10 najboljših nasvetov, da bodo vaša poročila o projektu izstopala

Danes si je nemogoče zamisliti projekt brez poročila. Pravzaprav nekateri projekti potrebujejo, da med njihovim življenjskim ciklom izdelate več poročil. Vaši projekti in stranke bodo morda potrebovali, da ustvarite različne vrste poročil, vendar morajo biti vsa poročila jedrnata in lahko razumljiva.

V tem članku se boste naučili, kako narediti učinkovito poročilo za zaključen ali tekoči projekt.

1. Jasni in jedrnati urniki

Vaša poročila o projektu morajo imeti časovne liste. Biti mora jedrnat, vendar mora vsebovati tudi vse potrebne informacije, da ga prejemniki zlahka razumejo na prvi pogled.

Bolje je, da ustvarite tedenski urnik, in če je potrebno, ga lahko naredite dvakrat na teden ali mesečno. Časovni listi morajo vsebovati ime vira, ime opravila, datum, dan v tednu, čas prijave, čas odjave in skupni delovni čas.

Namesto da ročno vnesete vsak podatek v preglednico, lahko uporabite katero koli aplikacijo za časovni list, kot je Timely. Tukaj lahko vnesete svoj delovni čas, imena opravil itd. Nato bo orodje samodejno ustvarilo poročila o časovnem listu.

2. Podrobno poročilo o stroških

Popolno poročilo o stroških ni nujno samo za stranko. Za vašo ekipo je tudi koristno, da spremlja proračun in dejanske stroške med življenjskim ciklom projekta.

Poročilo o stroških mora vključevati artikel ali storitev, njegovo količino, vrednost postavke, ocenjeni proračun, stroške in stanje. Če želi kateri koli član ekipe kupiti katero koli storitev ali izdelek za projekt, ga prosite, naj pošlje podobno poročilo o stroških.

Poskrbite, da bodo kupili ta izdelek šele po vaši odobritvi in ​​vam predložili račun. Tako lahko podatke dodate v končno poročilo o stroških in preprečite, da bi stroški presegli proračun.

3. Celovita statusa projekta

Medtem ko pripravljate poročilo o projektu, mora izrecno posredovati status projekta. Status projekta ne pomeni trenutnega stanja poteka dela. Vključevati mora tudi druge podatke, kot so razlika med načrtovanim in dejanskim urnikom, variacija med ocenjenimi in dejanskimi stroški, preostalimi nalogami, zakasnjenim rokom (če obstaja), možnimi tveganji in težavami ter tako naprej.

Ustvariti morate izčrpno poročilo, ki vsebuje stanje z vseh možnih zornih kotov. Asanino univerzalno poročanje funkcija lahko pomaga pri izdelavi poročil o statusu projekta v različnih obsegih in kotih.

4. Porazdelitev virov

Ko pripravljate poročilo o dodelitvi opravil, poskrbite, da bo pomagalo drugim preveriti razpoložljivost virov in po potrebi delegirati opravila. V takih poročilih navedite razčlenitev, koliko ur bo vsak vir porabil za posamezno opravilo.

Vodje in sodelavci bodo vedeli, kateri član ekipe je zaposlen in kdo ima nekaj prostega časa. Podatke lahko preprosto zberete in jih uporabite v poročilu za prihodnje načrtovanje z orodji za načrtovanje virov, kot je Srebrno vedro.

Povezano: Najboljša orodja in nasveti za učinkovito delegiranje nalog

5. Vizualizirajte izkoriščenost zmogljivosti

Verjetno boste vključili poročilo o uporabi virov projekta. Ločiti morate plačljivo uporabo od celotne izkoriščenosti virov. Zato je ključnega pomena, da ustvarite ločene stolpce za vsak podatek.

Vključite lahko tudi ime virov in individualno uporabo, skupaj z ekipno uporabo. Podobno si lahko vzamete nekaj časa, da nagradite in prepoznate uspeh najboljših v smislu izrabe virov.

