Kako premagati preobremenjenost s sodelovanjem na delovnem mestu

Ko se pojavi nov projekt, se pogosto zgodi, da se vaša ekipa zbere in razpravlja o tem, kako se ga najbolje lotiti. Če je opravljeno na pravi način, lahko naredi čudeže za vaš rezultat.

Kljub temu, da se po svojih najboljših močeh trudite izkoristiti nagrade te vrste timskega dela, se lahko nehote preobremenite in ustvarite težavo, imenovano »preobremenitev sodelovanja«.

V tem članku bomo razpravljali o nasvetih in orodjih, s katerimi se lahko izognete preobremenitvi sodelovanja.

Kaj je preobremenjenost sodelovanja?

Preobremenjenost s sodelovanjem se pojavi, ko se ljudje tako pogosto ukvarjajo s sodelavci, da ovira produktivnost in negativno vpliva na počutje zaposlenih.

Vzrok je lahko več dejavnikov, kot so preveč nepotrebnih sestankov, pretirano pošiljanje e-pošte, dostop do več digitalnih orodja, preveč ljudi, ki delajo na istem projektu hkrati ali pa so vedno na voljo za odgovarjanje na poizvedbe.

Ko se to zgodi, lahko člani ekipe postanejo preobremenjeni in zatopljeni v naloge komunikacije in odločanja.

To običajno povzroči zmanjšano delovno učinkovitost in produktivnost. V nekaterih primerih vse te skupne naloge postanejo moteči, ki posameznikom preprečujejo, da bi opravili delo, ki ga morajo opraviti sami.

Na koncu so meje med delom in zasebnim življenjem zabrisane, saj so zaposleni prisiljeni nedokončano delo odnesti domov, kar vodi v izgorelost.

Napačna orodja lahko povzročijo zmedo, frustracije in preobremenitev sodelovanja. Nasprotno pa lahko prava orodja naredijo vašo ekipo učinkovitejšo in produktivnejšo.

Prvi korak k premagovanju preobremenjenosti s sodelovanjem je izbira pravih orodij za delo. Vse digitalne rešitve niso ustvarjene enake in nekatere so bolj primerne za določene naloge kot druge.

Na primer, veliko jih je razloge za uporabo orodij za sodelovanje namesto e-pošte, vključno s prihrankom časa, boljšim dostopom do informacij in izboljšanjem produktivnosti, če naštejemo le nekatere.

Glede na to, ko izbirate orodja za sodelovanje za svojo ekipo, se prepričajte, da izberete uporabniku prijazna orodja za enostavno uporabo in tista, ki omogočajo integracijo z drugimi aplikacijami za skupno delo brezhibno.

Na primer orodje za skupinski klepet, kot je Ohlapnost je lahko odličen za interno komunikacijo med sodelavci, medtem ko je orodje za upravljanje nalog, kot je Asana vam lahko pomaga spremljati, kdo kaj počne in kdaj. Obe programski rešitvi se brezhibno povezujeta, kar vam omogoča izogibajte se zamenjavi konteksta in izboljšajte produktivnost ekipe in sodelovanje.

2. Ustvarite jasen potek dela

Ključnega pomena je ustvariti preprost potek dela, da preprečite, da bi pri istem projektu delalo preveč ljudi. Dobro opredeljen proces lahko prepreči zmedo in zagotovi, da vsi poznajo svojo vlogo in pričakovanja. To zaposlenim omogoča tudi boljše upravljanje svojega časa izven službe.

Asana je odlična za to delo. Naloge lahko preprosto ustvarite od začetka in jih dodelite članom svoje ekipe ali pa uporabite eno od številnih predloge.

Na primer, če se vaša ekipa običajno ukvarja s poizvedbami v podporo strankam, razvijete predlogo za njihovo obravnavo, tako da bodo vsi vsakič sledili istemu postopku. To bo pomagalo zmanjšati utrujenost pri odločanju in izboljšati kakovost končnega rezultata. Poleg tega uporabite kontrolne sezname za pomoč članom ekipe, da ostanejo na pravi poti in organizirani, kar bo zmanjšalo možnosti, da bi naloge pozabili.

