celice, ki vsebuje datume letnega dopusta, na primer B2.
3. Ko vnesete datum v izbrano celico, bo to samodejno izpolnilo besedo »GAP«, kamor vnesete formulo.
4. Če datuma ni, bo samodejno izpolnil besedo »FULL«, kjer vnesete formulo.

To formulo lahko uporabite za karkoli, ne glede na vrednost celice, in je lahko koristen način za upravljanje podobnih informacij med tabelami.

Povezano: Kako povezati Excelove podatke s svojo PowerPointovo predstavitev

Združevanje listov in kosov podatkov na enem mestu zmanjša število datotek, potrebnih za določena opravila, in vam omogoča učinkovitejšo organizacijo svojega dela. Preverite svoj seznam preglednic in preverite, ali je mogoče katero od njih združiti, da bo delo jasno in enostavno slediti.

Včasih preglednic ni mogoče združiti, ker podatki niso neposredno povezani. Vendar pa boste morda morali še vedno imeti dostop do več listov za bolj zapletene procese, ki vključujejo več nalog.

V teh primerih bi bilo vredno dodati hiperpovezave v svoj delovni list, da bi vam omogočili hiter dostop do drugega. To služi tudi kot koristen opomnik na celoten postopek. Če na primer vnašate podatke o strankah, lahko vključite hiperpovezavo do lista s povratnimi informacijami o stranki.

Povezano: Vrste Excelovih grafikonov in grafov ter kdaj jih uporabiti

To lahko enostavno storite v Excelu in Google Preglednicah s hkratnim pritiskom CTRL + K na tipkovnici. To bo prineslo a Hiperpovezava okno, kjer lahko Iskanje za datoteko in ime besedilo, ki ga želite prikazati v celici.

Ustvarite lahko celo zavihek, ki vključuje hiperpovezave do vseh vaših drugih preglednic z informacijami o tem, kdaj jih uporabiti. To je odlična ideja, če želite zagotoviti, da ste vi in ​​vaši sodelavci na isti strani in delate iz istih datotek, ne pa zastarelih.

4. Razmislite o alternativni programski opremi

Preglednice lahko naredijo le toliko, in če trpite zaradi prekomerne uporabe, je to morda samo zato, ker potrebujete namensko programsko opremo za obvladovanje delovne obremenitve. Na primer, ali res potrebujete preglednico letnega dopusta, če se to za vas spremlja v kadrovskem sistemu?

Pogosto, ko se podjetje širi, preraste preglednice in začne zahtevati programsko opremo za upravljanje množice informacij. Asana je fantastična aplikacija za vodenje projektov, ki jih je veliko alternative programske opreme za vodenje projektov ki lahko namesto vas opravi ročne poteke dela.

Namesto da bi se trudili slediti vedno večjim zahtevam podjetja, poiščite druge načine za shranjevanje in upravljanje informacij. S tem boste prihranili čas vam in vašim kolegom ter avtomatizirali številne naloge, ki bi običajno zahtevale dodaten nadzor.

Povezano: Asana vs. Jira: Kaj je boljše pri agilni metodologiji?

5. Preglejte svoje procese in odstranite podvajanje

Prekomerna uporaba preglednic se lahko zgodi kot posledica poskusa organiziranja, vendar to lahko včasih gre predaleč. V teh scenarijih lahko dejansko na koncu mikroupravljate sebe ali svoje sodelavce, medtem ko vam v resnici vzame čas stran od pomembnih nalog.

Spremljanje informacij pri delu je bistvenega pomena za nemoteno delovanje, vendar občasno lahko na koncu poskušate slediti preveč nepotrebnim stvarem. Razmislite o svojih trenutnih procesih in razmislite, ali res potrebujete preglednico zanje.

Podobno uporaba preglednice za beleženje podatkov, ki so že shranjeni drugje, ustvarja nepotrebno podvajanje dela in je zelo neučinkovita. Odložite ustrezne preglednice in delajte iz vira.

Preglednice lahko delujejo proti vam

Z zgornjimi nasveti boste imeli veliko načinov, da počistite mapo s preglednico in začnete delati učinkoviteje. Sledite svojim instinktom, katera dela si zaslužijo namenske podatke in katera je mogoče upravljati drugače.

Če še vedno niste prepričani, bodite pozorni na to, kako delate v naslednjih nekaj tednih. Morda boste začeli opažati, kje bi bilo mogoče stvari poenostaviti, in lahko ustvarite časovno učinkovitejši in organiziran digitalni prostor.

8 najboljših načinov za uporabo aplikacij Google Workspace za upravljanje projektov

Aplikacije Google Workspace lahko zadovoljijo večino vaših potreb po vodenju projektov. Tukaj je nekaj najboljših načinov za njihovo uporabo.

Preberite Naprej

O avtorju