Kako barvno kategorizirati vaš Outlookov koledar

Znano je, da uporaba barve za označevanje različnih informacij izboljša ohranjanje spomina in posledično produktivnost. Morda ste uporabili barvo za poudarjanje zapiskov v šoli ali na sestankih ali pa barvo za izris grafov. Kakorkoli že, obstaja razlog, zakaj ga ljudje uporabljajo.

Ko načrtujete svoj urnik ali rezervirate sestanke, je Outlookov koledar opremljen s številnimi orodji, s katerimi boste organizirani. Eno od teh orodij je funkcija Kategorije, ki omogoča kategorizacijo sestankov po barvah. Tukaj si oglejmo, kako učinkovito uporabljati kategorije v Outlooku.

Kako nastaviti kategorije v Outlookovem koledarju

Obstajata dva različna načina za nastavitev kategorij v Outlookovem koledarju. To je odvisno od tega, ali uporabljate spletno različico ali aplikacijo, vendar obe ustvarita enak rezultat.

Za različico aplikacije je najlažji način naslednji:

1. Enkrat kliknite na sestanek na Outlookovem koledarju.
2. Na traku, Imenovanje zavihek bi se moral odpreti.
3. Kliknite Kategoriziraj.
4. V spustnem meniju izberite vse kategorije da odprete Barvne kategorije okno.
instagram viewer
5. Izberite Novo da ustvarite novo kategorijo.
6. Poimenujte svojo kategorijo in izberite barvo po vaši izbiri.
7. Ponovite za toliko kategorij, kot želite, in kliknite v redu na obeh oknih, da ga uporabite.

Povezano: Zaščitite svojo Outlookovo e-pošto in Microsoftove račune

Nato lahko vse svoje sestanke kategorizirate tako, da kliknete na že obstoječe dogodke v koledarju in izberete kategorijo iz iste Kategoriziraj spustni meni. Ko ustvarite nov sestanek, Kategoriziraj možnost se bo pojavila v Nov termin podokno.

Za spletno različico Outlookovega koledarja:

1. V modri orodni vrstici na vrhu zaslona kliknite Zobnik ikona za Nastavitve.
2. V iskalno vrstico vnesite »kategorije« in izberite kategorije iz rezultatov.
3. V kategorije okno z nastavitvami, kliknite Ustvari kategorijo.
4. Poimenujte svojo kategorijo in izberite barvo med možnostmi na zaslonu.
5. Po potrebi ponovite in kliknite Shrani.
6. Kliknite X za izhod iz nastavitev.

Nato lahko kliknete in Uredi morebitne obstoječe ali nove sestanke in kjer piše Koledar z barvnim krogom ob njem lahko izberete kategorijo v spustnem meniju. Svoje kategorije lahko izbrišete ali uredite tako, da opravite enake korake za vsako različico in preprosto kliknete Uredi oz Izbriši možnosti po potrebi.

Izbira pravih barv

Kot smo že omenili, ima kategoriziranje koledarja z uporabo barve svoje prednosti. Vse kar morate storiti je, da pogledate svoj koledar za teden, ki je pred vami, in imeli boste hiter pregled nad tem, kaj lahko pričakujete. Samodejno boste vedeli, kaj se dogaja, ne da bi morali sami prebrati celotno besedilo in ga razlikovati.

Raziskave so pokazale, da barva vpliva na naše vedenje, čustva in učenje, nekatere barve pa so boljše od drugih, ko gre za produktivnost. To so:

• Rdeče, oranžne in rumene za podrobnosti in iskanje spomina.
• Zelena za koncentracijo in osredotočenost.
• Vijolična za ustvarjalnost.
• Blues za pomirjujoče učinke.

Vendar se izogibajte uporabi barv, s katerimi imate negativne povezave.

Povezano: Sinhronizirajte Microsoft Outlook z Google Koledarjem

Kako učinkovito kategorizirati svoj Outlookov koledar

Ko izpolnjujete svoj Outlookov koledar, bi morale vaše kategorije dodati vrednost in ne biti le vaja s potrditvenim poljem. Če boste pametni glede tega, kako kategorizirate svoje sestanke, bo to optimalno vplivalo na vašo produktivnost.

Prvič, da bi bilo preprosto in učinkovito, si prizadevajte za približno šest ločenih kategorij, da ne bi imeli preveč. Morda boste morali imeti več, vendar ne pretiravajte.

Povezano: Kako živeti v svojem koledarju za upravljanje opravil

Drugič, to bi morale biti izrazito različne vrste dela. To se bo razlikovalo glede na vaše delovne obveznosti, vendar bi lahko izgledalo nekako takole:

• Srečanja
• Sodelovanje ali projektno delo
• Delo s strankami
• uprava
• Usposabljanje in spretnosti

Seveda bodo dogodki, ki se ne bodo vedno lepo prilegali vsaki etiketi, vendar izberite tistega, ki je najbolj usklajen. Naredite tisto, kar vam je smiselno, in če ugotovite, da ga v resnici ne uporabljate, ga izbrišite.

Kategorizacija koledarja deluje

Vaš Outlookov koledar je eno najpomembnejših orodij, ki jih boste uporabljali v običajnem delovnem tednu. Shranjuje vsa vaša srečanja in opravila, do katerih potrebujete dostop, zato ga je smiselno uporabiti v celoti.

Poigrajte se z različnimi barvami in vrstami kategorij in se tega držite. Počutili se boste bolj organizirano in bolje boste lahko prebrali svoj urnik, kar lahko v teh obdobjih veliko prihrani čas.

Kako izboljšati upravljanje časa z Outlookovo funkcijo zakasnitve dostave

Zamuda pri dostavi e-pošte vam lahko pomaga pri upravljanju delovne obremenitve, medtem ko še vedno opravljate stvari.

Preberite Naprej

O avtorju