Kaj je časovna revizija in zakaj je pomembna?

Bil je naporen dan v službi. Sedeli ste za mizo z očmi na računalniku. Ura je zaprtje. Ko se pripravljate na odhod, preverite obseg dela, ki ste ga opravili. Kar vidite, se ne ujema z urami, ki ste jih vnesli. Sprašujete se, zakaj je temu tako.

Morda ste večino svojega časa porabili za interakcijo na družbenih medijih, namesto da bi opravljali delo, ki ste si ga zadali.

Ta scenarij pojasnjuje, koliko ljudi preživi svoj čas v službi. Zastavite si drugačno pot, tako da opravite revizijo časa, da bolje vložite svoj čas.

Zakaj morate opraviti časovno revizijo?

Revizija časa je sistematičen postopek, ki se uporablja za pregled, kako porabite svoj čas. Omogoča vam, da učinkovito upravljate svoj čas za dosego svojih ciljev.

Kako vlagate svoj čas na delovnem mestu, vpliva na vašo produktivnost. Najbolj učinkoviti so tisti, ki svoj čas dobro izkoristijo. Kakšen je boljši način, da veste, kako preživite svoj čas, kot da opravite revizijo časa?

Poglejmo si nekaj razlogov, zakaj bi morali revizijo časa jemati resneje.

1. Učinkovito upravljanje časa

Pri tem vam pomaga učinkovito upravljanje časa izboljšati ravnotežje med delom in zasebnim življenjem. Zavira ekscese, ki vam jemljejo čas.

V službi preživite več ur. Toda na koncu dneva ugotovite, da ni bilo doseženo veliko. Revizija časa vam pomaga ugotoviti neproduktivne dejavnosti, za katere porabite svoj čas.

2. Racionalno odločanje

Časovna revizija postavlja trdne temelje, potrebne za sprejemanje informiranih odločitev za dosego vašega cilja. Bolj ste nagnjeni k racionalnim in ne čustvenim odločitvam.

Doseganje poslovnih ciljev je hitrejše, če jim priložite časovni okvir. Z učinkovito časovno revizijo ugotovite, koliko časa lahko posvetite svojim ciljem in si prizadevate za dosego nekaterih mejnikov v določenem obdobju.

3. Časovna zavest in vrednost

Morda vlagate svoj čas v neproduktivne dejavnosti, ne da bi se tega sploh zavedali. V službi verjetno preživite več ur za računalnikom. Toda na Facebooku ste zaposleni večino tistih ur, ko naj bi delali. Do konca dneva veste, da ste ure preživeli za računalnikom, vendar za to nimate nobenih rezultatov.

Revizija časa vam pomaga razumeti ne le pomen časa, ampak tudi, kako ga vlagate. Poznavanje neproduktivnih podvigov, ki vam vzamejo čas, vam pomaga, da postanete premišljeni pri štetju svojega časa.

4. Objektivnost

Izvajanje časovne revizije vam pomaga, da ste bolj objektivni kot subjektivni. Zbiraš dejstva o tem, kako in kje preživljaš svoj čas. Za tiste, ki so odločeni, da se bodo v svoji karieri ali službi odločili izboljšati svojo igro, vas to spodbudi, da postanete proaktivni s svojim časom in ne reaktivni.

Namesto da dovolite, da vam nenačrtovani dogodki požrejo čas, vas časovna revizija motivira, da vnaprej ustvarite urnik svojih dejavnosti in ga dosledno upoštevate.

Tedenski delovni načrt je učinkovita pobuda za proaktivno ravnanje s svojim časom na delu. Vnaprej vam nudi informacije o dejavnostih, s katerimi se boste ukvarjali med tednom.

5. Odgovornost

Pravilna časovna revizija je odgovornost policije. Ne samo, da ste odgovorni za to, kako porabite svoj čas, ampak vam daje tudi idejo, kako bi lahko svoj čas bolje izkoristili. In če se tega ne držiš, so posledice vidne pri vseh nalogah, ciljih, ki jih še nisi dosegel.

Odgovornost za porabo časa je koristna, če delate v skupini. Revizija časa vam pokaže, kako vsak član ekipe preživi svoj čas.

Izvajanje učinkovite revizije časa vključuje sledenje in dokumentiranje, kaj točno počnete svoj čas. Podatki, posneti iz uspešne časovne revizije, pomagajo ustvariti prihodnje časovne karte in predvidene urnike.

Obstajajo osnovna orodja, s katerimi lahko kar najbolje izkoristite svoj čas pri reviziji. Tukaj je nekaj izmed njih.

1. Dnevnik

Dnevnik je eno najstarejših in najpreprostejših orodij za revizijo časa, vendar še vedno učinkovito. Dnevniki so bili že dolgo pred prihodom računalnika in interneta. Verjetno ste imeli dnevnik, v katerega ste beležili dogodke v svojem življenju, ko ste odraščali.

Mlekarne so še vedno zelo prisotne. Toda namesto da bi uporabljali stare tiskane dnevnike, lahko uporabite elektronske dnevnike za spremljanje svojih dejavnosti.

