Kako uporabljati Microsoft Outlook za upravljanje projektov

Če vi ali vaše podjetje že uporabljate Microsoft Outlook kot e-poštno aplikacijo, je dobro, da ga uporabite kot popolno orodje za upravljanje projektov. Zakaj bi uporabljali še eno zajetno programsko opremo z neznanim vmesnikom, ko lahko seznamom opravil v Microsoft Outlooku dodelite opravila, nastavite opomnike in roke?

Povečanje vaše produktivnosti je z Microsoft Outlookom enostavno. Na voljo je s številnimi uporabnimi orodji, ki vam pomagajo kategorizirati projekte, jih označiti in narediti še veliko več. Oglejmo si, kaj vse lahko storite z Microsoft Outlookom kot orodjem za upravljanje projektov.

1. Dodeli naloge

Če delate z majhno ekipo, je dodeljevanje nalog preprosto in brez napora, ko uporabljate Microsoft Outlook. Pojdi do Narediti na levi plošči in nadaljujte Dodajte nalogo.Ko dodate nalogo, kliknite z desno tipko miške in izberite Iz tega opravila ustvarite nov seznam.

Ko naredite seznam opravil, z desno tipko miške kliknite in izberite Delite seznam. Imeli boste možnost Ustvari povezavo za povabilo

za osebe, ki dovolijo ljudem, da se pridružijo in urejajo ta seznam opravil. Ta funkcija je izjemno uporabna za razvrščanje projektov znotraj majhne ali srednje velike ekipe.

2. Dodajte vzdevek e-pošte

Delovne posodobitve in projektna komunikacija se lahko izgubijo v navalu vsakodnevnih e-poštnih sporočil, ki jih prejmete, tudi če ste preveč previdni. Eno zgrešeno e-poštno sporočilo lahko povzroči zamude in zadržke vseh vrst. Eden preprostih načinov za reševanje te težave je ustvarjanje e-poštnega vzdevka v Microsoft Outlooku.

To je dodaten e-poštni naslov, ki uporablja isti seznam stikov in nastavitve za prejemanje e-pošte. To lahko storite tako, da greste na Dodajte vzdevek in ustvarite nov e-poštni naslov ali uporabite obstoječega, da deluje kot vaš vzdevek. Vsa e-poštna sporočila, prejeta na ta naslov, bi bila privzeto vnesena v posebno programsko opremo za upravljanje projektov.

3. Ustvarite skupino

Če poskušate vse člane projekta obveščati o vseh posodobitvah projekta, lahko preprosto ustvarite skupino. To tudi olajša nalogo skupne rabe koledarjev (več o tem kasneje).

Pojdi do Ljudje na levi plošči in poiščite Skupine in ustvarite enega. Pozvani boste, da dodate člane, in ko to storite, vam bo prikazan e-poštni ID skupine, kamor lahko pošljete vso e-pošto, povezano s projektom, in dobite dostop do koledarja skupine. Nastavite lahko nove dogodke, se obveščate o prihajajočih in ostanete pred roki.

4. Skupna raba koledarjev

Nič ni lepšega kot biti na isti strani, ko delate na projektu. Prepoznavnost projekta je ključnega pomena za uspeh projekta. Dober način za zagotovitev tega je skupna raba koledarja projekta, ki je dostopen vsem članom projekta.

POVEZANO: Kako narediti Outlook manj moteč s temi hitrimi nasveti

Ne morete samo videti, na čem delajo drugi, temveč se osredotočite tudi na mejnike dogodkov in ključne dogodke projekta, ki prihajajo. S takšno integracijo koledarja ne boste nikoli zamudili pomembnih posodobitev. Zdaj lahko svoj koledar delite s svojimi stiki.

Možnost skupne rabe boste našli v zgornjem desnem kotu, poleg tega pa lahko izberete, da bodo koledarske dejavnosti projektne skupine prikazane v vašem koledarju, da ostanete posodobljeni.

