6 nasvetov, kako spodbuditi ljudi k odpiranju in branju vaših e-poštnih sporočil

Čeprav imamo zdaj več komunikacijskih platform, ki ponujajo različne funkcije za bolj skupen delovni potek, e-pošta ima še vedno ključno vlogo v našem življenju, zlasti za pogovore z ljudmi zunaj naših osebnih krogov.

Težava je v tem, da še vedno čakate na odgovor in se sprašujete, ali je bilo vaše e-pošto odprto in prebrano večkrat, kot lahko preštejete. Tukaj je nekaj ključnih korakov za optimizacijo e-pošte:

1. Začnite s prepričljivo temo

Prvi vtisi so vse, zato je nujno imeti močna tema ko pošiljate e-poštno sporočilo – še posebej, če želite, da ga oseba odpre. Zadeva je prva stvar, ki jo ljudje vidijo, zato mora pritegniti njihovo pozornost in jih spodbuditi, da želijo izvedeti več. Če je vaša zadeva blag ali neželena, obstaja velika verjetnost, da oseba ne bo odprla e-pošte.

Po drugi strani pa, če je zadeva zanimiva, bodo verjetno odprli e-pošto in prebrali, kar ste napisali. Imate le nekaj sekund, da pritegnete pozornost nekoga, zato naj šteje.

Tukaj je nekaj nasvetov za pisanje boljših predmetov:

• Izogibajte se pisanju stavkov, ki so preveč dobri, da bi bili resnični.
• Prilagodite svojo zadevo tako, da dodate prejemnikovo ime, svoje ime ali kaj drugega, kar jim sporoča, da je vaš e-poštni naslov namenjen njim.
• Ne pišite enobesednih predmetov, kot so "zdravo", "hej" ali "zdravo".
• Vzbudite radovednost prejemnika tako, da napišete nekaj, česar morda ne ve.
• Izogibajte se uporabi sprožilcev neželene vsebine, ki lahko pristanejo na vaši e-pošti v zabojniku za smeti. Nekateri primeri vključujejo 100 % brezplačno, $$$, podvojite svoj dohodek zdaj, poceni, ne izbrišite, enkrat v življenju, če naštejemo le nekaj.
• Izogibajte se klicajem ali velikimi črkami.

Ne pozabite, da so ljudje zaposleni in vsak dan prejemajo nešteto e-poštnih sporočil, zato ne komplicirajte preveč s predolgimi ali zapletenimi zadevi. Kratke in jasne teme so idealne, ker olajšajo branje vsem, ki jih prejmejo.

2. Napišite ubijalski začetni stavek

Kot smo že omenili, nimate veliko prostora, da bi z zadevo pritegnili pozornost prejemnika. Enako načelo velja za začetni stavek vašega e-poštnega sporočila.

Vaš uvodni stavek mora biti dovolj privlačen in zanimiv, da bo vaš prejemnik želel prebrati več, prav tako pa mora povzeti, o čem govori preostanek e-pošte. Če je mogoče, se poskusite izogniti uvajanju novih tem v uvodnem stavku, saj lahko bralca zmede.

Tukaj je nekaj nasvetov za pomoč:

• Začnite z vprašanjem. Če bralcu postavite vprašanje, je odličen način, da ga pritegnete in zainteresirate za to, kar pišete.
• Naredite opazovanje ali delite statistiko, ki bo pritegnila pozornost vašega bralca.
• Delite osebno zgodbo, ki je pomembna za to temo.
• Če želite, da je bralec pozoren, mora biti vaš odpirač e-pošte edinstven in izstopati od drugih, ki jih je prejel. Izogibajte se banalnim uvodnim vrsticam, kot je "Upam, da se boš dobro znašel" ali "Upam, da bo na tvojem koncu vse dobro." Odvisno od namena vaše e-pošte ali vaše prejemnik, lahko se odločite za nekaj zabavnega in ustvarjalnega, na primer: »Upam, da ste že popili kavo« ali »Obljubim, da je to e-poštno sporočilo krajše od prejšnjega tiste."

