5 učinkovitih nasvetov za upravljanje prekrivajočih se nalog

Toliko časa ste porabili za delo na določeni nalogi. Ko greste skozi svoje delo, si oddahnete. Čas in trud sta bila vredna. Ne bi mogli biti bolj zadovoljni z izidom.

Toda trenutek dobrega počutja je kratek, ko odkrijete, da je nekdo drug v vaši ekipi pravkar končal z delom na isti nalogi. Še huje postane, ko ugotoviš, da je tudi tvoj soigralec dobro opravil svoje delo. Pred vami sta dve odlični deli, vendar lahko uporabite samo eno. Čas, trud in sredstva, porabljeni za enega od njih, so popolna izguba.

Kaj so prekrivajoče se naloge?

Prekrivajoča se opravila so opravila, ki se izvajajo hkrati ali zaporedno. Običajno se pojavijo, če na enem projektu dela več kot ena oseba, pri čemer se izdela več različic, ko je potrebna samo ena različica.

Prekrivanje ni izključno za naloge; pojavlja se tudi v vaših urnikih. Hkrati lahko določite dva različna sestanka. In na žalost se ne morete razdeliti na dva, da bi bili hkrati na različnih mestih. Zato se morate odpovedati enemu od sestankov.

Zakaj se naloge prekrivajo?

Opravila se privzeto ne prekrivajo. V vašem delovanju obstajajo vrzeli, ki omogočajo, da podvajanje ostane neopaženo. In dokler niso rešene, se bodo naloge še naprej prekrivale, kar bo povzročilo zapravljanje virov.

Oglejmo si nekaj razlogov, zakaj se naloge prekrivajo.

1. Neučinkovit potek dela

Kako razporejate naloge članom ekipe? Če nimate ustrezne strukture za delegiranje nalog, obstaja možnost, da boste isto nalogo dodelili več osebam.

Krog se nadaljuje, če soigralci izberejo naloge, na katerih želijo delati, brez navzkrižnega preverjanja, če nekdo drug že dela na istem projektu.

2. Pomanjkanje timskega sodelovanja

Kot vodja ekipe je vaša odgovornost, da v svoji ekipi gradite timski duh, tako da lahko člani sodelujejo pri doseganju skupnega cilja.

Pomanjkanje sodelovanja ustvarja siva območja. Več ljudi lahko samostojno dela na eni nalogi, ne da bi se tega zavedali. Tudi ko sodelujejo pri zaporednih nalogah, delajo, kar hočejo, ne da bi se preverjali z drugimi soigralci.

3. Delovna preobremenitev

Učinkovitost in preobremenjenost dela se ne mešata dobro. Če želite, da vam zaposleni dajo vse od sebe, se upirajte, da bi jim naložili preveč dela.

Kdaj utrujenost se pojavi zaradi preobremenjenosti pri delu, se potek dela ponavadi spreminja. Namesto da sledijo ustreznemu postopku, da zagotovijo, da ne podvajajo naloge, nadaljujejo z naslednjo razpoložljivo nalogo.

5 najboljših nasvetov za upravljanje prekrivajočih se nalog

Imeti produktivno ekipo pomeni učinkovito upravljanje. Lahko imate na stotine zaposlenih in ste še vedno neproduktivni, če jih ne uskladite pravilno. Prekrivajoča se opravila lahko ovirajo vašo produktivnost, če jih ne označite.

Poglejmo, kako se tega lotiti.

1. Bodite odprti glede nalog

Ena od temeljnih vrednot najmočnejših ekip na delovnem mestu je preglednost. Če dovolj zaupate članom svoje ekipe, da lahko delate z njimi, bi morali biti odprti glede delovnih mest, ki naj bi jih opravljali.

Vsak zaposleni bi moral biti seznanjen z delovnimi informacijami. Polaganje vseh kart na mizo jih obvešča o nalogah, s katerimi delajo, in s kom delajo. Ko pride do neravnovesja znanja o delu, lahko soigralci delajo na istih nalogah, ne da bi se tega zavedali.

