8 najboljših vrst poročil o upravljanju projektov, ki jih morate poznati

Poročila o upravljanju projektov se nanašajo na pregled na visoki ravni, ki vsebuje kritične podatke, povezane s projektom, v lahko razumljivi obliki. Te se osredotočajo na različne vidike projekta in osvetljujejo trenutno stanje, možne ali obstoječe težave in njihove rešitve.

Preberite več o najboljših vrstah projektnih poročil, ki lahko vašim ekipam zagotovijo vpogled v realnem času.

1. Nadzorna plošča projekta/zdravje

Nadzorna plošča projekta ali zdravstveno poročilo vam omogoča, da veste, kako deluje projekt in kaj lahko ekipa stori za izboljšanje učinkovitosti. Običajno to poročilo predstavite naročniku ali drugim deležnikom. Tako lahko vizualizirajo informacije, kot sta napredek in dobičkonosnost.

Pomaga tudi ugotoviti, ali projekt ni v smeri in kaj lahko storite, da ga vrnete v pravo smer.

Poročilo nadzorne plošče projekta mora vsebovati celoten portfelj, vključno z zdravjem projekta (stanje projekta v zelena, rumena ali rdeča barva), mejnik napredka določenega projekta, donosnost projekta primerjava proračuna in stroški in napredek projekta po urniku.

2. Naloge in status projekta

Če se ukvarjate z vodenjem projektov, je to najpogostejša vrsta poročila, ki jo morate pripraviti. To poročilo boste morda morali izdelati tedensko ali mesečno. Cilj je pokazati, kako daleč je šla ekipa, da bi dosegla cilje projekta.

Če morate taka poročila pripravljati redno, je bolje, da postopek avtomatizirate, da prihranite čas in trud. Za zapolnitev poročila lahko uporabite podatke orodja za upravljanje opravil.

Za poročilo lahko uporabite tudi standardno predlogo. To vam bo pomagalo preskočiti delo pri ustvarjanju poročila o stanju vsakič iz nič.

3. Razpoložljivost virov in spretnosti

Poročila o razpoložljivosti virov so bistvena za vsakega vodjo projekta. S tem poročilom lahko dodelite in delegirate naloge pravemu članu ekipe. Prikazuje, kateri član ekipe je zaseden in kdaj.

Če nameravate narediti urnik za nov projekt ali iščete nekoga, ki ni zaseden delegiranje nalog, preverite razpoložljivost v tem poročilu. Prav tako lahko poiščete člane, ki delajo s polno zmogljivostjo in morda potrebujejo pomoč.

Tako lahko zagotovite enakomerno porazdelitev nalog za večjo učinkovitost in hitrejše rezultate.

4. Projektna tveganja

Vsak projekt ima določeno število tveganj. Zato mora vaše poročilo o tveganjih vsebovati vsa zaznana in dejanska tveganja, povezana s projektom. To poročilo boste morda morali predložiti enkrat mesečno.

Vendar spodbujajte svoje soigralce, da v realnem času zabeležijo vsa tveganja, ki si jih lahko zamislijo. Pomagal vam bo, da dobite vse podatke na enem mestu, ko boste morali ustvariti poročilo.

Poleg seznama vseh tveganj lahko vaše poročilo vključuje le podrobna tveganja na visoki ravni in povzetek, kako nameravate obvladovati tveganja nizke ravni. Tveganja lahko zabeležite v preglednico, vendar je bolje uporabiti orodje za vodenje projektov.

5. Proračun in izdatki

Poročilo o proračunu morate ustvariti za različne namene. Poročilo o proračunu, ki ga naredite na koncu projekta za vašo stranko, je najpogostejše. Prav tako lahko večkrat ustvarite poročilo o stroških, ko je projekt v teku.

Pomagal bo ekipi pri ugotavljanju, ali so stroški projekta izven nadzora. V takih primerih lahko stroške takoj nadzorujete in vam ni treba biti presenečen, če izdatki presežejo proračunsko mejo, ko se projekt konča.

Poročilo o proračunu in stroških mora vključevati ocenjeni proračun za vsako nalogo ali segment projekta in dejanske stroške. Poskrbite, da boste beležili vse stroške v realnem času, da se izognete težavam pri združevanju vseh stroškov med ustvarjanjem poročila.

6. Sledenje časa

Številne stranke plačujejo glede na čas, porabljen za projekt. Zanje je obvezno ustvarjanje časovnih poročil po zaključku projekta. Poročilo prikazuje, koliko časa so člani ekipe vložili v naloge, povezane s projektom.

To poročilo bo prikazalo tudi skupni čas, porabljen za vsako nalogo, in količino časa, ki ga je vložil vsak član ekipe. Poleg tega lahko uporabite sledenje časa za izboljšanje učinkovitosti ekipe in individualne produktivnosti.

Po analizi časa, ki ga soigralci porabijo za različne naloge, zlahka ugotovite, kdo lahko delo opravi bolj učinkovito. Pozneje lahko ljudem dodelite naloge, ki jih lahko opravijo hitro in strokovno.

7. Napake in težave

Čeprav morda ne bo mogoče imeti projekta brez težav ali hrošča, se lahko vsekakor potrudite, da bo število čim manjše.

Priprava podrobnega poročila o ugotovljenih napakah in težavah bo zagotovila, da boste lahko hitro našli rešitve za te težave, da boste projekt izpeljali pravočasno. Poročilo o napaki ali težavi projekta mora vsebovati ključne informacije, kot so številka težave ali napake, datum identifikacije, vprašanje, ki ga je sprožil, opis, prioriteta, rešitev in status napake.

Redne posodobitve takšnih poročil med življenjskim ciklom projekta bodo zmanjšajte motnje in preprečite frustracije strank. Prav tako vas bo prihranil pred tveganjem zamude pri projektu in kazni.

8. Analiza variance

Poročilo o odstopanju je odličen način, da ugotovite, ali je projekt na pravi poti. V tem poročilu analizirate in primerjate razliko med oceno in izidom različnih vidikov projekta. V tem poročilu uporabite standardno meritev za merjenje obeh podatkov.

To poročilo vam bo pomagalo ugotoviti, ali ste pred načrtom, ste primanjkovani ali po načrtu. V poročilu lahko primerjate svoj proračun, vir, obseg ali razpored.

Vendar pa vodje projektov običajno izberejo to poročilo za analizo proračuna, stroškov in trendov dela projekta. Čas izdelave takšnih poročil se od projekta do projekta razlikuje. Čeprav bodo stranke morda potrebovale to poročilo ob koncu projekta, ga boste morda želeli občasno ustvariti med življenjskim ciklom projekta, da boste dobili boljši vpogled.

Katero poročilo želite ustvariti naslednje?

Zdaj, ko poznate vrste poročil, ki jih lahko ustvarite za projekte, skupaj z njihovimi funkcijami, lahko preprosto izberete katero koli glede na svoje potrebe. Če uporabljate aplikacijo za poročanje, ustvarjanje poročila ne bo zahtevno in zamudno.

Dobra stvar je, da večina platform za upravljanje projektov deluje tudi kot orodja za poročanje.

8 najboljših orodij za poročanje za vodje projektov

Orodja za poročanje poenostavljajo postopek ustvarjanja poročil za zaključene projekte ali delovanje notranje ekipe. Tukaj je nekaj najboljših za uporabo!

Preberite Naprej

O avtorju