Jasen potek dela in dobro opredeljene vloge so bistvenega pomena za preprečevanje preobremenitve s sodelovanjem. S pravimi orodji in razumevanjem, kako jih najbolje uporabiti, lahko zagotovite, da vaša ekipa produktivno sodeluje, ne da bi se počutili preobremenjeni.

3. Ustvarite osrednje skladišče podatkov

Eden od praktičnih načinov za premagovanje preobremenjenosti s sodelovanjem je z vzpostavitev internega wikija za centralizacijo vseh vaših datotek in informacij. Tako bodo posamezniki lažje dostopali do vsega, kar potrebujejo, na enem mestu, brez vsakič odvrne pozornost drugih kolegov ali preišče več platform, da bi ugotovili, kaj so iskati.

To lahko storite z orodjem, kot je Tettra. To orodje vam omogoča hitro in enostavno ustvarjanje, dostop do strani in skupno rabo s svojo ekipo. Prav tako omogoča več uporabnikom hkratni dostop in dodajanje informacij ter ima robustno funkcijo iskanja, da najde tisto, kar iščete.

Z vsemi ustreznimi informacijami na enem mestu lahko člani ekipe zlahka najdejo, kar potrebujejo, brez iskanja po več e-poštnih sporočilih. Še več, integrira se z vašim delovnim prostorom Slack, tako da imate vedno najnovejše informacije na dosegu roke.

4. Izkoristite asinhrono komunikacijo

Asinhrona komunikacija je odličen način za izboljšanje produktivnosti in zmanjšajte preobremenitev s sodelovanjem. Na primer, namesto da nekoga prosite za takojšen odgovor po e-pošti ali takojšnjem sporočilu, ko odgovor potrebujete šele pozneje, mu pošljite besedilno sporočilo in ga prosite, naj odgovori, ko bo imel čas.

Ta vrsta komunikacije je lahko koristna, če delovni čas vašega sodelavca ni usklajen z vašim, na primer, če delate na daljavo v različnih časovnih pasovih. To bo omogočilo obema stranema, da opravita svoje delo, ne da bi se nenehno prekinjali, ko nihče ne potrebuje takojšnjega odziva.

Z izkoriščanjem prednosti asinhrone komunikacije se lahko izognete vsakodnevnemu prejemanju neskončnih obvestil o sporočilih, medtem ko še vedno ohranjate produktivne interakcije ekipe. Lahko ga vzamete dlje izkoriščanje tihih sestankov za bolj privlačno sodelovanje.

5. Prepoznajte učinkovito sodelovanje

Čeprav lahko uporabite zgornje tehnike, da se izognete preobremenitvi s sodelovanjem, je bistveno prepoznati učinkovito timsko delo, da spodbudite in motivirate zaposlene, da še naprej produktivno sodelujejo.

To lahko enostavno storite z orodji, kot je Bonus ki vodjem omogočajo, da prepoznajo zaposlene, kadar koli skupaj presežejo določeno nalogo. Bonusly se integrira s Slackom, kar omogoča pogosto in pravočasno prepoznavanje.

Učinkovito sodelovanje je na dosegu roke

Sodelovanje je lahko v mnogih primerih izvedljiva rešitev, vendar je pretirano zanašanje nanj lahko problematično. Preobremenjenost s sodelovanjem je lahko pravi izziv na delovnem mestu.

Vendar pa lahko s temi nasveti odpravite nepotrebne motnje, hkrati pa še vedno spodbujate produktivne interakcije na delovnem mestu. Če prepoznate znake preobremenjenosti s sodelovanjem in sprejmete ukrepe za njihovo odpravo, lahko zagotovite, da vaša ekipa usklajeno sodeluje pri doseganju skupnih ciljev.

6 najboljših brezplačnih spletnih orodij za sodelovanje za delo od doma

Spletno sodelovanje s strankami in ekipami je lahko zapleteno. Uporabite ta zanesljiva brezplačna orodja, ko delate od doma.

Preberite Naprej

O avtorju