12 najboljših funkcij Microsoft Accessa za upravljanje baz podatkov

Upravljanje zbirke podatkov je lahko ponavljajoče in naporno, če ne uporabljate pravega orodja. Z Microsoft Accessom postane vzdrževanje baze podatkov o odnosih enostavno.

Preberite, če želite izvedeti več o Microsoft Accessu ter njegovih glavnih elementih in funkcijah.

Kaj je Microsoft Access?

Microsoft Access je robustno orodje za produktivnost, ki je priloženo paketu Microsoft 365. V tej zbirki podatkov lahko beležite, pregledujete, urejate in spremljate podatke. Lahko celo vzpostavite razmerje med podatki.

Poleg shranjevanja velike količine informacij omogoča enostavno pridobivanje in uporabo podatkov na različnih platformah. Microsoft Access podpira tudi integracijo z drugimi orodji za enostavno sinhronizacijo podatkov. Nekatere od njegovih glavnih komponent so tabele, obrazci, poročila in poizvedbe.

1. Pogled iz zakulisja

Pogled Microsoft Access Backstage je tisto, kar vidite, ko zaženete programsko opremo Access, vendar ne odprete baze podatkov. S pogledom Microsoft Access Backstage lahko uporabniki izvajajo številne naloge upravljanja baze podatkov, vključno z odpiranjem obstoječe baze podatkov in ustvarjanjem nove.

Njegova menijska plošča vsebuje ukaze, ki jih lahko uporabite za datoteko baze podatkov. Na traku Datoteka lahko izbirate med predlogami in ustvarite novo datoteko.

2. Zbirka podatkov

Microsoft Access je sistem za upravljanje baz podatkov (DBMS), ki vam omogoča ustvarjanje in upravljanje velikih baz podatkov. Baza podatkov vam pomaga organizirano hraniti informacije.

Datoteka baze podatkov, ustvarjena v različicah Microsoft Access 2007 ali novejših, ima pripono datoteke z imenom ACCDB, medtem ko so baze podatkov, ustvarjene v prejšnjih različicah Accessa, znane kot MDB.

Običajno so vse tabele Accessove baze podatkov skupaj z drugimi predmeti, kot so obrazci, poročila, makri in moduli, shranjene v eni datoteki.

3. Odnosi

Z vzpostavitvijo odnosov lahko ustvarite povezavo med dvema različnima tabelama. Relacija vključuje polji dveh tabel, ki vsebujeta ustrezne podatke.

Povezano: Kako ustvariti relacije med več tabelami z uporabo podatkovnega modela v Excelu

Na primer, polje ID študenta tabele s podatki o študentu se lahko poveže z istoimenskim poljem v tabeli z rezultati študentov. Relacije pomagajo preprečiti manjkajoče podatke in hitro določiti rezultate poizvedbe.

4. Primarni ključi

Ko gre za povezovanje in smiselno združevanje podatkov iz več tabel v Microsoft Accessu, morate uporabiti polje primarnega ključa. Primarni ključ ene tabele je tuji ključ v drugi tabeli. Polje primarnega ključa lahko dodate v druge tabele, da se vrnete na izvorno tabelo primarnega ključa.

5. mize

Dostopne tabele so podobne Excelovi preglednici, ki vsebuje vrstice in stolpce. Toda v Microsoft Accessu se vrstice in stolpci imenujejo zapisi in polja.

Poleg tega podatke shranjuje drugače kot preglednica. Ustvariti morate eno tabelo za spremljanje vsake vrste informacij. Ta proces se imenuje normalizacija. Pomaga se izogniti redundancam in naredi bazo podatkov prilagodljivo.

6. Obrazci

Obrazci Microsoft Access vam omogočajo ogled, vnašanje in urejanje podatkov ene vrstice hkrati. Obrazec običajno vsebuje ukazne gumbe in kontrolnike za izvajanje drugih nalog, kot je pošiljanje podatkov drugemu orodju.

Z uporabo obrazcev lahko nadzorujete, kako nekdo komunicira s podatki baze podatkov. Orodja za ustvarjanje obrazcev najdete na Ustvari zavihek menija traku za dostop. Tukaj lahko oblikujete svoj obrazec z oblikovanjem praznega obrazca. Toda najboljša možnost je, da greste skozi čarovnika za obrazce.

