Kako ustvariti profesionalni račun iz nič: 5 preprostih korakov

Izdajanje računov je bistveni del samostojnega dela. To je dokaz vašega trdega dela in časa, ki ste ga vložili v pomoč svojim strankam s svojimi izjemnimi storitvami. Čeprav je izdajanje računov mogoče avtomatizirati, morda ne boste imeli dovolj proračuna za drago računovodsko programsko opremo.

Poleg tega uporaba istih starih predlog računov, ki jih uporabljajo vsi drugi, ne bo pomagala vaši blagovni znamki izstopati. V tem članku se boste naučili, kako ustvariti račun iz nič za obračunavanje vašim strankam – račun, ki je edinstven za vas in predstavlja vašo blagovno znamko.

1. korak: Ustvarite seznam bistvenega

Račun vsebuje naslednje bistvene podrobnosti:

1. Poslovni podatki obeh strani: E-pošta, telefonske številke, naslovi itd.
2. Številka računa: Edinstvena številka za identifikacijo računa (primer: #1001).
3. Datum izdaje: Datum, ko ste izstavili račun.
4. Datum zapadlosti: Datum, do katerega naj bi vam stranka plačala.
5. Opis: Stolpec, ki vsebuje vse storitve, ki ste jih zagotovili stranki.
6. cena: Vaši stroški na enoto vsake opravljene storitve.
instagram viewer
7. količina: Število enot vaše storitve, ki jih je stranka kupila (primer: 10 artiklov).
8. Skupaj: Skupni strošek vsakega dostavljenega artikla storitve, to je cena, pomnožena s količino.
9. vmesni seštevek: Skupni stroški vseh postavk storitev skupaj pred prilagoditvami.
10. davek: Davek, ki ga mora plačati stranka (če obstaja) ob nakupu vaših storitev. Posvetujte se s svojim računovodjo, da vas vodi skozi ta postopek.
11. Dolžni znesek: Končni strošek, ki ga bo stranka nosila v zameno za vaše storitve po vseh prilagoditvah.
12. Podatki o plačilu: Vsi načini plačila, ki jih sprejemate, vključno s podatki o vašem računu.
13. Pogoji: Pogoji, o katerih ste se vi in ​​vaša stranka dogovorili pred sklenitvijo posla.

Tu je namig: dobro je, da v svoj račun vključite majhno gesto hvaležnosti. Nekaj ​​tako majhnega, kot je »Hvala za vaše podjetje«, doda vašemu računu veliko osebnosti. Vaši stranki da vedeti, da se veselite ponovnega poslovanja z njimi.

Prav tako bodite previdni pri dajanju popustov. Samostojni podjetniki novinci so pogosto v skušnjavi, da bi svojim strankam dali velike popuste v upanju, da bodo ostale. Toda to lahko povzroči nasproten učinek, ker lahko stranke vašo prvotno ceno zaznajo kot napačno predstavitev vrednosti, ki jo dajete.

Povezano: Stvari, ki jih stranke iščejo pri zaposlovanju samostojnih delavcev

2. korak: dodajte identifikatorje blagovne znamke

Kar loči odličen račun od povprečnega, je, kako dobro je zasnovan. Slednji lahko vsebuje vse bistvene dele, vendar je videti neverjetno dolgočasen in nenavdušujoč. Če je opravljeno pravilno, lahko vaš račun deluje kot subtilno marketinško orodje poleg pravnega dokumenta.

To lahko storite z identifikatorji vaše blagovne znamke, kot so vaš logotip, tipografija in barve blagovne znamke. S pametno kombinacijo barve, pisave in sintakse lahko vplivate na razpoloženje vaše stranke, ko pogleda vaš račun, in usmerite njeno pozornost na najpomembnejše dele.

Povezano: Kako ustvariti barvno paleto po meri v Adobe Photoshopu

3. korak: dokončajte postavitev svoje predloge

Ko končate z dodajanjem identifikatorjev blagovne znamke, je naslednji korak dokončanje postavitve računa. To pomeni, da vse uredite tako, da se vsi elementi računa dopolnjujejo. Cilj tukaj je ustvariti predlogo po meri, ki jo je mogoče uporabljati neomejeno.

Dobra predloga je tista, ki je organizirana, lepa, natančna in neskončno uporabna. Ne skrbite, za to vam ni treba biti grafični oblikovalec. Dovolj je že osnovno razumevanje oblikovanja in radovednost do eksperimentiranja. Za navdih si lahko ogledate tudi predloge na spletu.

Povezano: Osnovni elementi oblikovanja in kako jih uporabiti

Ko že govorimo o oblikovalcih, je lahko dobra ideja, da za ta proces najamete enega. Pomagajo vam lahko uporabiti identifikatorje vaše blagovne znamke na način, ki si ga morda niste predstavljali, in bolje urediti svoj račun. Navsezadnje je enkratno najem nekoga veliko ceneje kot plačilo redne naročnine za računovodsko programsko opremo.

Ne pozabite, da naj bi bila vaša predloga mešanica dizajna in podatkov. To pomeni, da mora natančno prikazati vse potrebne podrobnosti vašega računa in še vedno videti predstavljivo. To je običajno težko doseči v prvem poskusu, zato se ne bojte zamočiti; učijo s poskusi in napakami.

4. korak: Izpolnite podrobnosti in preverite napake

Podatki v računu so zelo pomembni, tako s pravnega kot s strokovnega vidika. Račun, ki vsebuje napačne informacije, je takojšnja rdeča zastava za stranke in lahko škodi ali celo prekine vaš odnos z njimi.

Tri stvari, na katere morate biti pozorni, so končni dolgovani znesek, načini plačila in dogovorjeni pogoji. Ne pozabite, da nihče ne mara presenečenj na računu. Lažje ko vam strankam omogočite plačilo, večja je verjetnost, da boste pravočasno prejeli plačilo.

5. korak: Pošljite račun svoji stranki

Ko je vse nastavljeno (menda po številnih revizijah), pošljite račun svoji stranki. Prepričajte se, da niste uporabili formatov dokumentov, ki jih je mogoče urejati, kot je .docx, in se raje odločili za .png ali .pdf. Prvi dodaja zmedo in nezaupanje v trgovino, če katera koli stran pozneje spremeni dokument.

Povezano: Stranka rdeče zastavice, ki se jih mora zavedati vsak samostojni delavec

Če pošiljate račun novi stranki in ne veste, kaj napisati v e-poštno sporočilo, uporabite to predlogo:

Živjo [stranka],

Hvala, ker ste izbrali [ime vašega podjetja] za svoje zahteve. Temu e-poštnemu sporočilu je priložen vaš račun za delovne artikle, dostavljene na/v [času dostave dela].

Sporočite nam, če imate kakršne koli dvome ali potrebujete pojasnila o nečem, z veseljem vam bomo pomagali. Veselim se prihodnjih sodelovanj.

Ustvarite nepozaben račun

Morda mislite, da se porabiti čas za oblikovanje računa ni vredno, ker navsezadnje za to niste plačani. Zakaj bi se torej trudili z ustvarjanjem predloge po meri, če pa lahko uporabite že pripravljeno?

Čeprav je to res, upoštevajte, da je račun po meri subtilno, a močno marketinško orodje. Ne samo, da kaže na kompetentnost in strokovnost, ampak tudi pušča pečat vaše blagovne znamke na vsaki novi stranki – in vas naredi nepozabne.

Kako postati uspešen samostojni delavec: 8 osnovnih veščin

Želite vedeti, kako postati uspešen svobodnjak? Tukaj je nekaj ključnih veščin, ki jih boste potrebovali!

Preberite Naprej

O avtorju