8 naprednih funkcij zbirke podatkov o ideji, ki bi jo morali uporabljati

Morda uporabljate strani Notion za ustvarjanje zbirk podatkov brez kode s pomočjo funkcij Notion, kot so seznam, tabela, galerija, koledar in tabla. Vendar pa lahko funkcije baze podatkov naslednje stopnje Notion povečajo vaše naloge, upravljanje virov in splošno produktivnost projekta.

Te funkcije na visoki ravni vam ne omogočajo samo organiziranja projektnih podatkov v bazah podatkov. Podatke lahko razrežete na kocke ali uporabite formule za odkrivanje vzorcev. Preberite, če želite izvedeti več o teh naprednih funkcijah in njihovih prednostih.

1. Upravljanje lastnosti baze podatkov

Organiziranje velike zbirke podatkov postane enostavno s funkcijo lastnost podatkov Pojem. Za namene klasifikacije morate dodati novo lastnost podatkov. Dodajanje lastnosti podatkov daje tudi nov kontekst podatkom. Dodate lahko na primer lastnosti baze podatkov, kot so lastniki opravil, roki, zadnji urejeni časovni žigi, ustrezni URL-ji itd.

Lastnosti baze podatkov lahko uporabite tudi za delo s podatki. Na primer, če imajo podatki več lastnosti, kot so besedilo, številka, oseba, e-pošta in telefon, se bodo prikazali v različnih scenarijih, če izberete ustrezno lastnost filtriranja.

Obstajata dve vrsti lastnosti baze podatkov, in sicer osnovne in napredne lastnosti. Med 12 osnovnimi lastnostmi so najpogostejše E-pošta, Telefon, Besedilo, URL, Datum ter Datoteke in mediji. Nasprotno, Formula, Relation in Rollup so pogosti med skupnimi sedmimi naprednimi lastnostmi.

Notion vam omogoča upravljanje lastnosti na več načinov, kot so dodajanje nove, brisanje obstoječe, skrivanje, prikazovanje in preureditev.

Povezano: SQL vs. NoSQL: Katera je najboljša zbirka podatkov za vaš naslednji projekt?

2. Filtri baz podatkov

Ko svojemu naboru podatkov dodate nekaj lastnosti, lahko filtrirate zbirko podatkov, da se osredotočite na določen razdelek. Izbrati boste morali lastnost filtra. Funkcija filtra deluje na logiki, ki ima ali nima.

Ustvarite lahko nov filter iz Dodajte filter možnost za Filter meni nad bazo podatkov. Ustvarite lahko zapletene ali preproste filtre, odvisno od strategije pridobivanja podatkov.

Možno je, da boste morali isti filter uporabiti večkrat. Prav tako lahko kopirate bazo podatkov in ustvarite novo za ta pogled filtra, da prihranite čas.

Ustvarite lahko ugnezdene filtre do treh slojev. Ugnezdeni filtri vam omogočajo tudi dodajanje IN in ALI logika. The Dodajte skupino filtrov možnost iz Filter meni vam omogoča ustvarjanje ugnezdenih filtrov.

3. Razvrščanje baz podatkov v realnem času

Svoje podatke, povezane z različnimi lastnostmi, lahko organizirate v naraščajočem in padajočem vrstnem redu z uporabo funkcije Razvrsti v Notion. Razvrščanje je še posebej koristno za naročanje podatkov, vsebine ali nalog glede na znane vrste lastnosti.

Recimo, da želite vedeti o prednostnih nalogah dneva. Svojo tabelo opravil lahko razvrstite po prioriteti, da ugotovite, katera opravila potrebujejo takojšnjo pozornost. Uporabite lahko tudi druge funkcije razvrščanja, na primer po abecedi, nazadnje urejeno itd.

Funkcija Sort uporablja drugačno logiko razvrščanja lastnosti, odvisno od vrednosti lastnosti. Lastnosti Besedilo in Ime bodo na primer prikazale možnost razvrščanja po abecedi. Po drugi strani pa bo lastnost števila ponujala samo številčno razvrščanje.

4. Uporabite odnose z bazo podatkov

Funkcija Relation v Notionu prihrani vaš čas, saj zmanjša napor za upravljanje več baz podatkov za kateri koli projekt. Povezuje vse baze podatkov, tako da lahko pridobite potreben vpogled iz katere koli baze podatkov istega projekta.

