8 najboljših načinov za uporabo aplikacij Google Workspace za upravljanje projektov

Številne organizacije se zanašajo na Google Workspace kot pisarniški paket za sodelovanje. Vendar se ne zavedajo, da so lahko iste aplikacije uporabne tudi za vodenje projektov.

Z uporabo aplikacij Google Workspace jih lahko kar najbolje izkoristite in preskočite potrebo po vključevanju dodatnih orodij za upravljanje projektov. Ta članek bo podrobneje obravnaval, kako lahko v celoti uporabite aplikacije Google Workspace za upravljanje projektov.

1. Sodelovanje in sledenje projektnih nalog

Večina projektov zahteva sodelovanje med soigralci. Tudi če imate porazdeljeno ekipo, ki dela na projektu v oblaku Aplikacije Google Workspace vam lahko pomaga pri preprostem sodelovanju. S Sheets lahko načrtujete projekt in ustvarite gantograme za upravljanje nalog in rokov.

Člani ekipe morajo redno posodabljati svoj napredek v preglednici. Tako so na listu vedno najnovejše informacije. Deluje lahko tudi kot orodje za sledenje opravilom ali časovno spremljanje za ekipo.

Z Google Koledarjem se pozanimajte o brezplačnih in aktivnih urah za vsakega člana ekipe. Delite zapiske s soigralci in ostanete organizirani z uporabo a

seznam opravil je izvedljivo z Google Keep.

2. Enostavna timska komunikacija

Samoumevno je, da je Gmail eden najboljših ponudnikov e-poštnih storitev na svetu. Če uporabljate Google Workspace, vam ni treba dvakrat razmišljati o zagotavljanju prilagodljive in jasne komunikacije med člani ekipe. Gmail je tu, da olajša nemoteno skupinsko komunikacijo.

Ustvarite lahko e-poštni seznam »Skupine« in dodate vse člane ekipe v tej skupini. Nato lahko uporabite samo en e-poštni naslov za izmenjavo informacij, virov in posodobitev s celotno ekipo.

Ljudje, ki delajo na več projektih hkrati, lahko označijo e-poštna sporočila, povezana z različnimi projekti. Tako bodo e-poštna sporočila z različnimi oznakami shranjena v ločenih mapah. Pomembna e-poštna sporočila lahko označite tudi z zvezdico, da jih hitro najdete.

3. Načrtovanje virov ekipe za projekt

Vodje projektov pogosto težko dodelijo in načrtujejo naloge članom ekipe za nov projekt, medtem ko drugi projekti potekajo. Če uporabljajo Google Workspace, lahko aplikacija Koledar ponudi preprosto rešitev te težave.

Člani ekipe lahko označijo svoje naloge in urnike v skupnem koledarju. Tako bodo vsi vedeli, kdo je do katerega datuma zaseden, in temu ustrezno dodelili nove naloge. Ekipe ga lahko uporabljajo za spremljanje rokov in mejnikov ter za prejemanje opomnikov.

Ustvarite lahko ločene koledarje ekip za sledenje počitnicam, sestankom in treningom.

4. Delite in shranite digitalne podatke

Sodobni projekti potrebujejo varno shranjevanje datotek in dokumentov, ki vsebujejo kritične podatke. Hkrati bi morali imeti člani projekta dostop do njih 24 ur na dan. Aplikacija Google Drive je tukaj za shranjevanje vseh vaših datotek, dokumentov, slik in videoposnetkov, povezanih s projektom.

Ta aplikacija za shranjevanje datotek v oblaku lahko varno shrani vaše datoteke. Če spremenite datoteke, se takoj sinhronizirajo. Tako lahko vsak drug član ekipe dostopa do posodobljene vsebine.

Nadzor skupne rabe in dostopa v storitvi Google Drive omogočata skupno delo brez težav. Odjemalcu lahko na primer delite osnutek kopije datoteke v odobritev z dovoljenjem samo za ogled dokumenta.

Poleg tega lahko ustvarite ločene diske v skupni rabi za različne projektne skupine in jih delite z njimi za hiter dostop.

