Kako skupaj uporabljati Microsoft Teams, OneDrive in SharePoint za skupno delo

V zadnjem času boste morda opazili porast števila aplikacij za delovni prostor za sodelovanje. Če imate načrt za Microsoft 365, ne potrebujete dodatnih orodij za delo na daljavo. Vse, kar potrebujete, so Microsoft Teams, OneDrive in SharePoint za zelo produktivno skupno delo brez motenj doma ali v pisarni.

V tem članku bomo razpravljali o tem, kako vam lahko Microsoft Teams, OneDrive in SharePoint pomagajo pri upravljanju opravil/dokumentov, oddaljenem sodelovanju in pogovorih.

Microsoft Teams za skupno delo

Microsoft Teams opazuje 360-stopinjski pristop za sodelovanje in komunikacijo. Vi in vaša ekipa lahko preprosto poskrbite za številne vidike projekta neposredno iz ekipe Teams. Opravljate lahko sestanke skupine, osebne klice, pošiljanje sporočil, dostop do datotek in odpravljanje napak.

Spodaj so ključne funkcije Microsoft Teams, usmerjene v sodelovanje, ki so povezane z delom, ki omogočajo oddaljenim in hibridnim ekipam, da delujejo v celoti:

1. Klici, sestanki in sporočila SMS

Microsoft Teams je robustna aplikacija za skupinske klice in sestanke. V Outlookovem koledarju lahko načrtujete sestanke za skupinske sestanke določene skupine skupin.

Vsak član bo prejel avtomatska opozorila, tako da nihče ne bo zamudil pomembnejših sestankov projekta. Ekipe omogočajo tudi članom ekipe z oddaljenih lokacij, da se udeležijo sestanka prek telefonskih klicev.

Microsoft Teams sledi nitnemu formatu za skupinska besedila. Pritegnite pozornost članov ekipe tako, da jih označite z @ podpisati med sporočanjem.

2. Skupna raba zaslona

Med sestanki skupine kliknite na Delite vsebino gumb za skupno rabo različnih sredstev vašega računalnika. Microsoft Teams vam omogoča skupno rabo:

• Namizje za brezhibno sodelovanje z več okni, pojavnimi okni, obvestili in aplikacijami.
• Posebno okno, ko se morate osredotočiti na eno določeno vsebino in ohraniti zasebnost dejavnosti na namizju.
• PowerPointove predstavitve. Občinstvo se lahko premika po diapozitivih, če želi.
• Microsoftova tabla za skupno oblikovanje uporabniškega vmesnika/UX, oblikovanje izdelkov in še veliko več.

3. Javne in zasebne ekipe

Javni kanali ekipe vam omogočajo svobodno sodelovanje z zunanjimi stiki. Na primer, ustvarite javne skupine za grafične oblikovalce, razvijalce aplikacij, ko sodelujete s strankinimi razvijalci.

Ko delate na nečem zunaj naročnikovega projekta, je bolje ustvariti zasebni kanal ekipe za člane ekipe. Datoteke lahko daste v skupno rabo, razpravljate o idejah in sprejemate odločitve, ki so zunaj obsega stranke.

OneDrive za skupno delo

OneDrive je Microsoftova storitev za shranjevanje v oblaku z odlično varnostjo podatkov. Orodje članom ekipe olajša dostop do projektnih datotek in dokumentov od koder koli.

Ko nastavite ekipo v Microsoft Teams, OneDrive postane privzeta shramba v oblaku. Za skupno delo v skupini ali med ekipami lahko uporabite naslednje funkcije:

1. Shranjevanje in sinhronizacija datotek

Za vsak projekt lahko ustvarite knjižnico v skupni rabi. Nato dodajte člane ekipe, ki morajo delati na projektu. Zdaj lahko vsi člani dostopajo do vseh datotek, ki jih ustvarite ali naložite v to knjižnico.

Aplikacije OneDrive sinhronizirajo vašo napravo s platformo v oblaku in samodejno shranijo najnovejšo datoteko na lokalni disk. Zato lahko vi in ​​vaša ekipa delate na projektnih dokumentih, tudi če internet nekaj časa ni na voljo. Vendar sodelovanje v realnem času ne bo na voljo, ko je vaša naprava brez povezave.

2. Nadzor skupne rabe in dostopa

Imate popoln nadzor nad svojimi podatki. Razen če delite katero koli datoteko v kateri koli skupini Microsoft Teams ali skupni knjižnici OneDrive, je vaša datoteka popolnoma zasebna. Če morate nujno dati v skupno rabo katero koli datoteko, jo preprosto povlecite in spustite v knjižnico v skupni rabi ali skupino Teams.

