Kako napisati predlog projekta

Morda ste zaposleni, ki želi, da vodstvo ukrepa v skladu z vašimi idejami, lastnik malega podjetja, ki poskuša na določene načine pomagati vaši stranki, ali startup, ki je pripravljen zbrati denar od vlagateljev.

Ena stvar, ki jo morate storiti v procesu, je napisati predlog projekta, da ga odobrijo za boljši namen. Tako dobite bistvena sredstva, orodja ali proračun za pretvorbo vaše ideje v nekaj izjemnega.

Torej, poglejmo, kako napisati predlog projekta, ki ga imajo odločevalci všeč in ga odobrijo.

Kakšna je idealna oblika predloga projekta?

Preden se lotimo bistvenega pisanja predloga projekta, najprej malo osvetlimo njegovo definicijo.

Dokument, s katerim predlagate projekt in razložite njegov cilj, rezultate in načrt po korakih za dosego tega cilja, se imenuje predlog projekta.

Tukaj je oblika predloga projekta, ki se ji morate držati pri predložitvi višjim organom.

1. Pokrivna folija

Prva stvar, ki jo potrebujete, je naslovnica, da napišete naslov vašega projekta. Sledi mu kazalo na naslednji strani, da olajšate skeniranje dokumenta.

2. Povzetek

Druga stvar v vašem predlogu projekta bi moral biti povzetek. Vključiti morate najpomembnejše točke, ki bi jih vodstvo želelo vedeti o vašem projektu. Na primer:

• Problem, ki ga boste rešili.
• Vaša predlagana rešitev tega problema.
• Oris vašega načrta.
• Rezultat tega projekta.

Nato vse zaključite v zaključek na koncu povzetka.

3. Opis projekta

To bo največji del vašega predloga projekta, kjer boste razpravljali o vsem.

Ozadje: V tem razdelku govorite o projektih, ki ste jih opravili v preteklosti, rezultatih, ki ste jih dosegli, in zakaj ste prava oseba ali ekipa za delo na tem projektu. Če želite poudariti svojo točko, lahko dodate, kako lahko naj bo projekt uspešen na podlagi lekcij, ki ste se jih naučili iz preteklih nalog, na katerih ste delali.

Načrt dela projekta: Tukaj lahko opišete postopek po korakih, kako nameravate rešiti določeno težavo, ki jo obravnavate.

Povezano: Najboljši nasveti, da bodo vaša poročila o projektu izstopala

Projektne zahteve: V tem razdelku opisujete proračun, vire ali orodja, ki jih boste potrebovali za dokončanje projekta. Če je mogoče, lahko tudi opišete, kam bo šel denar ali katera sredstva ali orodja boste potrebovali za katero nalogo.

Pooblastilo/spremljanje projekta: To je kraj, kjer opisujete, kdo bo odločevalec za projekt in kako bo vaša organizacija ali ekipa vse spremljala.

4. Priloge

Končno je to kraj za vključitev dodatnega gradiva, ki ni vključeno v predlog. To so lahko pomembni podatki ali druge podrobnosti, ki jih vodstvo lahko uporabi, da izve več o vašem projektu in njegovih zahtevah.

Kako napisati dober projektni predlog

Ne glede na to, kako pomembno je znati pripraviti predlog v pravi obliki s pravilnimi informacijami, mora biti tudi prepričljiv, da ga odobrijo. Torej, tukaj je nekaj točk, o katerih bi morali razmisliti, da začnete s svojim projektnim predlogom.

• Preden napišete karkoli, se prepričajte, da poznate svoje občinstvo. Ugotovite, s katerimi izrazi odmevajo, kakšen ton bi bil zanje boljši, nato pa napišite stvari.
• Osredotočite se na dostavo. Poskrbite, da boste vse prenesli prepričljivo z jasnostjo in preprostostjo.
• Da preprečite zmedo, se izogibajte uporabi svoje ustvarjalnosti v formatu. Namesto tega sledite običajni metodi. Čeprav vam je vodstvo že dalo obliko, se prepričajte, da jo dosledno upoštevate.
• končno, uredite in lektorirajte vaš predlog projekta da bi preprečili morebitne tipkarske ali slovnične napake.

Kaj je sedem delov v predlogu projekta?

Zdaj, ko smo razpravljali, kakšne oblike bi morali upoštevati pri pisanju predloga projekta in na različne načine, kako ga narediti prepričljivega. Naj razumemo, katere dele morate vključiti v svoj projektni predlog.

1. Težava

V tem razdelku opisujete težavo, ki jo obravnavate, ali namen vašega predloga projekta.

