Administrativni strokovnjak se mora soočiti z velikimi obremenitvami in zahtevnimi urniki. Vendar pa jim lahko prave aplikacije pomagajo avtomatizirati opravila in narediti postopke brezhibne.
Če v svoji organizaciji uporabljate Google Workspace, lahko uporabite njegova orodja za opravljanje skupnih odgovornosti. Nadaljujte z branjem, če želite izvedeti, kako lahko skrbniki uporabljajo Google Workspace.
1. Načrtujte in organizirajte skupinske dogodke
Preden organizirate potovanja za sodelavce, boste morda želeli vedeti njihove želje glede hotelov in letov. Uporabite Google Forms, da naredite anketo o izbiri letov in hotelov, preden sprejmete končno odločitev.
Povezano: Google Obrazci vs. Microsoft Forms: Katerega bi morali uporabiti?
Med upravljanjem dogodkov na potovanjih za ekipo lahko skrbniki ustvarijo skupinski poštni seznam v Gmailu, tako da vključijo vse, ki sodelujejo v tem dogodku. To jih bo rešilo pred pošiljanjem posameznih e-poštnih sporočil vsakemu udeležencu. Pošljite eno e-pošto skupini in vsi člani bodo prejemali pomembne novice.
Številni upravniki morajo delati kot pomočniki upravitelja. Ne glede na to, ali morate ta klobuk nositi omejen ali nedoločen čas, morate to storiti s popolno predanostjo.
S pomočjo orodij Google Workspace, kot so Gmail, Stiki in Koledar, si lahko brez težav dopisujete v njihovem imenu. Vse, kar morate storiti, je dostop do njihovega računa Google Workspace v vašem računalniku. Lahko pa povežete njihov e-poštni račun s svojim Gmailom prek IMAP.
3. Organizirajte korespondenco s filtrirano mapo »Prejeto«.
Vsak dan prejemanje na stotine e-poštnih sporočil v vaš nabiralnik je lahko stresno. Toda z organiziranjem mape »Prejeto« lahko stvari uredite. Ko imate Gmail kot del Google Workspace, vam ni treba uporabljati nobenega drugega e-poštnega odjemalca.
Gmail vam omogoča ustvarjanje oznak za različne pošiljatelje, tako da gredo dohodna e-poštna sporočila v ločene mape. Gmail lahko tudi samodejno označite z zvezdico, posredujete ali izbrišete katero koli določeno e-pošto, da bo vaš nabiralnik brez nepotrebnih e-poštnih sporočil.
4. Preprosto upravljajte e-pošto s predlogami in podpisi
Ponavljajoče vnašanje istih e-poštnih sporočil je lahko dolgočasno in razdražljivo. Ustvarite lahko predloge za najpogosteje uporabljena sporočila v Gmailu. Omogoča vam, da ustvarite do 50 predlog za vsak račun, tako da lahko prihranite dragoceni čas.
To funkcijo predloge lahko uporabite tudi za shranjevanje več podpisov. Ko sestavite e-pošto, izberite ustrezno predlogo z ustreznim podpisom glede na to, koga zastopate.
5. Takoj komunicirajte z Google Klepetom
Ne glede na to, ali morate stopiti v stik s svojim šefom, ne da bi ga motili s telefonskimi klici, ali želite na hitro govoriti z zaposlenim, je takojšnji klepet najboljša možnost. Z Google Chatom jih lahko vprašate kar koli in vam lahko takoj odgovorijo.
Čeprav ljudje morda ne bodo vedno mogli sprejeti telefonskega klica, si lahko ogledajo vprašanja, ki ste jih postavili v klepetu. Če so zaposleni, se lahko obrnejo na vas ob primernem času.
6. Ustvarite seznam opravil in prejmite obvestila
Ustvarjanje seznama opravil za vaša pomembna opravila je obvezno, če jih ne želite pozabiti. Z Google Workspace vam ni treba uporabljati ločene aplikacije za seznam opravil. Z Google Keep lahko ustvarite seznam opravil, ki jih želijo opraviti. To spletno orodje lahko uporabljajo med sestanki za beleženje.
Povezano: Kako organizirati svoje sezname opravil z uporabo elementov dejanj
Pozneje lahko skrbniki delijo dokument Keep tudi z drugimi ustreznimi osebami. Uporabljajo lahko Google Koledar in dodajajo opravila kot dogodke, da dobijo opomnike o opravilih. Poleg tega vam ta aplikacija omogoča prilagajanje časa za opomnike za vsako opravilo ali dogodek.