Podatki v vašem dnevniku vam pomagajo vedeti, kako preživljate svoj čas.

2. Delovni list za revizijo časa

Delovni list za revizijo časa je elektronski dokument, ki vsebuje zabeležene podatke, ovrednotene rezultate in obdobje postopka časovne revizije. S tem orodjem lahko preprosto prepoznate in naredite reference o tem, kako preživite svoj čas.

Povezano: Najboljše predloge urnika za sledenje urniku

3. Programska oprema za sledenje časa

Zahvaljujoč napredku tehnologije obstaja več orodij, ki jih lahko uporabite spremljajte svoj čas in povečajte svojo produktivnost.

Orodja za sledenje časa, kot je npr Apploye so učinkoviti pri nadzoru časa, tako da spremljajo dejavnosti, ki jih opravljate na spletu, in prikazujejo trajanje vsake dejavnosti. Glede na vaše nastavitve prejmete obvestilo, ko preživite preveč časa na določenem spletnem mestu ali aplikaciji.

Povezano: Najboljša programska oprema in aplikacije za sledenje časa

6 korakov za učinkovito revizijo časa

Če boste svoj čas bolje izkoristili, boste prinesli ogromen premik v vaši delovni uspešnosti. Ena ura, porabljena za produktivna opravila, je bolj dragocena kot 10 ur, porabljenih za neresne dejavnosti. Ni čudno, da so zaposleni, ki svoj čas pametno vlagajo, učinkovitejši.

Ste pripravljeni na časovno revizijo? Tukaj je nekaj korakov, ki vas vodijo.

1. Postavite si cilj

Zakaj želite opraviti časovno revizijo? Naj se vprašanje zdi preprosto, je lahko odgovoriti nanj težko, še posebej, če o tem niste razmišljali.

Od začetka določite svoj cilj. Če ga razumete, se lahko osredotočite na stvari, ki so vam pomembne. Na koncu revizije boste vedeli, kako izvesti svoje ugotovitve.

2. Določite rok

Po določitvi cilja določite tudi rok za njegovo doseganje. V nasprotnem primeru se lahko zadržuje predolgo. Bodite pozorni na aktivnosti, ki jih opravljate v določenem roku.

Če želite stvari opraviti takoj, jih ne hitite. Celotno bistvo revizije bo poraženo, če vaši rezultati ne bodo točni. Glavno pravilo je, da se premikate zmerno.

3. Načrtujte strateško

Imeti morate podroben načrt o tem, kako nameravate doseči cilje, ki ste jih zastavili med časovno revizijo. Ta načrt mora biti realističen in povezan.

Strateško načrtovanje v vaši časovni reviziji vključuje spremljanje vseh v vaši ekipi in zagotavljanje potrebnih orodij in virov za revizijo. Učinkovit načrt vam pomaga odpraviti izgubo časa in sredstev.

4. Zbirajte podatke

Zbiranje podatkov je zelo pomemben korak v procesu revizije časa. To se naredi z zbiranjem zapisov o tem, kako ste do te točke preživljali svoj čas.

Za uspešno premikanje od točke A do točke B morate razumeti dinamiko točke A in nato te informacije uporabiti kot vodilo za prehod na naslednjo fazo.

5. Analizirajte zbrane podatke

Analiza zbranih podatkov vam pomaga ugotoviti korelacijo med tem, kje ste bili in kje ste zdaj. Za vašo revizijo niso potrebni vsi zbrani podatki.

V svojih podatkih morate filtrirati vrzeli, saj bi lahko spremenile točnost vaše revizije. Osredotočite se na pomembne podatke. Takšne podatke je treba analizirati in kategorizirati, da ustrezajo cilju časovne revizije.

6. Postavite cilje

Cilji vas držijo na nogah in vam dajejo občutek dosežka. Delati v smeri, da bi dosegli svoje cilje revidiranja časa naenkrat, je lahko ogromno, še posebej, če so cilji veliki.

Svoje cilje razdelite na majhne cilje, ki jih je treba doseči v določenih obdobjih. Ko dosežete vsak cilj, se proslavite za dobro opravljeno delo. Vaša pozitivna energija iz doseganja cilja vas motivira, da dosežete druge cilje, kar vas približa vašim velikim ciljem.

Naj šteje vsaka sekunda

Presenečeni boste nad številom neproduktivnih stvari, za katere porabite svoj čas. Časovna revizija postavi te informacije v ospredje in vam pokaže dejavnosti, ki zapravljajo vaš dragoceni čas.

Čas se vedno premika. Če ga izgubiš, ga ne moreš dobiti nazaj. Če dejavnost ne dodaja vrednosti vaši karieri ali poklicnemu življenju, si ne zasluži vaše pozornosti.

Kako spoštovati roke in pravočasno dokončati naloge: 8 nasvetov

Naučite se držati rokov, ki ste si jih sami postavili, in opraviti stvari pred rokom. Tukaj je nekaj koristnih nasvetov!

Preberite Naprej

O avtorju