7. Poročila

Poročila Access lahko uporabite za oblikovanje, prevajanje in predstavitev podatkov. Na splošno vsebuje odgovore na določeno vprašanje. Kadar koli zaženite poročilo, da dobite posodobljene informacije o zbirki podatkov.

Prav tako je izvedljivo oblikovati poročilo, da predstavi podatke na najučinkovitejši način. Lahko ga formatirate za ogled, tiskanje, izvoz ali pošiljanje kot prilogo e-pošte.

Povezano: Kaj je Microsoft SharePoint? Lastnosti in prednosti njegove uporabe

8. Poizvedbe

Funkcija poizvedbe je pridobivanje podatkov, ki izpolnjujejo določene pogoje iz tabel. Uporabite ga lahko tudi za izvajanje nekaterih vnaprej določenih izračunov. V namizni aplikaciji Access lahko uporabite poizvedbe za posodabljanje ali brisanje več zapisov hkrati.

Poizvedbe so lahko dveh vrst: poizvedbe za izbiro in poizvedbe za dejanja. Medtem ko poizvedba za izbiro uporabnikom omogoča ogled, kopiranje in tiskanje pridobljenih podatkov, lahko poizvedba za dejanje izvede nalogo s podatki.

9. Makri

Makro je orodje, ki avtomatizira opravila in dodaja funkcionalnost različnim delom baze podatkov, vključno z obrazci, poročili in kontrolniki. To je program za avtomatizacijo ročnih opravil, kot so odpiranje poročila, izvajanje poizvedbe, kopiranje-lepljenje in oblikovanje tabele v Accessu, ki jih redno izvajate.

Na primer, če ukaznemu gumbu pritrdite makro, lahko zagotovite, da se makro zažene, ko kliknete ta gumb.

Povezano: Kako začeti uporabljati makre v Wordu

10. Moduli

Modul je nabor izjav in postopkov, ki dodajo funkcionalnost vaši bazi podatkov. Te izjave so sestavljene kot enota. Za pisanje modulov morate uporabiti jezik VBA.

Lahko so razredni moduli ali standardni moduli. Moduli razreda so povezani z obrazci in poročili, medtem ko standardni moduli niso vezani na noben predmet.

11. Maske za vnos

Vnosne maske označujejo veljavno obliko vaše vnosne vrednosti v polju. Vendar je ta funkcija na voljo samo za namizne baze podatkov Access.

Vnosne maske lahko zagotovijo doslednost vnesene vrednosti, zlasti v poljih, ki so občutljiva na vrednost, kot so telefonske številke in poštne številke. Vsebuje en obvezen in dva neobvezna dela, od katerih je vsak ločen s podpičjem.

12. Pravila za potrditev

Ta pravila lahko uporabite za potrditev podatkov, ki jih vnesete v bazo podatkov. Graditelj izrazov vam lahko pomaga pravilno oblikovati pravilo. Microsoft Access ima dve vrsti pravil za preverjanje veljavnosti:

Pravilo za preverjanje veljavnosti polja

Če za polje nastavite pravilo preverjanja, vam Access prepreči, da zapustite to polje, razen če vnesete veljavno vrednost. Recimo, da dodate >=#12/01/2021# v lasti Pravilo potrjevanja datumskega polja. V tem primeru morate vnesti datume samo 1. decembra 2021 in pozneje.

Pravilo za preverjanje veljavnosti zapisa

Z njim lahko nadzorujete, kdaj lahko shranite zapis. To pravilo upošteva druga polja v isti tabeli in primerja njihove vrednosti.

Microsoft Access za upravljanje relacijske baze podatkov

Ko gre za upravljanje relacijske baze podatkov, Microsoft Access ponuja brezhibno rešitev za poslovne uporabnike. Ta članek obravnava osnovne funkcije Microsoft Accessa, pri branju katerega boste imeli temeljno predstavo o orodju.

Če vas zanima, kako ustvariti preprosto bazo podatkov z uporabo Microsoft Accessa, si oglejte naslednji članek.

Kako ustvariti zbirko podatkov v Microsoft Accessu: Vodnik po korakih

Želite ustvariti preprosto bazo podatkov v Microsoft Accessu, da bi izpopolnili svoje znanje baze podatkov? Tukaj je vodnik po korakih, kako to storiti.

Preberite Naprej

O avtorju