Čeprav, ko ga pišete, ne pozabite, da so ljudje, s katerimi se obrnete, zaposleni. Zato poskrbite, da boste vse predstavili jasno, jedrnato in na podlagi trdnih dejstev. Če je mogoče, se izogibajte dodajanju svojih mnenj in povečanju dolžine razdelka.

2. Rešitev

V razdelku o rešitvah namesto navajanja očitnega, naj izstopa tako, da natančno poveste, kako boste rešili to težavo in zakaj vam bo uspelo.

Da bo učinek bolj učinkovit, se osredotočite na stališče odločevalcev (ali vaših bralcev). Razmislite, kaj morajo misliti med branjem, kaj bi morda želeli vedeti naslednje ali kakšno vprašanje bi lahko postavili po branju te podrobnosti ali te točke. Nato ga lahko napišete naprej na podlagi tega, kar se naučite.

Poleg tega podprite vse z dejstvi in ​​raziskavami.

3. Cilji

Ko se lotite težave ali se veselite doseganja določenih rezultatov, si zagotovite uspeh z določitvijo ciljev. In to boste storili v tem razdelku – postavili si SMART (specifične, merljive, dosegljive, realne in pravočasne) cilje.

Ne pozabite, da morajo vaši cilji poudarjati kakovost vašega predloga. Navsezadnje so način, kako prepričati vaše vodstvo, da je to izvedljivo in da lahko reši težavo, ki jo obravnavate.

4. Dobavljivi izdelki

Rezultati so merila uspeha, ki vodstvu opisujejo, kaj bo s tem projektom doseženo in kako bo uspešen. Poskrbite, da bodo tudi to pravočasno, tako kot vaši cilji. Na primer, X % več prodaje v tem prazničnem času.

5. Načrt in strategije

Nato opišete, kakšen pristop boste uporabili za dosego ciljev in doseganje teh rezultatov. Vključite postopek po korakih in podrobno razpravljajte o strategijah, ki jih boste tukaj uporabili.

Poleg tega pokažite, zakaj bo ta pristop ustrezen in učinkovit.

6. Proračun projekta

Opišite stroške celotnega projekta. Koliko sredstev boste potrebovali, kakšna sredstva in orodja boste potrebovali? Ne pozabite razpravljati o vseh podrobnostih.

7. Zaključek

Na koncu zaključite vse – težavo, rešitev, vaše ideje, koristi projekta in vse ostalo v tem razdelku. Ne pozabite poudariti dejstev, da bo vaš projektni predlog odobren.

Katere so različne vrste projektnih predlogov?

Formalno naročeno

Ko vaša stranka poda pisno ali uradno zahtevo za projekt, predložite uradno naročen predlog. Ta predlog je najlažje napisati, saj natančno veste, kaj potencialna stranka išče v projektu, kaj vključiti in kateri format naj sledi.

Neuradno naročeno

Ta projektni predlog je razmeroma težak, saj je za razliko od prejšnjega zahteva, podana tukaj, ustna ali nujno neformalna. Nimate specifikacij, kaj dostaviti, zato boste morda morali opraviti nekaj raziskav.

Nenaročeno

Te projektne predloge je najtežje napisati. So kot hladen pitching. Oddate jih, ko najdete stranko, ki bi morda potrebovala rešitev neke težave.

Če delate na tovrstni predlogi projekta, vas čaka veliko raziskav in prepričljivosti.

Nadaljevanje

Nadaljnji projektni predlogi so napisani kot posodobitev že odobrenega projekta. Tukaj omenjate korake, proračun in vsako zahtevo ter zahtevate, da odobrijo nadaljevanje načrta.

Če vaša stranka potrebuje velike spremembe v projektu, je to čas, ko bo to zahtevala.

Dodatno

Če delate na projektu in ugotovite, da boste morda potrebovali več sredstev, kot ste ocenili, napišete in oddate dodaten predlog projekta. Vključuje zahtevo za dodane vire, ki natančno pojasnjuje, zakaj jih potrebujete in koliko časa bo trajalo za dokončanje projekta.

Obnova

Če ste za stranko uspešno zaključili nekaj projektov, zdaj pa želite več podpore za nadaljevanje, napišete predlog projekta obnove.

Predlog projekta je preprostejši

Pisanje predloga projekta se morda zdi zastrašujoča naloga, a če imate prave informacije, je lažje začeti.

In zdaj, ko veste, kako napisati predlog s pravo obliko, vključitvijo in kakovostjo, da dobite odobritev, ste pripravljeni! Nadaljujte in napišite svoj prvi predlog projekta.

8 najboljših vrst poročil o upravljanju projektov, ki jih morate poznati

Ne glede na to, ali ste vodja projekta ali del ekipe za vodenje projekta, morate vedeti o najpogostejših vrstah poročil. Tukaj je nekaj izmed njih!

Preberite Naprej

O avtorju