12 najboljših načinov za povečanje učinkovitosti vodenja projektov

Če ste del ekipe za vodenje projekta, ni zgornje meje produktivnosti. Vedno obstaja nekaj možnosti za izboljšanje vaše učinkovitosti.

Čeprav vam lahko pomagajo različna orodja, bi morali vsi, ki so vključeni v projekt, upoštevati nekatere metode, da bi nalogo uspešno opravili. Danes uporabite naslednje prakse, da izboljšate svojo učinkovitost med delom na projektu.

1. Faza načrtovanja je ključnega pomena

Načrtovanje je ključno za vodenje projektov. Skrbno načrtovan projekt ne bo zagotovil le njegovega uspeha. Prav tako bo potrdilo, da vsak član ekipe opravi pravo nalogo ob pravem času.

V tej fazi upoštevajte vse zahteve stranke, da ustvarite posebne cilje.

Nato nadaljujte z orisom svojih nalog in jih razporedite med soigralce. Preden dodelite naloge članom ekipe, preverite, ali so zadovoljni s svojimi vlogami.

Povezano: Najboljše brezplačne aplikacije za načrtovanje opravil

2. Učinkovita komunikacija

Šele ko je komunikacija med deležniki jasna, lahko delate s popolno učinkovitostjo. Prepričajte se, da so člani projekta na isti strani s strankami in njihovimi soigralci.

Glede na zahteve projekta se lahko zanesete na sinhronizirano komunikacijo ali komunikacijo v realnem času. Ne glede na to, ali komunicirate verbalno ali neverbalno, mora biti korespondenca jasna.

Vsaka napačna komunikacija lahko škodi vaši produktivnosti in povzroči zamudo pri projektu. Lahko uporabite Ohlapnost za pregledno in dokumentirano komunikacijo.

3. Ustvarite zbirko znanja

Tudi če imate nemoteno komunikacijo med kolegi, bo več soigralcev, ki nekoga prosijo za iste informacije, kontraproduktivno. Če želite, da bo postopek izmenjave podatkov lahek, ustvarite bazo znanja ali podatkovno središče v aplikacijah, kot je Bitrix24.

Zberite vse zahtevane podatke in navodila v zbirki znanja in ponudite dostop do nje vsakemu članu projekta. Ustvarite lahko tudi pojasnjevalne videoposnetke za usposabljanje za pomoč novim članom projekta brez izgubljanja časa.

4. Upravljanje in načrtovanje projektnega časa

Čas je ključno bistvo projekta. Zaradi zamud pri projektih lahko izgubite dragocene in dolgoročne stranke. Zato morate na začetku projekta ustrezno predvideti čas, da zagotovite popolno učinkovitost ekipe.

Uporabi Pravočasno aplikacijo za beleženje časa, ki ga potrebujete za dokončanje vsakega mejnika in naloge. Poleg sledenja učinkovitosti in produktivnosti vam lahko aplikacija pomaga tudi pri zagotavljanju računov strankam.

5. Naj bodo projektne datoteke dostopne

Vsak projekt vključuje ustvarjanje in skupno rabo na stotine dokumentov in papirologije. Nekateri dokumenti potrebujejo tudi sodelovanje v realnem času. Član ekipe, ki čaka na dovoljenje za dostop do datoteke, bo prispeval le k zamudam in neučinkovitosti.

Uporabite lahko kateri koli sistem za upravljanje vsebine, kot je Microsoft SharePoint ki vam omogoča shranjevanje v eno centralno skladišče. Prepričajte se, da ima sistem funkcije, kot so različne ravni dovoljenj, nadzor različic in možnost revizije.

6. Pripravite se na obvladovanje tveganj

Noben projekt ni brez potencialnih tveganj. Neupravičene težave sredi projekta lahko ovirajo učinkovitost. Zato je pred delom na projektu obvezno opraviti postopek ocene tveganja.

Z Aplikacija SWOT, lahko prepoznate tveganja in razumete škodo, ki jo lahko povzročijo. Pogovorite se s prejemniki, da poiščete rešitev za obvladovanje tveganja, če do njega pride.

7. Dokumentirajte vse podatke

Dokumentacija vam pomaga povečati odgovornost in učinkovitost ekipe. Ste se udeležili srečanja v Zoomu? Pošljite beležko sestanka v pisni obliki. Ste sprejeli odločitev ustno? To dokumentirajte v e-pošti in pošljite vsem vpletenim.