5. Ustvarite poročila in predstavitve

Iščete orodje za ustvarjanje privlačnih in pojasnjevalnih poročil? Ali želite v ta poročila vključiti različne grafikone in grafe? Google Preglednice so aplikacija za vas. Pomaga vam deliti vse vrste številskih podatkov v najprimernejšem slogu. Omogoča vam tudi sodelovanje pri pripravi poročila.

Predstavitev je še en pomemben del projektov. The Google Diapozitivi aplikacija je popolno orodje za ustvarjanje predstavitev v storitvi Google Workspace. Z njim lahko delite svojo vizijo, opisujete uspešnost ekipe in vizualizirate pomembne podatke.

Medtem ko delate na daljavo, je mogoče tudi deliti predstavitve Google Slides med video konferencami s funkcijo skupne rabe zaslona v Googlu Meet.

6. Prenos projekta na splet

Spletna mesta je aplikacija Google Workspace, s katero ustvarjate visokokakovostna spletna mesta brez znanja programiranja ali oblikovanja. Google Sites lahko uporabite za projekt, dogodek ali ekipo.

Google Sites lahko uporabite kot središče za shranjevanje vseh dokumentov, posodobitev, časovnic, koledarjev in rezultatov. Vsem soigralcem bo omogočil dostop do vseh informacij, povezanih s projektom, z enega mesta.

7. Timski sestanki in pogovori

Ekipe, ki delajo na projektu, morajo biti ves čas v stiku. Poleg e-pošte lahko uporabljajo Google Workspace Chat za takojšnje sporočanje in aplikacijo za videoklice Google Meet za virtualna srečanja.

Poleg neposrednega pošiljanja sporočil posameznim članom Google Chat podpira tudi skupinske pogovore, tako da lahko ekipe tekoče sodelujejo z oddaljenih krajev. Med uporabo klepeta lahko datoteke delite tudi z drugimi in delate na opravilu.

Google Meet podpira zvočne in video klice, tako da se lahko kadar koli povežete s sodelavci. Dokument lahko vedno delate drug ob drugem, medtem ko ste na sestanku v Googlu Meet, kar popelje sodelovanje na višjo raven.

Med sestankom lahko uporabite tudi aplikacijo Keep za beleženje in zapisovanje zapisnikov. Te zapiske lahko preprosto delite z drugimi in jih priložite drugim dokumentom.

8. Upravljanje z dokumenti in sodelovanje

Ekipe, ki delajo na projektih, morajo upravljati številne dokumente. Situacija postane problematična, ko morajo sodelovati pri teh dokumentih. Ročno razdeljevanje dokumentov in njihovo ločeno urejanje lahko ovira delovanje ekipe in povzroči zamude pri projektu.

Povezano: Razlogi, zakaj projekti zamujajo in kako se jim izogniti

Uporabniki Google Workspace lahko poskusijo z Dokumenti in Preglednicami upravljati dokumente. Več ljudi lahko dostopa do teh dokumentov in jih hkrati dela. Ne glede na to, kakšne spremembe naredite v dokumentih in preglednicah, bodo te vidne v realnem času.

Prav tako je mogoče komentirati in ponuditi povratne informacije o istih dokumentih. S funkcijo zgodovine različic lahko preprosto ugotovite, kdo je spremenil dokumente in kdaj.

Upravljanje projektov je preprosto z Google Workspace

Podjetja pogosto uporabljajo več aplikacij in orodij za upravljanje različnih vidikov projekta. Če že uporabljate aplikacije Google Workspace, vam lahko pomagajo tudi pri vodenju projektov.

Zdaj, ko veste, kako uporabljati njegove aplikacije za upravljanje nalog, povezanih s projektom, bo upravljanje projekta postalo lažje. Vendar pa obstajajo tudi drugi ponudniki delovnih prostorov razen Googla, ki bi jih morda želeli preveriti.

6 najboljših delovnih prostorov, ki niso iz Googla ali Microsofta

Microsoft in Google nista edini podjetji, ki nudita opremo za delovne prostore. Tukaj je nekaj najboljših alternativ, ki jih lahko preverite!

Preberite Naprej

O avtorju