Kako povezati Excelove podatke s svojo PowerPointovo predstavitev

Če pripravljate predstavitev, želite vedno imeti na voljo najnovejše podatke. Tako lahko zagotovite, da so vaši diapozitivi točni in odražajo realnost na terenu.

Vendar pa včasih morate ustvariti predstavitev, saj vaši kolegi še vedno zbirajo podatke. Kako lahko zagotovite, da se vsaka sprememba, ki jo naredijo v vaši bazi podatkov Excel, odraža v diapozitivu PowerPoint?

Tu nastopi funkcija Prilepi povezavo. Tukaj je opisano, kako ga uporabiti, da zagotovite, da imate v svoji predstavitvi vedno najnovejšo zbirko podatkov in podatke o grafikonih.

Če želite svojo Excelovo tabelo povezati s svojo predstavitev, mora najprej obstajati. Če je vaši kolegi še niso ustvarili, lahko ustvarite tabelo z nadomestnimi oznakami, ki jo lahko izberete in kopirate, nato pa naj vaši soigralci posodobijo njeno vsebino. Ko vnesete začetne podatke, sledite spodnjim korakom.

1. Izberite tabelo, ki jo želite kopirati v svojo predstavitev.
2. Kliknite na Kopirati ali pritisnite Ctrl + C (Ukaz + C za uporabnike Mac).
3. Odprto Microsoft Powerpoint.
instagram viewer
4. Odprite predstavitev datoteke, na kateri delate, če jo že imate; v nasprotnem primeru kliknite na Prazna predstavitev.
5. Na praznem diapozitivu pojdite na Trak za domači meni.
6. Kliknite na puščica navzdol pod prilepi ikono.
7. Izberite Posebno lepljenje…
8. V oknu Posebno lepljenje izberite Prilepi povezavo radijski gumb.
9. Izberite Predmet delovnega lista Microsoft Excel.
10. Pritisnite v redu.

Ko končate, se bo tabela, ki ste jo kopirali iz Excela, prikazala v vaši PowerPointovi predstavitvi.

Vendar pa morate dostopati do izvorne Excelove datoteke, da uredite vsebino ali oblikovanje tabele, ki ste jo dodali. To storite tako, da odprete datoteko, kamor ste jo shranili; ali pa dvokliknite tabelo in samodejno bo odprla izvorno datoteko.

Povezano: Kako organizirati svoje preglednice v Excelu

Ustvarjanje dinamičnega grafikona

Eden najpreprostejših načinov za vizualizacijo, primerjavo in analizo podatkov in trendov je uporaba grafikonov. Če pa želite ustvariti grafikon iz povezane Excelove tabele, ki ste jo pravkar ustvarili, morate to najprej narediti iz izvorne datoteke. Ko naredite grafikon, ga lahko kopirate in povežete s svojo PowerPointovo datoteko. Tukaj je opisano, kako to storiti.

1. Izberite grafikon, ki ga ustvarite v Excelu.
2. Kliknite na Kopirati ali pritisnite Ctrl + C (Ukaz + C za uporabnike Mac).
3. Odprto Microsoft Powerpoint.
4. Pojdite na diapozitiv, kamor želite postaviti grafikon, ki ste ga pravkar kopirali.
5. Na Domovmenijski trak, kliknite na puščica navzdol pod prilepi ikono.
6. V Možnosti lepljenja, lahko izberete Uporabi ciljno temo in podatke o povezavi (L) oz Ohrani izvorno oblikovanje in podatke o povezavi (F). To sta tretja oziroma četrta ikona. Prva možnost vam omogoča, da uporabite temo, ki jo uporabljate za svojo predstavitev, medtem ko druga ohrani videz in občutek vaše izvorne Excelove datoteke.
7. Ko prilepite grafikon, ga lahko premikate, da ustreza vašim potrebam.

Povezano: Kako ustvariti zmogljive grafe in grafikone v Microsoft Excelu

Posodabljanje vašega grafikona

Na žalost, če morate spremeniti grafikon, boste morali v Excelu odpreti njegove izvorne podatke. Če imate dostop do datoteke Excel, lahko spremenite neposredno neposredno in to bi se moralo samodejno odražati na grafikonu PowerPoint.

