Kako izboljšati upravljanje časa s DRY principom

Če delate v pisarni ali od doma, je velika verjetnost, da je veliko vašega izpisa digitalnega, kar pogosto vključuje dolgotrajna ali ponavljajoča se opravila, ki jih opravljate vsak dan.

Morda ste že slišali za izraz "delajte pametneje, ne težje", in ravno tu se pojavi princip DRY. DRY pomeni Don't Repeat Yourself in natančno opisuje, kako lahko izboljšate upravljanje časa in produktivnost.

Kako deluje princip DRY?

Princip DRY je bil prvotno omenjen v The Pragmatic Programmer, knjigi, objavljeni leta 1999, in so ga programerji uporabljali za poenostavitev kode. Glavna premisa za tem je, da namesto ročnega ponavljanja istih delovnih tokov znova in znova, avtomatizirate ta proces, da prihranite čas.

Na videz se to morda sliši očitno, vendar je veliko nalog, ki jih delavci ponavljajo vsak dan. Koliko e-poštnih sporočil na dan prejmete in napišete na primer? Za vsako e-pošto, ki jo pošljete, v bistvu znova ustvarite isto strukturo z nekoliko drugačnim besedilom, kar je zelo zamudno.

Povezano: Najboljša orodja za poročanje za vodje projektov

Načelo DRY zahteva, da si zabeležite vsa dejanja, ki jih izvajate pri delu, enega za drugim. Če želite izpolniti to zahtevo, lahko vključite naloge, ki spadajo v naslednje kategorije:

• Nenačrtovano, kot so vhodna sporočila od strank.
• Mesečne in letne odgovornosti, kot so letna poročila ali ena proti ena.
• Rutina ali stvari, ki jih počnete vsak dan.

S tem seznamom lahko nato začnete ugotavljati, kateri delujejo po principu DRY. Bodite pozorni na to, kako ponavljajoč se, zamuden in/ali zastrašujoč je vsak od njih, in upoštevajte to. Vaši najboljši kandidati bodo glavni subjekti za princip DRY in jih lahko začnete avtomatizirati, kolikor lahko.

Nekaterih jih ne boste mogli popolnoma avtomatizirati in v teh primerih lahko poenostavite vidike odgovornosti.

Ustvarite predloge za vaša e-poštna sporočila

Eden najpreprostejših in verjetno najboljših načinov za avtomatizacijo izhoda je izdelava predloge. Kot že omenjeno, se številna dejanja, ki jih izvedete, najverjetneje zanašajo na isto specifično strukturo, na primer e-poštna sporočila, poslana strankam, in mesečna poročila. Banka predlog znatno zmanjša ponavljanje.

E-poštna sporočila lahko avtomatizirate na dva različna načina. Uporabite lahko aplikacijo, kot je TextExpander, ki vam omogoča, da shranite dele besedila v Okrajšave in ko boste pisali naslednje e-poštno sporočilo, preprosto vnesite okrajšavo, ki jo želite uporabiti, in samodejno bo ustvarilo to besedilo. Prav tako lahko to uporabite tudi v Slacku in drugih storitvah za takojšnje sporočanje.

Povezano: Kako se samodejno CC ali BCC v Outlooku in Gmailu

Druga možnost je, da avtomatizirate e-pošto v aplikaciji. V Outlook 365 naredite naslednje:

1. Označite besedilo, ki ga želite shraniti.
2. Pojdite na Vstavi zavihek in kliknite Hitri deli.
3. Kliknite Shranite izbor v galerijo hitrih delov.
4. Poimenujte ga in kliknite V REDU.
5. Ko ga želite uporabiti, pojdite na Vstavi > Hitri deli in izberite tistega, ki ga želite uporabiti.

Za Gmail boste morali to zagotoviti Predloge so omogočene. Preprosto pojdite na Nastavitve > Napredno > Predloge in kliknite Omogoči > V redu. Nato sledite tem korakom:

1. V e-poštnem sporočilu označite želeno besedilo.
2. Kliknite tri navpične pike v e-pošti, pojdite na Predloge in kliknite Shrani osnutek kot predlogo.
3. Nato, če ga želite uporabiti, kliknite navpične pike v e-poštnem sporočilu, pojdite na Predloge in izberite tistega, ki ga želite uporabiti.

Ustvarite predloge za svoje delo

Podobno kot e-poštna sporočila lahko izdelate predloge za skoraj vsak del dela, ki ga dokončate. Ne glede na to, ali je to poročilo, preglednica, projekt ali kaj drugega. Cilj je uporabiti čim manj ponavljanja pri vsakem dejanju, tako da predloga to enostavno reši.

Microsoft in Google imata ogromen izbor predlog, med katerimi lahko izbirate ali pa ustvarite svoje. Čeprav lahko začetna postavitev traja nekaj časa, se bo dolgoročno več kot povrnila. Podobno, če redno predstavljate diaprojekcije, naredite standardno predlogo, na katero se lahko vrnete in jo po potrebi uredite.

Povezano: Ustvarite profesionalni račun iz nič

Ne pozabite shraniti vseh predlog na določeno lokacijo, da jih lahko pokličete po potrebi. Če ugotovite, da vam eden od njih ne prihrani časa, uporabite besedilo iz prejšnjega dela za informiranje o svojem pisanju.

Avtomatizirajte svoja rutinska opravila

Obstaja veliko nalog, ki jih opravljate, ki se neverjetno ponavljajo. Od načrtovanja dogodkov, pisanja seznama opravil, beleženja, shranjevanja datotek in še veliko več. Čeprav vam morda vzamejo le nekaj minut, se to hitro sešteje in vam odvrne pozornost od dela.

Zapier je fantastična aplikacija za racionalizacijo več delovnih tokov, saj omogoča komunikacijo med aplikacijami, ki jih največ uporabljate, in pošilja podatke za dokončanje opravil. Če na primer uporabljate Gmail in Google Drive, lahko nastavite potek dela, kjer se vaše e-poštne priloge samodejno shranijo v vaš Google Drive. To tako rekoč izloči posrednika.

Ko ustvarite svoj brezplačen račun, preprosto naredite naslednje:

1. Iz vašega armaturna plošča, kliknite Ustvari Zap.
2. Iskanje za aplikacijo, ki jo uporabljate, kjer se zgodi dogodek, na primer Gmail.
3. Izberite a Sprožilni dogodek, na primer prejmete e-pošto.
4. Povežite aplikacijo.
5. Izberite aplikacijo, v katero želite poslati podatke, na primer Google Drive.
6. Izberite rezultat, torej shranite datoteko.

Z nastavitvijo Zapa bo ta postopek popolnoma avtomatiziran.

Načelo DRY je za vas

Z vsemi temi procesi, ki se dogajajo v ozadju, se vaš čas sprosti, tako da vam ni treba skrbeti, da bi ročno dokončali ta ponavljajoča se dela. Od vseh orodij za produktivnost je s principom DRY upravljanje časa najbolj učinkovito.

Izkoristite čas, ki ga imate zdaj, da povečate svoj učinek v prihodnosti in ugotovili boste, da lahko porabite veliko več svojega dneva za stvari, ki so najpomembnejše. Vedno obstajajo stvari, za katere lahko uporabite princip DRY, zato si oglejte svojo delovno obremenitev in poglejte, kaj lahko avtomatizirate.

9 vsakodnevnih opravil, ki jih lahko avtomatizirate z uporabo Zapierja

Tukaj je nekaj vsakodnevnih opravil, ki jih lahko avtomatizirate brez kodiranja v Zapierju, da prihranite čas in olajšate življenje.

Preberite Naprej

O avtorju