6 najboljših brezplačnih predlog za določanje prednosti za vaše projekte

Se vam včasih zdi, da plavate v morju projektov in ne veste, kako si dati prednost pri svojem delu? Vse svoje projekte lahko naredite vidne in svoje dolgoročne cilje razjasnite z določitvijo prednostnih nalog projektov predloge, hkrati pa dobite hiter dostop do opisov nalog, mejnikov projekta in kritičnega uspeha dejavniki.

Začnite vsak projekt na pravi nogi z uporabo teh edinstvenih predlog za uvodna srečanja projekta, pa tudi z dodeljevanjem prioritet ciljem po pomembnosti in še več.

1. Prioritetizacija idej: matrika prednostnih dejanj Someka

Matrika prednostnih ukrepov, imenovana tudi matrika vpliva in napora, je preprosto orodje, ki pomaga skupinam uskladiti najpomembnejše ideje. Predloga je odlična za novoustanovljena podjetja, mala podjetja in neprofitne organizacije. Predloga zlahka razvrsti ideje temelji na pomembnih vidikih, kot so kadri, viri, zagon, stroški in celoten trud in vpliv.

Predloga je organizirana v matriko truda in vpliva/pomembnosti, ki vsako idejo glede na njen uspeh razvrsti v eden od štirih scenarijev (visok napor – velik vpliv, nizek napor – velik vpliv, velik napor – majhen učinek ali nizek napor – nizek vpliv Vpliv). Ta okvir vam bo pomagal sprejemati bolj premišljene odločitve o tem, kam vložiti svoj čas in sredstva.

Prenesi:Someka (brezplačno, na voljo kot datoteka Excel)

2. Prioriteta ciljev: delovni list za SMART cilje od Vertex42

Nastavitev PAMETNO Cilji vam ne pomagajo le pri oblikovanju vaših dolgoročnih načrtov, ampak vam omogočajo, da svoje najboljše delo vložite v svoje najbolj ambiciozne projekte. Ponuja stroškovno učinkovit način za pomoč pri doseganju ciljev in ciljev vaše organizacije.

A PAMETNO cilj mora vključevati vse naslednje:

Specifično: Cilji morajo biti dobro opredeljeni in jasno navedeni.

merljivo: Obstajati bi moral dokončen način za merjenje, ali ste dosegli cilje, v smislu merljivih meritev uspeha.

Dosegljivo: Zagotoviti morate, da cilj ni nemogoče izpolniti.

Ustrezno: Cilji morajo biti realni in ustrezni za cilje vašega projekta.

Časovno omejeno: Cilji morajo biti časovno omejeni in vključevati ciljne datume za nastavitev in dokončanje.

S to predlogo ustvarite načrt za doseganje ciljev projekta. To je odličen način za beleženje tako kratkoročnih kot dolgoročnih ciljev, rokov, meril uspeha, referenc ali uporabljenih virov ter prednosti in veščin, uporabljenih za doseganje ciljev projekta.

Prenesi: Vertex42 (brezplačno, na voljo kot datoteka Excel)

3. Prioriteta delovnega toka: Predloga Eisenhowerjeve matrike od Someka

Konceptualiziral nekdanji predsednik ZDA Dwight D. Eisenhower, Eisenhowerjeva matrika je odličen način za organizirati in dati prednost svojim projektom. Eisenhowerjeva matrika, znana tudi kot matrika nujnih/pomembnih, je orodje, ki organizira naloge v štiri kategorije glede na nujnost in pomembnost. Štiri kategorije nalog so:

• Nujne in pomembne naloge so postavke, ki so nujne in pomembne in jih je treba obravnavati takoj, kot so prednostne naloge, nujni primeri in roki.
• Ne nujne, ampak pomembne naloge so stvari, ki so pomembne, vendar niso prednostne, na primer pisanje dnevnika, nakupovalne dejavnosti itd.
• Nujne, a ne pomembne naloge so dejavnosti, ki niso nujno pomembne, vendar so nujne, kot so telefonski klici, besedila, e-pošta itd., na katere se boste odzvali, ko boste imeli priložnost.
• Ne nujne, ne pomembne naloge vključite naloge, ki niso nujne ali pomembne, saj vam ne bodo pomagale doseči vaših ciljev.

Zagotavlja okvir za načrtovanje zaporedja dejavnosti, s čimer zagotavlja, da delate na pravih stvareh ob pravem času. Lahko analizirate prednostne naloge, se izognete nepotrebnim opravilom, zmanjšate motnje in se tudi pripravite na nepredvidene situacije.