6. Pričakovana in dejanska tveganja

Ocena tveganja je neločljiv del projektnega vodenja. Zato morate natančno vizualizirati podatke o oceni tveganja. Morda ste pri načrtovanju projekta pomislili na nekatera tveganja. Ko pa projekt napreduje, se ocena tveganja spreminja. Pri ustvarjanju poročila o projektu navedite vsa zaznana in dejanska tveganja.

Vaše poročanje o tveganjih mora vsebovati pregled pričakovanih tveganj, ki mu sledijo vsa tveganja, ki jih je projekt doživel do datuma poročanja. Prav tako je nujno, da omenite vse spremembe profila tveganja, ki ste jih vi ali vaša ekipa ugotovili med napredovanjem projekta.

7. Analiza portfelja projekta

Če v določenem trenutku upravljate več kot en projekt in morate pripraviti poročilo za analizo svojega portfelja, morate biti previdni. Najprej poiščite nadzorno ploščo, kjer boste za lažjo vizualizacijo navedli vsa imena projektov krepko.

Nadzorna plošča mora vključevati tudi povzetek projektov, kot so mejniki, roki, trenutni napredek, proračun vs. stroški in razporeditev virov. Za vizualizacijo podatkov na enem mestu lahko uporabite tudi različne grafe. Kasneje lahko ustvarite ločene razdelke za vsak projekt in jih analizirate posebej.

Nekaj ​​jih je robustna orodja za upravljanje portfelja projektov na voljo na trgu. Izberete lahko katero koli od teh najboljših orodij za ustvarjanje profesionalnih in izčrpnih poročil.

8. Konvencija o podatkih in označevanju

Vaša poročila o projektu morajo vsebovati standardno konvencijo za podatke in oznake. Če želite ustvariti poročilo za svojo organizacijo, upoštevajte organizacijsko konvencijo. Če ga ustvarjate za stranko, se boste morda želeli z njimi pogovoriti, kako bi želeli informacije, predstavljene v poročilu.

V poročilu uporabite tudi kratke in natančne oznake, da jih lahko vsak razume brez težav. Poleg tega poskušajte upoštevati lokalne standarde za čas in datum. Če delate za organizacijo s sedežem v ZDA iz Združenega kraljestva, bi bila uporaba ameriških datumskih konvencij idealna.

9. Interaktivni grafikoni in grafi

Ne glede na vrsto poročila, ki ga nameravate narediti, bodo občinstvu interaktivni grafikoni bolj uporabni. Vrstice in stolpci, polni številčnih podatkov, lahko povzročijo nezainteresiranost ljudi. Namesto tega ustvarite grafikone in grafe, ki prikazujejo dodatne podatke, ko nekdo premakne kazalec miške nad graf.

Obstajajo različni grafi in grafikoni, ki jih lahko uporabite v svojih poročilih. Med temi so najpogostejši tortni grafikoni, črtni grafikoni in palični grafikoni. Glede na vrsto podatkov morate izbrati grafikon ali diagram za enostavno vizualizacijo.

10. Oddelek za povratne informacije

Vsako poročilo o projektu bi spodbudilo pozitivne ali negativne povratne informacije. Vsa poročila o projektih morajo vsebovati razdelek, kjer lahko stranke ali vodje ponudijo svoje povratne informacije. Po pregledu poročil lahko občinstvo ponudi svoje povratne informacije in predloge v tem razdelku.

Torej vam ni treba posebej zahtevati povratnih informacij. Pokazal bo tudi, da ste pripravljeni poznati svoje omejitve in izboljšati. Kasneje lahko predloge implementirate v potek dela projekta.

Začnite ustvarjati poročilo o projektu

Uspešna predstavitev je odvisna od tega, kako ustvarite poročilo za občinstvo. Med pripravo poročila upoštevajte zgoraj omenjene točke za učinkovita poročila o projektu.

Morda boste želeli uporabiti tudi robustno orodje za vizualizacijo podatkov za profesionalno predstavitev poročil skupaj s pridihom ustvarjalnosti.

8 najboljših funkcij storitve Google Data Studio za analizo in vizualizacijo podatkov

Želite navdušiti svoje občinstvo z uporabnimi vpogledi v podatke in prepričljivimi vizualizacijami? Oglejte si te funkcije storitve Google Data Studio.

Preberite Naprej

O avtorju