5. Uporabite pravila za vodenje projekta

Če želite avtomatizirati nekaj vsakdanjih procesov in prevzeti odgovornost za svoj e-poštni nabiralnik ter svoj projekt, ni boljšega načina za to kot uporaba pravil. Če želite začeti, lahko preprosto kliknete z desno tipko miške na e-poštno sporočilo in pojdite na Napredna dejanja.

Kliknite na a Ustvarite pravilo iz spustnega menija. Izberete lahko, da premaknete obstoječo e-pošto v mapo po vaši izbiri, in če želite narediti več, izberite Več možnosti.Dodate lahko tudi dejanje in se odločite, kaj se zgodi vsakič, ko prejmete pošto tega prejemnika.

6. Kategorizirajte vse

Ko je vaše delo oddaljeno in se veliko komunicira po e-pošti, je najbolje, da kategorizirate in označite različne projekte, da ne boste zamudili pomembne korespondence. E-poštno sporočilo lahko kliknete z desno tipko miške in izberete Kategoriziraj iz spustnega menija. Zdaj lahko izbirate med kategorijami, ki so že na voljo, ali nadaljujete z ustvarjanjem nove.

Če morate uvesti spremembe v obstoječo kategorijo, lahko to storite v Upravljanje kategorij.

7. Uporabite iskalno vrstico

Če ne verjamete v kategorizacijo vsega ali dajanje oznak na vaša e-poštna sporočila, lahko uporabite iskalno vrstico, da poiščete e-poštna sporočila projekta. Podajte ustrezno ključno besedo in vsakič bo našla točno tisto, kar iščete.

POVEZANO: Kako barvno kategorizirati svoj Outlookov koledar

Iskalna vrstica vam omogoča iskanje posebej v mapi po vaši izbiri ali podmapi, s čimer vam olajša nalogo. Prihrani čas in tudi veliko truda. Poleg tega lahko iščete tudi po izbrisanih e-poštnih sporočilih, zgodovini pogovorov ali določite druge podrobnosti, kot so tema, ključna beseda in prejemnik, da boste lažje našli, kar iščete.

8. Ustvarite nove mape za razlikovanje projektov

Vedno lahko nastavite novo mapo, ki vsebuje informacije o projektu. Ko to storite, bi se možnosti, da boste pomešali projekte ali zamudili pomembna e-poštna sporočila in roke, zmanjšali na minimum. Kliknite na tri vrstice v zgornjem levem kotu zaslona in pojdite na konec spustnega menija.

Tam boste našli Nova mapa, in izdelava nove mape vam bo vzela manj kot sekundo.

9. Uporabite Excel, PowerPoint, Word in OneNote

Microsoft Outlook ali njegova spletna različica Outlook.com je vgrajen z Excelom, PowerPointom, Wordom in OneNote. Z domače strani lahko preprosto dostopate do Microsoftove zbirke programske opreme za produktivnost. Najdete jih na levi plošči in takoj lahko začnete.

Te integracije vam pomagajo pri izdelavi predstavitev, dodajanju zapiskov, ustvarjanju preglednic in dokumentov v najkrajšem možnem času – vse na enem samem zaslonu.

Microsoft Outlook olajša upravljanje projektov

Microsoft Outlook je kot nalašč za oddaljene ekipe, ki delajo na spletu, izjemno uporaben za dodeljevanje nalog in avtomatizacijo vsakdanjih opravil. Ko imate možnost ustvariti nove mape, podmape, e-poštne vzdevke in vse razvrstiti v kategorije, ne more iti nič narobe.

Microsoft Outlook je lahko koristen za upravljanje vaših projektov, saj vam omogoča ustvarjanje nalog iz e-pošte, ustvarjanje lepljivih zapiskov in ustvarjanje plošč, tako da lahko vidite vse na prvi pogled. Z orodjem za upravljanje projektov, ki je priloženo znanemu vmesniku vaše e-poštne aplikacije, lahko ostanete na vrhu svojih orodij za produktivnost kjer koli in kadar koli.

5 najboljših orodij za Microsoft Outlook

Ali vam manjka funkcija v Microsoft Outlooku? Tukaj je več Outlookovih orodij, ki dodajo uporabne funkcije v vašo mapo »Prejeto«!

Preberite Naprej

O avtorju