6 naprednih funkcij Microsoft Excel, ki jih morate poznati

Čeprav je Microsoft Excel prisoten že najdlje časa, ima veliko funkcij, o katerih verjetno ne veste ničesar. Celo Microsoftovi strokovnjaki vam lahko povedo, da je z Excelom vsak dan dan učenja.

Katere so torej nekatere od teh čudovitih naprednih funkcij, ki ste jih zamudili? V tem članku bomo raziskali šest naprednih Excelovih funkcij, ki jih morate poznati, in kako lahko pomagajo povečati vašo produktivnost.

1. Mehko ujemanje

Mehko ujemanje je a Funkcija produktivnosti Microsoft Excel ki vam omogoča, da pregledate povezane elemente na različnih seznamih in jih združite, če so približno podobni.

Na primer, če izvajate anketo in imajo nekateri vnosi napake pri tipkanju, jih bo mehko ujemanje štelo skupaj s pravilno črkovanimi vnosi, dokler ostane črkovanje čim bližje pravilnemu eno.

Povezano: Kako narediti miselni zemljevid v Excelu

Če želite, da bodo vaši vnosi še natančnejši, lahko nastavite želeno raven praga podobnosti na vaše mehko ujemanje. Vendar morate vedeti, da bo funkcija mehkega ujemanja delovala samo na stolpce z besedilom. Takole lahko dobite mehko ujemanje:

1. Najprej se prepričajte, da imate nameščeno in omogočeno Fuzzy Lookup v Excelu.
2. Naslednji korak je, da svoj seznam spremenite v tabelo. To boste dosegli tako, da označite svoj seznam in pritisnete Ctrl + T.
3. Ko to storite, boste videli Orodje za mehko iskanje se prikažejo v opravilni vrstici.
4. Zdaj izberite, katero od pretvorjenih tabel želite primerjati.
5. Nato boste videli pojavno okno, v katerem boste morali izbrati Prag podobnosti želite za primerjavo - prag 0,85 ni tako slab.
6. Nazadnje izberite celico, kjer je Mehka iskalna tabela bo vstavljen, in kliknite Pojdi na Orodje za iskanje za dokončanje primerjave.

2. Novo okno in razporedi

Če vaše delo zahteva, da se ukvarjate z več delovnimi listi, potem je to funkcija, ki vam bo v pomoč. Microsoft Excel vam omogoča, da odprete različna okna in jih razporedite po želji za lažji dostop.

Ko so odprti vsi zavihki, ki jih potrebujete, in v vašem pogledu, si lahko prihranite čas in težave pri premetavanju med več okni. Prav tako bo veliko pripomoglo k zmanjšanju napak in zmede.

Povezano: Kako zaviti besedilo v Excel

Če želite uporabiti funkcijo razporeditve, morate slediti naslednjim korakom:

1. Odprite želene delovne zvezke in kliknite na delovne liste, ki jih želite odpreti.
2. Kliknite na Ogled zavihek, potem Uredi vse.
3. V pogovornem oknu, ki se prikaže, izberite možnost, ki vam najbolj ustreza.
4. Kliknite v redu.

3. Besedilo v stolpce

Torej ste spreminjali svoj delovni list, ko morate nenadoma podatke iz enega stolpca razdeliti na različne. Recimo, da želite imeti ime in drugo ime v dveh ločenih stolpcih. Zdi se naporno, kajne? Na srečo vam ni treba kopirati in prilepiti podatkovne celice za celico s funkcijo besedila v stolpec.

Povezano: Najboljši spletni tečaji za obvladovanje naprednega Excela

Omogoča vam, da ločite besedila v svojih stolpcih z razmejeno širino ali ločilom, kot so vejica, vezaj ali presledek. Torej, če imajo vnosi v vašem stolpcu kar koli od tega, vam bo ta funkcija omogočila, da del njegovih podatkov premaknete v nov stolpec.

Funkcijo besedila v stolpce uporabite tako:

1. Kliknite stolpec, ki vsebuje želeno besedilo.
2. Kliknite na podatki, nato izberite Besedilo v stolpce.
3. Pojavilo se bo pogovorno okno, ki prikazuje Čarovnik za pretvarjanje besedila v stolpce. Kliknite na Ločeno > Naslednji.
4. Izberite Ločila ki veljajo za vaše podatke. To je lahko Vesolje oz vejica.
5. Ko končate, kliknite na Naslednji in izberite podatke Destinacija na vašem delovnem listu.
6. Nato kliknite na Končaj.