Poleg tega lahko izvedete globalno analizo podatkov tako, da povežete vse baze podatkov iz različnih oddelkov. Uporaba odnosov baze podatkov v Notionu je precej preprosta in ne vključuje nobenega kodiranja. Ustvarite popolno relacijsko bazo podatkov brez kode na Notionu v samo nekaj klikih:

1. Preprosto dodajte a razmerje lastnost v bazi podatkov, kamor želite povezati druge baze podatkov.
2. Notion vam pokaže razpoložljive zbirke podatkov, ki jih lahko izberete.
3. V razdelku vrednosti lastnosti izberite podatkovno vrstico, ki jo želite povezati s trenutno izbranimi podatki.

Povezano: Kako ustvariti relacije med več tabelami z uporabo podatkovnega modela v Excelu

5. Združeni podatki z uporabo zbirnih podatkov

Rollup je še ena pomembna funkcija, ki vam pomaga pridobiti bistvene podatke v vseh povezanih zbirkah podatkov Notion. Na primer, lahko uporabite funkcijo združevanja, da ocenite skupni čas dokončanja projekta, ne da bi ročno šteli povezana opravila.

Rollup ponuja tudi druge izračune, kot so Preštej vse, Preštej vrednosti, Štej prazno, Odstotek ni prazen itd. Podobno kot funkcija Relation je tudi Rollup funkcija brez kode. Zbor lahko ustvarite v samo treh korakih, in sicer z izbiro relacije, lastnosti in izračuna.

Močna lastnost Notiona je povezovanje baze podatkov. Funkcija povezane baze podatkov vam omogoča, da prikažete kos podatkovne tabele v različnih delovnih prostorih. Če imate na Notionu različne timske delovne prostore, je to popolna funkcija za predstavitev nalog na ravni ekipe.

V povezani zbirki podatkov lahko uporabite tudi ločene filtre, ne da bi naredili kakršne koli vizualne spremembe v nadrejeni zbirki podatkov. Uporabite lahko tudi funkcije razvrščanja. Povezane baze podatkov prikazujejo dvosmerni delček nadrejene baze podatkov. Povezana baza podatkov pridobi svoje podatke iz istega vira, vendar ima različne poglede, vrste in filtre.

Če naredite kakršne koli spremembe na ravni vsebine ali lastnosti znotraj katere koli od povezanih baz podatkov, bo te spremembe odražala tudi vsebina izvorne baze podatkov.

7. Izračuni in funkcije

Baza podatkov Notion vam omogoča dostop do preprostih in zapletenih matematičnih izračunov. Ustvarite lahko svojo formulo in jo izvedete v svoji bazi podatkov za ustvarjanje poročil ali napovedi za svoje projekte.

V bazo podatkov morate dodati lastnost Formula. Nato lahko izvajate vse vrste funkcij in izračunov, tako da vključite druge lastnosti baze podatkov. Ko dodate Lastnost formule, lahko kliknete katero koli vrstico, da se prikaže Formula meni. Ta meni ima razdelke, kot so Lastnosti, Konstante, Operatorji in Funkcije.

8. Predloge baz podatkov

Predloge baz podatkov odpravljajo težave pri vnosu podatkov in vas naredijo bolj produktivne pri delu z bazami podatkov Notion. Te predloge zagotavljajo, da vi ali člani vaše ekipe sledite enotni strukturi vnosa podatkov.

Predlogo baze podatkov lahko ustvarite enkrat za določene podatke, kot so oddaja poročil o napakah, prošnje za sestanke, osebni dnevniki itd. Za redno delo preprosto izberite to predlogo in vnesite samo podatke. Lastnosti in strukture se bodo samodejno prikazale v predlogah baze podatkov.

Izvlecite bistvene vpoglede iz svoje zbirke podatkov

Zdaj, ko poznate nekatere funkcije na visoki ravni sistema zbirke podatkov Notion, jih lahko brez težav uporabite na svojih straneh in wikijih Notion. To so ključna orodja za povezovanje nizov podatkov in ustvarjanje vzorcev za ugibanje prihodnjega ukrepanja.

Ne dovolite, da vaša zbirka podatkov Notion postane še en element v vašem tehnološkem skladu. Z bazami podatkov manipulirajte tako, kot želite dodati vrednost svojim ciljem agilne produktivnosti.

9 najboljših orodij za agilno produktivnost za oddaljene in hibridne ekipe

Želite vedeti, katero orodje za agilno upravljanje projektov je primerno za vašo ekipo? Poiščite na tem seznamu najboljših orodij za agilno produktivnost.

Preberite Naprej

O avtorju