7. Zahteve za usklajevanje
Kot skrbnik pisarne je pogosto težko spremljati vse zahteve po objektih, ki jih dajo zaposleni. Z Googlovimi obrazci lahko zberete vse zahteve na enem mestu. Ustvarite obrazec za zahteve po storitvah, kot sta vzdrževanje in catering.
Delite ga z vsemi zaposlenimi in ko ga nekdo napolni, boste tako hitro prejeli e-poštno obvestilo in naslov. Dostop do podatkov obrazcev lahko omogočite drugemu skrbniškemu osebju, tako da lahko več ljudi pregleda zahteve, ko jim ustreza.
Skrbniki lahko upravljajo zahteve ter spremljajo dokončane in čakajoče zahteve z Google Preglednicami.
8. 24/7 dostop do datoteke od koder koli
Kot skrbnik pisarne vaša dolžnost ne sme biti omejena na določen delovni čas. Vaša organizacija bo morda želela, da takoj dostopate do določene datoteke ali jo delite z njo, tudi zunaj uradnega časa. Zato se ne morete zanesti na osebne računalnike za shranjevanje ključnih pisarniških dokumentov.
Uporabite Google Drive za shranjevanje datotek in dokumentov, tako da lahko dostopate do njih kadar koli in kjer koli. Prav tako vam omogoča, da dokumente delite s sodelavci.
Ne glede na to, ali zamujate v pisarno ali se morate uskladiti s skrbniki, ki delajo v drugi izmeni, bo uporaba skupnega diska za soigralce zagotovila varen in enostaven dostop.
9. Takojšnja skupna raba datotek in sodelovanje
Ali želite dokumente deliti takoj? Ustvarite dokument in preglednico v storitvi Google Workspace in jih takoj delite s čim več ljudmi. Med skupno rabo lahko dodelite vloge, da zagotovite varnost in celovitost datoteke.
Aplikacije, kot sta Google Dokumenti in Google Preglednice omogoča tudi komunikacijo neposredno iz dokumenta. Če želite, da več skrbnikov dela z datoteko v realnem času, nič ne more biti boljše od aplikacij Dokumenti, Preglednice in Predstavitve v storitvi Google Workspace.
Te aplikacije podpirajo skupno delo in prikazujejo, kateri član ekipe je spremenil dokument.
10. Razpoložljivost koordinat za sestanke in usposabljanje
Usklajevanje razpoložljivosti zaposlenih za usposabljanja in sestanke ne bi smelo biti več problem. Koledar orodja Google Workspace vam omogoča, da ugotovite, kdaj so vsi na voljo, in načrtujete sestanke.
Skrbniki lahko celo ustvarijo ločene koledarje za dogodke, sestanke, treninge, počitnice za ekipe. Tako lahko zaposleni prilagajajo tudi osebne urnike glede na dogodke, ki so navedeni v koledarju.
Google Workspace za skrbnike Officea
Odgovornost administratorja pisarne je usklajevanje in nadzor nad vsem, kar se dogaja v organizaciji. Čeprav lahko delovna obremenitev pogosto zahteva davek, lahko uporaba pravih aplikacij skrbnikom olajša opravila.
Podjetja, ki že uporabljajo Google Workspace, ne potrebujejo dodatnih orodij za izvajanje večine administrativnih nalog. Zdaj, ko veste, kako uporabljati orodja Google Workspace, lahko upravljate ekipe, tudi če delajo z oddaljenih lokacij.
Se vam zdi težko voditi ekipo, ki dela na daljavo? Preizkusite te najboljše nasvete za organizirano upravljanje ekipe na daljavo.
Preberite Naprej
- Produktivnost
- Google Apps
- Delovni prostor
- Orodja za sodelovanje
Tamal je samostojni pisatelj pri MakeUseOf. Po pridobitvi obsežnih izkušenj s področja tehnologije, financ in poslovanja procesov v prejšnji službi v IT svetovalnem podjetju, je pisanje kot redni poklic sprejel pred 3 leti. Čeprav ne piše o produktivnosti in najnovejših tehnoloških novicah, rad igra Splinter Cell in gleda Netflix/ Prime Video.
Naročite se na naše novice
Pridružite se našemu glasilu za tehnične nasvete, ocene, brezplačne e-knjige in ekskluzivne ponudbe!
Kliknite tukaj, da se naročite