Upoštevajte, da je ta funkcija praktična tudi za druge podatke, kot so datumi ali serijske številke. Ključno je zagotoviti, da so vsi delilniki na pravem mestu, preden poskusite razdeliti podatke.

4. Uvoz statističnih podatkov s spletnih mest

Prenos podatkov z določenega spletnega mesta na vaš Excelov list je lahko tudi bolečina, vendar ne več. S funkcijo uvoza statistike je vse tako preprosto. Tukaj je tisto, kar morate storiti, da zaženete to funkcijo.

Najprej morate odpreti Excelov list, v katerega želite uvoziti podatke.

1. Kliknite na Mapa, in v spustnem meniju izberite Odprto. Nato izberite Dodajte mesto. Ko to storite, se prikaže pogovorno okno z vprašanjem, katere datoteke želite uvoziti v Excel.
2. Pojdite navzdol do vrstice z vprašanji, dodajte URL mesta, s katerega želite uvoziti podatke, in kliknite Odprto. Trajalo bo sekundo ali dve, nato pa se bo odprlo drugo pogovorno okno, v katerem boste morali vnesti varnostni ključ sistema Windows. To se zgodi, če ima računalnik, ki ga uporabljate, geslo za prijavo, ko zaženete Windows.
3. Zato vnesite svoje uporabniško ime za Windows, geslo za prijavo in kliknite v redu.

5. Odstrani podvojene funkcije

Zadnja stvar, ki jo želite pri delu s podatki, je redundanca. Na žalost lahko po prenosu podatkov iz enega stolpca v drugega ali z drugega mesta tvegate, da se bodo stvari ponovile. Da bi se temu izognili, lahko uporabite funkcijo Odstrani dvojnike v Excelu.

1. Izberite tabelo in nadaljujte z Zavihek Podatki, da to storite.
2. Tukaj kliknite na Odstranite dvojnike. To bo pozvalo, da se odpre okno. Pojavno okno bo vprašalo, katere stolpce in vrstice želite skenirati za dvojnike. Vnesite potrebne stolpce in vrstice in Excel bo počistil vaše kopije.

6. Seznami po meri

Seznami po meri so učinkovit način za preprečevanje dolgočasnega vnosa podatkov in tveganja napak. Ustvarjanje seznama po meri pred časom vam omogoča dodajte spustni izbor ali uporabite Excelovo funkcijo samodejnega izpolnjevanja, kar vam prihrani čas.

Povezano: Excelove formule, ki vam bodo pomagale rešiti resnične težave

Nekaj ​​primerov vključuje seznam izdelkov, zaposlenih ali lokacij po meri. Uporabite lahko tudi Excelove sezname po meri, kot so dnevi v tednu ali meseci v letu. Če želite uporabiti Excelovo funkcijo samodejnega izpolnjevanja, lahko preprosto vnesete eno besedo in povlečete ročico za polnjenje, da dokončate ostalo.

Excel vam omogoča uporabo vašega seznami po meri v kateri koli Excelovi preglednici ali delovnem zvezku s klikom na Kartica datoteke > Opcije > Napredno > Uredite sezname po meri v sistemu Windows in Excel > Nastavitve > Seznami po meri na Macu.

Uporabite te nove trike za lastništvo Microsoft Excela

Če ste velik oboževalec Microsoft Excela, je za vas dobra novica; ne morete izčrpati njegovih čudovitih lastnosti! Čeprav se to morda sliši zastrašujoče, ne pozabite, da vsi obstajajo, da bi vam olajšali in naredili delo bolj produktivno. Še več, ni se vam treba naučiti vseh v enem dnevu.

Ne pozabite vaditi vsak dan in kar najbolje izkoristiti funkcije v tem članku. Če jih uporabljate pogosto, jih boste imeli v kratkem času na dosegu roke!

Kako uporabljati sledenje spremembam v Microsoft Excelu

Za spremljanje sprememb na delovnem listu, ki jih morajo posodobiti ali pregledati drugi, lahko uporabite Excelovo možnost Sledenje spremembam. Evo kako!

Preberite Naprej

O avtorju