Getting Things Done (GTD) vs. Zen to Done (ZTD): Kateri je najboljši okvir produktivnosti?

Čeprav se lahko vsak dan zdi kot žongliranje, je pomembno, da stvari gledate v perspektivi. Vendar pa je motenj veliko. Včasih se lahko počutite, kot da ste v nenehnem boju, da ostanete osredotočeni na cilje, ki so vam najpomembnejši. Kaj pa, če bi obstajal sistem, ki bi vam lahko pomagal odpraviti čas, porabljen za manj pomembne dejavnosti?

Tu pridejo v poštev okviri produktivnosti, kot sta Getting Things Done (GTD) in Zen to Done (ZTD). Zagotavljajo boljše razumevanje poteka dela, racionalizirajo komunikacijo in skrajšajo čas, porabljen za neučinkovite delovne prakse. Oglejmo si oba sistema.

Kaj je okvir Getting Things Done (GTD)?

»Getting Things Done« (GTD) je tehnika upravljanja s časom, ki jo je razvil guru produktivnosti David Allen. Osnovna ideja metodologije izhaja iz koncepta, da so naši umi kot natrpani prostori, polni nedokončanih nalog in projektov, ki jih moramo dokončati.

Cilj GTD je pomagati ljudem urediti svoja življenja tako, da metodično definirajo naloge, jih razčlenijo na korake, ki jih je mogoče izvesti, spremljati napredek in končno jih dokončati.

Kako uporabljati okvir GTD

GTD obsega pet preprostih praks, s katerimi odstranite nered iz vaših možganov, tako da se lahko osredotočite na tisto, kar je pomembno. Spodaj je navedenih pet korakov:

Zajemi: Prvi večji korak je zbrati in zajeti vse čakajoče naloge zunanja orodja za upravljanje nalog ali aplikacije s seznamom opravil ali jih preprosto zapišete na kos papirja. Te naloge so lahko osebne ali poklicne narave, kot so e-pošta, sestanki ali besedila. Ta korak je ključnega pomena, saj lahko preveč nalog v mislih vpliva na vašo osredotočenost in energijo.

pojasniti: Naslednji korak je razčleniti vse naloge na obvladljive in izvedljive akcijske elemente, ki jih je mogoče razbrati z absolutno jasnostjo. To vam bo pomagalo prepoznati praktične in uporabne predmete in se lahko znebite tistih, ki niso ustrezni.

Organiziraj: Tretji korak je določiti prednostne naloge in jih razvrstiti glede na njihovo zapletenost, kontekst ali nujnost zahtevanega ukrepanja. S to tehniko se lahko odločite, ali je treba opravila opraviti takoj, shraniti za pozneje ali v celoti zavreči. Večina uporabnikov GTD uporabite mape in sezname opravil za upravljanje in organiziranje opravil ustrezno.

Pregled: Poskusite občasno pregledati in analizirati svoj potek dela. Pomaga vam prepoznati naloge, ki zahtevajo vašo pozornost. Poglobljena analiza delovnih tokov ima lahko velik vpliv na splošno učinkovitost, zato je pomembno, da ne zamudite nobenega utripa, ko določite svoja naslednja opravila.

Sodelujte: Zdaj, ko je vse v redu, je zadnji korak, da se ukvarjate z izbranimi nalogami ali jih začnete delati po prednostnem vrstnem redu.

Prednosti GTD metode

Model vključuje zajem vseh informacij navzven in ukrepanje pozneje, bodisi ob načrtovanem času ali ko pride do kakršnega koli zunanjega sprožilca. Prednosti GTD je mogoče povzeti na naslednji način:

Več osredotočenosti, manj nereda: GTD vam pomaga voditi evidenco o vseh vaših projektih in načrtih. Ustvarite lahko opravila z roki, povežete opombe z dogodki v koledarju, razporedite opravila hierarhično z vlečenjem in jih spusti v mape ter prikaže opomnike z metodami vizualnega obveščanja z ustreznimi orodja.

Ohranite zdravo ravnovesje med poklicnim in zasebnim življenjem: V življenju je enostavno najti ravnovesje, če lahko pravilno spremljaš svoje obveznosti in opravila. Učinkovit organizacijski sistem, kot je GTD, vas osvobodi tesnobe, da bi poskušali upravljati svoj čas in vire.

Povezano: Nezapletene aplikacije za opravila, ki se osredotočajo na opravila in opravijo stvari

ustvarjalnost: GTD vam pomaga bolje organizirati svoje delo in življenje, tako da lahko najdete čas, da sledite svoji strasti ter razvijate ustvarjalne ideje in prizadevanja. Sčasoma boste opazili povečano samozavest pri sprejemanju odločitev ter boljše zdravje in kakovostne odnose.

Kaj je okvir Zen to Done (ZTD)?