Dokumentacija vam pomaga ugotoviti izzive, s katerimi se ekipa sooča med projektom. Ti bodo služili tudi kot vodilo za vaše prihodnje projekte. Lahko uporabite Asana sistem za komentiranje nalog za sistematično shranjevanje vseh informacij, povezanih z določeno nalogo.

8. Projektno ekipo izberite pametno

Številni ljudje so morda del vaše organizacije, vendar morate sprejeti, da niso vsi primerni za vsak projekt. Različni projekti zahtevajo različne veščine in izkušnje. Zato jim bo izbira pravih ljudi za projekt pomagala vložiti največ truda.

Če najamete ustvarjalnega pisca za projekt pisanja tehnične vsebine, ne bo mogel učinkovito delati, tudi če želi. Izbira prave osebe bo zagotovila, da lahko izkoristimo svoj talent.

9. Nagradite nastopajočega člana ekipe

Pravočasno doseganje majhnih mejnikov utira pot do pravočasnega zaključka celotnega projekta. Le motivirana in produktivna ekipa vam lahko pomaga doseči mejnike in cilje projekta.

Čeprav je vsak plačan za svoje delo, lahko nagrade in spoštovanje zagotovo navdihnejo osebo, da dela bolje. Z nagrajevanjem članov ekipe ob doseganju mejnika ne bo samo prejemnik motiviran, ampak se bodo tudi drugi člani ekipe trudili, da si naslednjič prislužijo nagrado.

10. Bodite odprti za povratne informacije in predloge

Konstruktivne povratne informacije soigralcev vam lahko pomagajo najti šibke točke, ki se jih ne zavedate. Če resno želite izboljšati svojo produktivnost, morate biti pozitivni do kritik in predlogov. Povratne informacije različnih ljudi vam bodo pomagale izboljšati sebe.

Če želite diskretno zbirati povratne informacije, je dobra ideja ustvariti anonimni obrazec za anketo. Obrazec za anketo lahko izdelate brezplačno Google Obrazci in razdeli svojo povezavo med kolege. Lahko delijo svoje povratne informacije in predloge, ne da bi razkrili svojo identiteto.

Povezano: Google Obrazci vs. Microsoft Forms: Katerega bi morali uporabiti?

Avtomatizacija nalog upravljanja projektov lahko večkrat izboljša učinkovitost. Uporabite lahko vsa orodja za vodenje projektov, ki so na voljo na trgu. Preden se odločite zanjo, se prepričajte, da lahko aplikacija izpolni tisto, kar zahteva vaš projekt.

Če se vaša ekipa na primer ukvarja z razvojem programske opreme, boste morda želeli izbrati orodja, ki podpirajo agilno vodenje projektov. Danes večina projektov zahteva, da ste na voljo na poti. Zato morajo imeti orodja, ki jih izberete za projekt, mobilno različico.

12. Spoznajte svojo produktivnost in improvizirajte

Nenazadnje bi morali nenehno spremljati svojo produktivnost, da bi spoznali svoje pomanjkljivosti in jih izboljšali. Uporaba robustnega orodja za upravljanje opravil, kot je Trello vas bo obvestil o poteku posameznih nalog in celotnega projekta.

Hkrati vam lahko aplikacije pokažejo učinkovitost posameznih članov s primerjavo ur, ki jih porabijo za dosego cilja. Lahko izvedete tudi samooceno, da ugotovite področja, ki jih je treba izboljšati.

Učinkovito dokončajte svoje projekte

Zdaj, ko poznate nekaj najboljših metod za povečanje učinkovitosti, bi moralo njihovo izvajanje pokazati večjo produktivnost. Sodobni projekti od članov ekipe zahtevajo največjo učinkovitost.

Koristno je zgraditi kulturo nenehnega učenja, da svojo ekipo pripravite na izzive prihodnjih projektov. Izpostavite člane svoje ekipe interni bazi znanja ali spletnemu učenju vodenja projektov v obojestransko korist.

8 najboljših spletnih tečajev za vodenje projektov

Če se želite izpopolniti in se naučiti nekaj novega, je tukaj osem najboljših brezplačnih in plačanih spletnih tečajev za vodenje projektov.

Preberite Naprej

O avtorju