Kako ustvariti rok, ki vam bo dejansko ustrezal

Roki bi morali biti bolj motivacijski in manj stresni, ne obratno. Razen če vam rok ne more prinesti najboljšega v določenem času, ni uporabno. Zato morate biti previdni pri določanju roka za projekt.

Nadaljujte z branjem tega članka, če želite izvedeti, kako lahko ustvarite rok, ki se ga lahko držite.

1. Upoštevajte cilje in smernice projekta

Če želite ustvariti rok za projekt, na katerem delate vi ali vaša ekipa, morate biti jasni glede ciljev projekta. Poleg širših ciljev bi moralo obstajati tudi nekaj posebnih smernic.

Upoštevajte vse to, da boste razumeli predviden čas dokončanja ob upoštevanju pravil in predpisov. Prav tako se prepričajte, da so vsi seznanjeni s smernicami in cilji predmeta sodelovanja, preden začnete s projektom.

2. Razdelite nalogo na manjše enote ali podnaloge

Če želite ustvariti rok za projekt, ga morate razdeliti na več manjših kosov. Te manjše porcije so znane tudi kot naloge in podnaloge. Kasneje ustvarite ločene roke za vsako najmanjšo enoto opravil.

Upoštevajte tudi odvisnosti nalog, preden določite končni rok za celoten projekt. Rok za samostojne naloge postavite prej, za odvisne naloge pa pozneje.

Soigralcem razložite odvisnosti. Tako bodo razumeli razloge za različne roke za posamezne naloge.

3. Vzemite si dovolj časa, da ustvarite rok

Določitev roka projekta ni nič manj pomembna od drugih nalog, ki so vključene v to. Zato nikoli ne hitite z določitvijo roka. Morda vas nevede prisili, da ustvarite nerealno, kar boste zagotovo zamudili.

Vedno si vzemite dovolj časa, ko določite rok. Poskrbite, da ne zamudite nobene ključne točke, ko se mudite.

4. Razmislite o možnih razlogih za zamudo pri projektu

Zamude pri projektih so v teh dneh postale povsem običajne. Skoraj vse ekipe imajo evidenco o oddaji projektov po preteku roka. Če se je podobno zgodilo tudi vaši ekipi, ugotovite razlog za zamudo projekta.

Če je zadnjič zamudo pri projektu povzročil nerealni rok, imejte bolj svoboden rok za naslednji projekt. V primeru kakršnih koli drugih razlogov nastavite rok, ko boste imeli dovolj časa, da odpravite to težavo, če se ponovi.

Če nimate neposrednih izkušenj z zamudo pri projektu, razmislite o pogostih možnih vzrokih in določite rok, da se jim vsem izognete.

5. Pazite na nasprotujoče si prioritete

V tem konkurenčnem svetu večina ljudi dela na več projektih hkrati. Zaradi teh nasprotujočih si prednostnih nalog lahko vaši roki postanejo nedosegljivi. Da bi se temu izognili, preverite delovno pasovno širino vsakega člana ekipe do roka vašega projekta.

Po upoštevanju prednostnih nalog vsakega člana projekta lahko določite izvedljiv rok. Morda boste morali odstraniti nekatere člane iz projekta in zaposliti nove ljudi, da dokončajo projekt v predvidenem času, ki ga zagotovi naročnik.

Povezano: Najboljše tehnike za samostojne delavce za brezplačno razvrščanje nalog

6. Pridobite mnenje zainteresiranih strani

Uspešen projekt zahteva sodelovanje vseh vpletenih, vključno s tretjimi ponudniki. Ni prijetno, če sredi projekta ugotovite, da eden od vaših vitalnih virov zaradi dopusta ni na voljo.

Zato morate od vseh deležnikov projekta pridobiti mnenja o roku. Določite okvirni rok in vprašajte, ali se jim zdi rok primeren v primerjavi z njihovo delovno obremenitvijo in prednostnimi nalogami. Morda imate tudi več sestankov s svojo stranko, preden dokončno določite rok.

7. Spoznajte svojo idealno raven stresa

Strinjati se morate, da idealna količina stresa vedno deluje kot motivacija. Ko torej rečemo, da roki ne bi smeli biti stresni, to ne pomeni popolne odstranitve nujnosti. Vsak rok, ki ga ustvarite, mora vključevati zmerno raven stresa. Mentalno vas bo vzbudilo ali navdihnilo, da dokončate delo.

Idealna raven stresa je odvisna od osebe in težavnosti naloge. Torej, določite rok ob upoštevanju prave stopnje stresa, ki vam ne omogoča le pravočasnega dokončanja naloge, ampak tudi prinaša najboljše iz vas.

Povezano: Veščine samoupravljanja, ki jih je treba pridobiti za osebno in delovno-življenjsko produktivnost

8. Dodeli dodaten čas za spremembo obsega

Ne glede na to, ali delate za stranko ali na internem projektu za svojo organizacijo, se lahko zgodi sprememba obsega. Ker ni mogoče predvideti povečanja obsega, je bolje imeti za to nekaj časa pri načrtovanju roka.

Ekipa se lahko sooči s spremembo obsega projekta na kateri koli točki napredka. Zato vzemite nekaj časa za prilagoditev obsega, medtem ko ustvarjate rok. Svoji stranki lahko tudi razložite, da ste za ta namen prilagodili nekaj dodatnega časa.

9. Bodite pripravljeni na težave v zadnjem trenutku

Nihče ne želi zamuditi roka. Zato upoštevajte vse možnosti, ki lahko povzročijo zamudo pri vašem projektu, vključno s težavami v zadnjem trenutku. Včasih lahko soigralci počakajo do zadnjega dne, da dokončajo dodeljeno nalogo.

Zadnji dan lahko pride do izrednih razmer – nekdo lahko zboli ali ima težave z računalnikom ali internetno povezavo. Da bi se izognili takšnim težavam, ki se jim je mogoče izogniti, ustvarite mehki rok en ali dva dni pred prvotnim rokom.

Ko vsak odda svoje delo pred rokom, lahko oddaja projekta poteka pravočasno. Če nekdo zamudi mehki rok, lahko nalogo prenesete, da jo dokonča v roku. To vas bo rešilo pred nepričakovanimi zamudami pri projektu.

10. Naj bo rok dosegljiv

Ko upoštevate vse zgornje dejavnike, bi morali določiti dosegljiv rok. Ko dokončno določite soigralce in imate popolno predstavo o njihovi razpoložljivosti in prednostnih nalogah, morate brezhibno določiti datum poroda, ki je vsem všeč.

Če ste v dvomih, se obrnite neposredno na svoje kolege, da pojasnijo. Orodja za upravljanje projektov vam lahko pomagajo spremljati napredek projekta in razpoložljivost virov, če morate prestaviti.

Dokončajte naloge pred rokom

Samo dosegljiv rok lahko zagotovi, da lahko nalogo dokončate v roku.

Ne pozabite upoštevati nasvetov, opisanih v tem članku, pri ustvarjanju roka, da bo realističen. Svoj projekt lahko tudi vrnete na pravo pot v primeru kakršnih koli nepričakovanih okoliščin.

Kako hitro spraviti odloženi projekt nazaj na pravo pot

Tukaj je deset učinkovitih načinov, kako spraviti časovni okvir projekta z zamudo, kar vam omogoča, da projekt dokončate pravočasno.

Preberite Naprej

O avtorju