Zen to Done je pristop k osebni produktivnosti, ki ga je ustvaril Leo Babauta. Zen to Done je sestavljen iz desetih navad za povečanje produktivnosti, ki bodo izboljšale vaš način dela in poenostavile vaše življenje. Zgrajen na temeljnih načelih GTD, vam lahko pomaga učinkovito upravljati vse vaše bistvene naloge in projekte.

Kako uporabljati okvir ZTD

Zen to Done (ZTD) priporoča vključitev desetih navad, ki vam bodo prinesle večjo produktivnost. Medtem ko celoten sistem spodbuja ljudi k oblikovanju desetih navad, se minimalistični ZTD osredotoča na samo štiri temeljne navade. Ko izgubite te štiri navade, je ostalih šest veliko lažje narediti. Oglejmo si štiri temeljne navade minimalističnega okvira ZTD:

Zberi: Pomembne informacije zlahka izgubite, če jih ne zapišete nekam, v tem primeru pa lahko ves čas, porabljen za zbiranje teh misli in idej, zapravite. Uporabite lahko orodja, kot so papirnati beležnica, samolepilni lističi oz aplikacije za beleženje v telefonu ki so lahko dostopni.

Če ste del ekipe, je smiselno imeti enotne sisteme poteka dela, ki lahko brezhibno beležijo opravila, zapiske, stike in datoteke za zajemanje in pridobivanje informacij.

Postopek: Zelo priporočljivo je, da enkrat na dan preverite svojo mapo »Prejeto« ali sezname opravil. Začnite dan s pregledovanjem in obdelavo informacij. S tem želimo spodbuditi navado hitrega odločanja. Izbrišite vse predmete, ki jih ne potrebujete. Če ne morete nasloviti predmeta, ga pooblastite na ustrezno osebo. Če traja dve minuti ali manj, to storite takoj ali zapišite, da ne pozabite na to.

Načrt: Načrtovanje je osnovna navada, ki vam pomaga določiti najpomembnejše naloge (MIT) za vsak dan ter jih nato ustrezno razporediti in dokončati. Začnete lahko tako, da naredite seznam svojih najpomembnejših nalog (MIT) in "Big Rocks" ali pomembnih projektov za dan oziroma teden.

MIT so specifične, časovno usmerjene naloge v središču vašega dnevnega seznama opravil. Prav tako morate poskusiti razviti dnevne, tedenske in mesečne rutine, ki vam lahko pomagajo izboljšati vašo splošno produktivnost.

Naredite: To vas spodbuja, da se v določenem trenutku osredotočite na eno nalogo, hkrati pa se izogibate motnjam, kot so pošta, telefonski klici in besedilna sporočila.

Prednosti metode ZTD

Spodaj so poudarjene ključne prednosti okvira ZTD:

Lahko razumeti: Sistem ZTD je dokaj enostaven za razumevanje. Okvir predlaga seznam desetih navad za povečanje produktivnosti, ki so pomembne za uspešno izvajanje vaših ciljev.

Izberite ključne naloge: Ta sistem je razdeljen na preproste komponente: najpomembnejše naloge dneva ali MIT, Big Rocks seznam opravil, ki so v bistvu veliki projekti, na katerih morate delati, in dnevna ali tedenska naloga rutina.

Izključite motnje: Če ste kot večina ljudi, imate več projektov, ki se izvajajo hkrati. ZTD vas spodbuja, da izklopite telefone, e-pošto, internet in celo uporabite časovnik dokončati naloge. To odpravlja motnje, tako da lahko ostanete na pravi poti in dokončate vsak projekt z manj motnjami.

Ključne razlike med GTD in ZTD

• GTD ponuja celovit sistem upravljanja opravil, medtem ko je ZTD pristop, ki združuje GTD z navadami.
• GTD se osredotoča na opravljanje nalog, ZTD pa na doseganje ciljev.
• GTD je lahko precej zapleten, saj je treba organizirati in pregledati številne naloge v več korakih. Po drugi strani pa je Zen to Done bolj intuitiven in preprostejši okvir, katerega cilj je razbiti kompleksne procesira v 1-3 MIT (najpomembnejše naloge) in več Big Rocks (veliki projekti) za dan oz. teden.

GTD in ZTD: ključ do upravljanja s časom

Kako zagotovite, da se vaše trdo delo prevede v rezultate? Vse se vrne k produktivnosti in tehnikam upravljanja s časom, kot sta GTD in ZTD. Posamezniki in skupine jih lahko uporabijo za izboljšanje osebne produktivnosti, izpolnjevanje rokov in učinkovitejše vodenje večjih projektov.

Produktivnost je več kot le zavedanje svojega časa in skrb za njegovo dobro uporabo. Gre tudi za določanje pravih prioritet, da lahko vsak dan čim bolje izkoristite. Sledite zgornjim okvirom in odlično boste začeli.

9 vsakodnevnih opravil, ki jih lahko avtomatizirate z uporabo Zapierja

Tukaj je nekaj vsakodnevnih opravil, ki jih lahko avtomatizirate brez kodiranja v Zapierju, da prihranite čas in olajšate življenje.

Preberite Naprej

O avtorju