Nastavite lahko različne kontrole dostopa do projektnih datotek in dokumentov. Recimo, da delate na blogu za prihajajoči dan računalniške varnosti. Potrebujete ustvarjalni prispevek ekipe.

Povezavo vsebine lahko ročno delite z nekaj člani ekipe in je ne delite po nepotrebnem s celotno ekipo. Nato lahko omejite nalaganje vsebine, omogočite dostop samo za pregled itd.

3. Označevanje sodelavca

Uredniki vsebine, založniki, vodje projektov lahko zmanjšajo obremenitev svojih nalog z izvajanjem označevanja dokumentov. Če urejate osnutek spletnega dnevnika in potrebujete pisca, da vsebini doda nekaj zgodovinskih podatkov, jih lahko preprosto omenite v dokumentu z @ znak.

Pisatelj ali ustvarjalec vsebine bo prejel samodejno e-pošto s povezavo do datoteke in komentarjem. Ni vam treba loviti ustvarjalca vsebine prek aplikacij za sporočanje ali glasovnih klicev. To vam in vaši ekipi prihrani veliko časa.

4. Urejanje v realnem času

Čas ustvarjanja in odobritve vsebine lahko skrajšate tako, da preklopite na urejanje v realnem času. Pri projektih z veliko vsebino bi morala vaša ekipa sprejeti ta pristop.

Vi in vaša projektna skupina lahko v brskalniku odprete isto datoteko Excel, Word ali PowerPoint. Vse spremembe, ki jih naredijo ustvarjalci vsebine, uredniki in odobritelji, se prikažejo vsem sodelavcem.

SharePoint za skupno delo

Microsoft SharePoint lahko uporabite kot privzeti intranetni portal za kateri koli projekt. Naloge, poročila, delovne poteke in končne rezultate katerega koli projekta lahko varno namestite na spletu, ne da bi upravljali kateri koli zaledni strežnik.

Tukaj je seznam funkcij SharePointa, ki bi jih želeli uporabiti za skupno delo s popolnoma oddaljeno ali hibridno delovno silo:

1. Upravljanje vsebine

V SharePointu lahko brez težav upravljate s projektnimi podatki, kot so dokumenti, datoteke, slike, sredstva oblikovanja, telefonski stiki, e-poštni stiki in videoposnetki. Za vsako datoteko na SharePointovem mestu lahko ustvarite ločene segmente.

Dodate lahko iskalni program, ki temelji na metapodatkih, tako da lahko člani ekipe zlahka dostopajo do datotek od koder koli. Uporabniki lahko dostopajo do datotek tudi iz mobilnega telefona, ker je SharePoint mobilno odzivna aplikacija.

2. Komunikacijsko spletno mesto

SharePoint lahko uporabite za vizualno komunikacijo. Na primer, ustvarite različna komunikacijska mesta na svojem intranetu za občinstvo, kot so člani ekipe, stranke, prodajalci itd.

Zdaj lahko z enim klikom objavljate posodobitve v zvezi s projektom, izdelkom ali storitvijo na zgoraj omenjenih straneh. S komunikacijskimi mesti v SharePointu lahko objavljate nadzorne plošče stanja projekta in zbirate komentarje svojih strank.

Spletna mesta SharePoint vam omogočajo tudi preprosto dodajanje koledarskih dogodkov, časovnic in opravil za upravljanje projektov.

3. Skupna raba in nadzor dovoljenj

V SharePointu lahko nastavite različna pravila in ravni skupne rabe. Na primer, člani skupine lahko dobijo dostop za urejanje, zunanji sodelavci dobijo dostop do pogleda, stranke pa popoln nadzor nad projektnim mestom v SharePointu.

Na SharePointovih mestih so različni kontrolniki dovoljenj, ki jih lahko uporabite za enostaven dostop do vsebine z ustrezno varnostjo. Izbirate lahko med popolnim nadzorom, oblikovanjem, urejanjem, prispevkom in branjem.

Produktivno in cenovno ugodno sodelovanje

Uporaba vseh teh funkcij za sodelovanje v storitvah Microsoft Teams, OneDrive in SharePoint je preprosta.

Sedaj lahko začnete s projektnimi nalogami, upravljanjem dokumentov, belo tablo v realnem času in skupinskim sodelovanjem od koder koli.

9 najboljših načinov za upravljanje vaše ekipe v Microsoft Teams

Z Microsoft Teams lahko oblikujete načrt, organizirate delo in nemoteno sodelujete kot vodja ekipe. Tukaj je nekaj nasvetov, ki vam bodo pomagali začeti!

Preberite Naprej

O avtorju