Če nimate odprte datoteke Excel, jo lahko desni klik na grafikonu PowerPoint, nato izberite Uredi podatke > Uredite podatke v Excelu v kontekstnem meniju. Izberete lahko tudi Uredi podatke > Uredi podatke da odprete majhno okno, če morate narediti le manjše spremembe.

Če se spremembe, ki jih naredite, ne odražajo samodejno na PowerPointovem grafikonu, ga lahko ročno posodobite. Če želite to narediti, kliknite na grafikon, pojdite na Trak menija Design Design, nato kliknite na Osveži podatke. To bo potegnilo najnovejše informacije iz povezane Excelove datoteke in posodobilo informacije, prikazane na vašem grafikonu PowerPoint.

Za razliko od vaše podatkovne tabele v Excelu vse spremembe, ki jih naredite v načrtu grafikona v Excelu, ne bodo vplivale na vaš grafikon v PowerPointu. Iz tega razloga morate dokončati zasnovo in občutek grafikona, iz katerega kopirate v Excelu, preden ga kopirate v svojo predstavitev.

Druga možnost je, da lahko neodvisno spremenite obliko svojega grafikona PowerPoint. To pomeni, da lahko spremenite, kako izgleda vaš predstavitveni grafikon, ne da bi to vplivalo na grafikon, ki ste ga kopirali iz Excela.

Če želite narediti te spremembe, kliknite svoj grafikon in pojdite na Trak menija Design Design. Izberete lahko, kako izgleda grafikon Slogi grafikonov. Če menite, da trenutni tip grafikona ne ustreza vaši predstavitvi, ga lahko celo spremenite.

Kliknite na Spremeni vrsto grafikona da odprete novo okno. Od tam lahko v levem stolpcu izberete katero koli vrsto grafikona, ki vam je všeč.

Povezano: Kako narediti črtni graf v Excelu

Včasih se ne morete spomniti, ali so tabele in grafikoni v vaši predstavitvi povezani z Excelovo datoteko. Lahko pa se zgodi, da ste svoje PowerPointove podatke povezali s preglednico, vendar se ne spomnite, kje ste jih shranili.

Datoteko PowerPoint lahko neposredno preverite, če je povezana s katero koli datoteko in kje so te datoteke. Če želite to narediti, kliknite na mapa v menijski trak. V celozaslonskem meniju, ki se odpre, pojdite na Info na levem stolpcu.

Pod Info okno, na desno roko stolpec, pojdite na Povezani dokumenti. Kliknite na Odprite lokacijo datoteke da vidite, kje so shranjene povezane datoteke.

Če ste premaknili povezane Excelove datoteke, kliknite na Uredite povezave do datotek. Prikaže se okno s povezavami, ki prikazuje vsak povezan predmet in lokacijo datoteke, ki je nanj pripeta. Okno vam ponuja štiri možnosti:

• Posodobi zdaj: Posodobite podatke predmeta na najnovejše spremembe v povezani datoteki.
• Odprtokodno: Odpre povezano Excelovo datoteko.
• Spremeni vir …: Odpre okno File Explorer, da spremenite povezano datoteko.
• Prekini povezavo: odstrani povezavo iz vaše predstavitve.

Vedno bodite posodobljeni

Ta izvrstna funkcija se je prvič pojavila v programu Microsoft Office 2010 in je od takrat na voljo vsem uporabnikom Officea. Torej, kadar koli pripravljate predstavitev na podlagi nepopolnih podatkov, vam ni več treba skrbeti, da bi jo v prihodnosti ročno posodabljali.

Če kopirate podatke iz Excela in jih nato prilepite v svojo predstavitev kot povezan element, vam zagotavljamo, da bodo najnovejši podatki samodejno posodobljeni v PowerPointovo datoteko.

10 PowerPointovih nasvetov za pripravo profesionalne predstavitve

Uporabite te nasvete za Microsoft PowerPoint, da se izognete pogostim napakam, poskrbite, da bo vaše občinstvo vključeno in ustvarite profesionalno predstavitev.

Preberite Naprej

O avtorju