Kako uporabiti metodo popisa obveznosti za optimizacijo upravljanja opravil

Se vam kdaj zdi, da imate toliko opravkov in premalo časa za to? Če je tako, ste verjetno v večini populacije. Ne glede na to, ali gre za službene ali domače obveznosti, vedno je treba nekaj narediti.

Morda ste preizkusili vse vrste različnih tehnik produktivnosti, da bi dosegli vrh svoje delovne obremenitve, vendar ste kljub temu neuspešni. Če pa želite izboljšati upravljanje časa in nalog, bi lahko bil vaš odgovor Popis obveznosti.

Kako deluje popis obveznosti?

Popis obveznosti je orodje za upravljanje opravil, ki vam omogoča učinkovitejše upravljanje svojega časa. Je preprosta, čeprav zahteva malo načrtovanja, da bo delovala. V bistvu ustvarite kategoriziran popis vseh svojih obveznosti in se odločite, koliko časa boste dodelili vsakemu delu.

Popis, ki ga naredite, je lahko specifičen za delo, v tem primeru bi zapisali vse različne vrste nalog, ki jih opravljate kot del svojega dela. To lahko vključuje administracijo, trženje, projekt A, projekt B in sestanke, kot primer.

Ideja je izračunati, koliko časa, v odstotkih, potrebujete, da opravite delo v vsaki kategoriji na dober standard. Če ugotovite, da vaš skupni odstotek presega 100 %, se boste morali odločiti, kaj boste odstranili iz svojega inventarja.

Povezano: Razlogi, zakaj bi morali uporabljati miselne zemljevide v vsakdanjem življenju

Popis obveznosti vam natančno pokaže, kam mora iti vaš čas in zakaj ne morete opraviti vsega. Pomaga vam očistiti svoje odgovornosti in vam omogoča, da se osredotočite na tisto, kar je mogoče in pomembno.

Ustvarite seznam obveznosti

Za začetek boste morali ustvariti seznam obveznosti, ki naj bodo kategorije nalog, ki jih opravljate. To bi moral biti podroben seznam in vključevati vse, kar morate narediti kot del svojega dela. Ustvarite lahko ločen inventar za domače obveznosti ali ga kombinirate s svojim službenim.

Trello je odlična aplikacija za ustvarjanje vašega seznama, saj lahko izdelate plošče z več seznami in si jih ogledate drug ob drugem. Če želite začeti, sledite tem korakom:

1. V Trellu na vrhu kliknite Ustvari > Ustvari tablo.
2. Poimenujte svojo ploščo in kliknite Ustvari.
3. Kliknite na Naslov na svojem prvem seznamu vnesite »Commitments«, da ga preimenujete, in pritisnite Vnesite na tipkovnici.
4. Kliknite Dodaj kartico ustvariti novo kategorijo, na primer administracija.
5. Za vsako kategorijo lahko pišete v Opis kartice katere naloge so vključene v to kategorijo.

Zdaj, ko imate svoj seznam obveznosti, lahko začnete izračunavati odstotek časa, ki ga boste potrebovali za vsako od njih. Ne bodite dragoceni glede skupnega odstotka na tej točki; samo napišite poleg vsake obveznosti, koliko časa bi razumno potrebovali, da bi to dobro opravili.

Povezano: Nasveti za upravljanje plošč Trello

Ko to storite, lahko seštejete odstotke in poiščete svoj skupni znesek. Tu večina ljudi ugotovi, da njihov skupni znesek presega 100 %.

Bodite realni glede svojega časa

Zakon odstotkov narekuje, da je 100 % vašega časa največ, kar lahko daste. Če vaše obveznosti zahtevajo več od tega, obstaja velika verjetnost, da boste slabo delovali ali pa stvari sploh ne boste izpeljali.

Kot tak se boste morali odločiti, kaj je treba odstraniti iz svojega inventarja, da boste dobro delovali in pravilno upravljali svoj čas. Lahko je težko odstraniti stvari s tega seznama, še posebej, če to pomeni opustitev projekta ali reči ne ljudem. Vendar pa je treba biti realen glede tega, kaj je mogoče na kateri koli dan ali teden.

Morda boste želeli odstraniti delovna opravila, ki:

• Preprosto lahko delegirate.
• So dodatne obveznosti, za katere nimate časa, torej konkretni projekti.
• Niso potrebne.

Če želite izbrisati kartice v Trellu, premaknite kazalec miške nad kartico in kliknite Uredi ikono in izberite Arhiv. Nadaljujte s tem, dokler vaše obveznosti ne predstavljajo 100 % vašega časa.

Povezano: Kako izpolniti roke in opraviti naloge pravočasno

Uporabite svoj inventar obveznosti za upravljanje opravil

Ko je vaš popis obveznosti dokončan in pripravljen za uporabo, je pomembno, da se držite časovnih omejitev, ki ste jih dodelili vsaki obveznosti. To je mogoče enostavno narediti z določitvijo nalog, ki temeljijo na vsaki zavezi.

Recimo, da ste 15 % svojega časa namenili administraciji, kar vključuje preverjanje e-pošte, pisanje zapiskov in zapisovanje zapisnikov sestankov. Zato bi moral skrbniški čas zavzemati le 15 % vašega delovnega časa, brez odmorov.

To lahko brezhibno upravljate v Trellu z uporabo plošče, ki ste jo že izdelali. S klikom lahko ustvarite seznam opravil na plošči Trello Dodajte še en seznam.Za vsako opravilo (kartico), ki ga dodate, lahko izberete Uredi > Uredi oznake in izberite barvo, ki bo predstavljala vsako od vaših obveznosti. Na ta način lahko spremljate, koliko časa porabite za vsakega posebej.

Če ti razporedite opravila v svoj koledar, lahko to preprosto upravljate z nastavitvijo kategorij na vašem digitalnem koledarju. V Outlooku lahko to storite tako, da izberete kategorije na traku in v Google Koledarju preprosto z desno tipko miške kliknite dogodek in izberite barvo, ki bo predstavljala to kategorijo. S tem boste dobili jasen pregled nad svojim tednom in kako se sklada z vašim inventarjem obveznosti.

Povezano: Najboljše brezplačne predloge za določanje prioritet za vaše projekte

Sčasoma boste morda opazili, da morate prilagoditi odstotke. To je lahko zato, ker ste bili preveč radodarni s svojim časom ali pa premalo radodarni. V tem primeru ponovno ocenite svoj inventar in po potrebi naredite spremembe.

Naloge pod nadzorom

S popisom obveznosti boste imeli veliko boljši vpogled v to, kako upravljate svojo delovno obremenitev. Pomagal vam bo učinkovito razvrstiti svoje odgovornosti. Zlahka je prisiliti sebe, da naredite vse, a realnost je, da tega nihče ne zmore. Namesto da bi poskušali vse stlačiti, naredite korak nazaj in poglejte, kaj je pred vami.

Postavite meje med delovnim tednom in lahko boste bolje opravljali najpomembnejše odgovornosti. Ne samo to, imeli boste delovni dokaz o tem, kje ste porabili svoj čas, in ga boste lahko po potrebi spremenili.

Asana vs. Ponedeljek: izberite Popolno orodje za upravljanje projektov

Asana in Monday sta priljubljeni orodji za vodenje projektov, toda kako se primerjata? Ugotovite, kateri je boljši!

Preberite Naprej

O avtorju