Ljudje so pooblaščeni za hitrejše opravljanje nalog, če jih predhodno poznajo. Ko bo v znanju ravnotežje, bo prostora za prekrivanje nalog malo ali nič.

2. Izmeri napredek

Kakšen je boljši način, da ugotovite, kako zaposleni opravljajo naloge, kot da merite njihov napredek? Če naloge prenesete in odidete, ne bodite presenečeni, če ne bodo izvedene pravočasno ali učinkovito.

Če preverite, kako poteka delo, lahko vidite, kdaj se opravila podvajajo. Dovolj zgodnje odkrivanje redundance vam pomaga, da jo ustavite, preden se zanjo zapravijo čas in viri.

Ročno spremljanje uspešnosti zaposlenih je zahtevno. Morate opustiti lastne odgovornosti in pozorno spremljati vsak njihov korak. Toda zahvaljujoč orodjem za potek dela lahko postopek avtomatizirate. Na vsaki točki lahko vidite, kako se člani vaše ekipe ukvarjajo s svojimi nalogami. Orodja kot Asana vam pomaga povečati svojo produktivnost in preprečite prekrivanje nalog.

3. Gojite učinkovito komunikacijo

Učinkovita komunikacija zagotavlja, da se sporočila prenašajo jasno brez motenj hrupa za spreminjanje pomenov.

Pogosto pride do prekrivanja nalog zaradi pomanjkanja informacij ali napačne komunikacije. Kadar zaposleni ne razumejo jasno navodil, ki so jim dana, delajo na podlagi tega, kar mislijo, da bi morali narediti.

Pri gojenju učinkovite komunikacije ne gre samo za izgovorjene ali napisane besede. Vključuje tudi zagotavljanje prava orodja za komunikacijo. Navodila za delo je treba ekipi posredovati hitro in brez zamud. Ko se pojavijo novi dogodki, se prepričajte, da o njih takoj obvestite člane ekipe.

4. Imenovati nadzornike projekta

Glede na velikost vaše ekipe boste morda potrebovali dodatne roke za pomoč pri nadzoru nalog.

Paziti na vse ni izvedljivo, če je vaša ekipa velika. Potrebovali boste nadzornike projekta, ki bodo imeli stik s svojimi delavci na individualni ravni. Vodja projekta je popolnoma potopljen v naloge in pazi, kaj deluje in kaj ne.

Če ima kdo vprašanja o svojih nalogah, lahko brez težav vpraša nadzornika. Naloge je težko podvajati na uri vodje projekta, saj se zaveda vseh vidikov projekta.

5. Avtomatizirajte potek dela

Naloge se lažje prekrivajo, če jih upravljate ročno. Ne glede na to, kako previdni ste pri dodeljevanju in upravljanju nalog, da preprečite podvajanje, lahko stvari zdrsnejo skozi razpoke.

Sprejem orodij za avtomatizacijo za prenos nalog zagotavlja, da se nobena posamezna naloga ne izvede dvakrat. Ko član ekipe dela na tem, je delo označeno s seznama.

Avtomatizacija je učinkovita tudi pri zaporednih opravilih. Sistem je konfiguriran tako, da je prejšnja naloga končana, preden lahko preidete na naslednjo.

Naj vsak trud šteje

Posledice prekrivanja nalog so dolgoročne. Čas in sredstva, porabljena za podvojena prizadevanja, se lahko na površini zdijo nepomembna. Ko pa se sčasoma sestaviš, se zaveš, da si toliko izgubil.

Če dve osebi odlično opravita dve različici naloge, ko potrebujete samo eno različico, nobena različica ne naredi boljše. Druga oseba bi lahko vložila ves ta trud v drugo dejavnost, da bi vam dala dve odlični deli, ki sta koristni.

Kaj je teorija pretoka? Kako ga uporabiti za izboljšanje produktivnosti

Želite biti v coni in izboljšati svojo produktivnost? Tukaj je opisano, kako uporabiti teorijo toka za izboljšanje vaše angažiranosti in užitka.

Preberite Naprej

O avtorju