3. Polirajte svoje črkovanje in slovnico

E-poštna sporočila boste najverjetneje uporabljali v profesionalnih nastavitvah, učinkovit način za izboljšanje stopnje odprtosti pa je, da imate dobro napisana e-poštna sporočila brez napak. Zaradi tipkarskih in slovničnih napak ste lahko videti neprofesionalni in površni.

Če niste prepričani v svoje veščine samourejanja, najbolje je, da nekdo drug popravi vašo e-pošto, preden jo pošljete. Nov pogled vam lahko pomaga ujeti napake, ki ste jih morda spregledali.

Druga možnost je, da uporabite orodja za urejanje, kot so Slovnični ali Aplikacija Hemingway za poliranje vaših e-poštnih sporočil. Samo ne pozabite dvakrat preveriti natančnost popravljene različice, preden pritisnete na pošiljanje.

4. Bodite jedrnati – pojdite k bistvu

Nihče ne mara prebrati dolgih, vijugastih e-poštnih sporočil in pisanja, ki se raztezajo po odstavkih, ne da bi prišli do bistva, bodo verjetno prezrta ali izbrisana.

Ko sestavljate e-pošto, pojdite naravnost na bistvo in se izogibajte pretiravanju. To vam bo pomagalo zagotoviti, da bo vaše sporočilo učinkovito sporočeno.

Poleg tega, če imate za deliti veliko informacij, jih poskusite razbiti na manjše kose, da jih bo vaš prejemnik lažje prebavil. Če je mogoče, uporabite naslove in sezname, da organizirate svoje misli in jim olajšate hitro brskanje po vaši e-pošti.

5. Navedite uporabne informacije

Odstranite polnilne besede in besedne zveze, kot so »samo«, »pravzaprav« in »zelo«. Vašemu sporočilu ne dodajajo vrednosti.

Prav tako se izogibajte uporabi akronimov ali industrijskih žargonov, razen če veste, da so vaši bralci z njimi že seznanjeni. Tako boste zagotovili, da bodo vaša e-pošta ostala dostopna, tudi če nekateri ljudje nimajo posebnega znanja o tem, o čemer razpravljate.

Če obstajajo ključne informacije o dogodku ali temi, ki jih nekdo potrebuje, preden se odloči, se prepričajte vključite to takoj, da ne bodo zamudili ničesar pomembnega, medtem ko prebirajo preostalo vašo vsebino E-naslov.

6. Pošljite e-pošto ob pravem času

Ni popolnega časa za pošiljanje e-pošte – odvisno je od vsebine vašega sporočila in od tega, kaj želite od svojih prejemnikov. Bodite pozorni na to, kdaj bodo ljudje najverjetneje na voljo, in se temu ustrezno prilagodite.

Na primer, če pošiljate e-pošto, povezano z določenim dogodkom, je ključnega pomena, da se izognete pošiljanju prezgodaj ali prepozno. Če je mogoče, jih poskusite razporediti za optimalen čas, na primer med delovnim časom.

Povezano: Kako pošiljati anonimna e-poštna sporočila: prikrite metode

Izboljšajte stopnjo odprtosti in branost vaših e-poštnih sporočil

Če vaša e-pošta ostane neprebrana, lahko močno vpliva na vašo produktivnost in dobičkonosnost vašega podjetja.

Obstaja več razlogov, zakaj ljudje ignorirajo vaša e-poštna sporočila, od katerih so nekateri zunaj vašega nadzora. Vendar pa vam lahko izvajanje teh nasvetov pomaga izboljšati stopnjo odprtosti, branost in odziv na vaša e-poštna sporočila.

7 najboljših orodij za organizacijo e-pošte in povečanje produktivnosti

Vsak dan uporabljamo e-pošto za komunikacijo z ljudmi. Vendar pa lahko hitro postane premočno. Tukaj je, kako organizirate svojo mapo »Prejeto«.

Preberite Naprej

O avtorju