Prenesi: Someka (brezplačno, na voljo kot datoteka Excel)

4. Prioritetizacija incidentov: matrika prioritet incidentov podjetja Smartsheet

Incident je moteč dogodek, ki negativno vpliva na doseganje ciljev projekta. Incidenti se lahko zgodijo kadar koli, od daljšega izpada električne energije zaradi naravne nesreče do okvare opreme ali programske opreme.

Uporaba prednostne matrike incidentov je strukturiran pristop k obravnavi incidentov, medtem ko se obravnavajo številne komponente incidenta. To je običajno neprecenljivo orodje za upravljanje zahtev za IT storitve.

Vsaka organizacija ima različne prioritete glede tveganja in obnove po nesreči. Uporabite predlogo za dodelitev prednostnih barv vsaki zahtevi za storitev glede na to, ali je bistvenega, kritičnega, zmernega ali manjšega incidenta in nato spremljajte napredek v vaši organizaciji potek dela.

S sistemom za označevanje incidentov, ki je enostaven za uporabo, in strukturiranimi polji za shranjevanje ustreznih informacij – se lahko osredotočite na hitrejše rešitve in hkrati zagotovite, da so vaše stranke zadovoljne.

Prenesi: Smartsheet (brezplačno, na voljo kot predloga Excel)

5. Prednost izdelka: RICE (doseg, vpliv, zaupanje, napor) predloga Intercom

The RIŽ model pomaga vam in vaši ekipi oceniti prioriteto pobude. Ta metodologija je odlična za zagotavljanje jasnosti glede smeri lastnosti izdelka, kar omogoča ekipam, da prej v procesu sprejemajo boljše odločitve.

Pod okvirom, Doseg je opredeljen z odstotkom potencialnih strank, ki bi lahko uporabljale vaš izdelek, običajno merjeno v smislu »transakcije na mesec« ali drugih podobnih meritev. Naslednji korak bi bila ocena vpliv naborov funkcij, ki jih izvajajo vaši uporabniki. Na podlagi vpogledov, ki jih zberete, boste lahko dali prednost enemu pred drugim. Vodi vas k vlaganju v funkcije izdelka, ki povečajo stopnje konverzije ali izboljšajo uporabniško izkušnjo.

The Zaupanje estimator vam omogoča, da določite sistem točkovanja zaupanja, da ocenite ocene vaše ekipe in določite nekakšno razvrstitev soglasja. To orodje pove ekipi, kaj je verjetno in razumno, namesto da daje večjo težo nepomembnim ali slabo opredeljenim mnenjem ali idejam.

Ko gre za Trud, bo vaš projekt verjetno trajal več mesecev, zato je ključnega pomena, da naredite ocene časa in dela za vsako fazo projekta, vključno z načrtovanjem, razvojem in testiranjem. Pomaga vam osredotočiti svojo energijo, da se izognete izgubljanju časa za dejavnosti nizke vrednosti, ki vodijo do rezultatov, ki niso optimalni ali preprosto »dovolj dobri«.

Prenesi:Interkom (brezplačno, na voljo kot datoteka Excel)

6. Dnevna prednostna naloga: predloga seznama opravil Smartsheet

Ko delate na več projektih, je lahko težko vsakodnevno organizirati svoje naloge. Z naštevanjem pomembnih nalog, ki vas držijo na pravi poti, lahko učinkovito dokončate projekte, hkrati pa organizirate vse naloge, ki vam jih zastavijo nadrejeni, stranke, sodelavci in druge zainteresirane strani.

Povezano: Kako optimizirati svoj seznam opravil, da bo učinkovitejši

Ta predloga seznama opravil vam pomaga ustvariti prednostni seznam nalog, vključenih v vaš projekt, ter spremljati roke, mejnike in končne rezultate. Vedno se lahko vrnete in dodate več, ko se projekt odvija – ali odstranite ali spremenite opravila, če jih je treba spremeniti. Podnaloge lahko ustvarite tudi pozneje, tako da ste dobro pripravljeni, če so nekatere vaše naloge preveč zapletene.

Prenesi:Smartsheet (brezplačno, na voljo kot datoteka Excel)

Izboljšajte določanje prednostnih nalog in upravljanje projektov

Predloge za določanje prednostnih nalog projektov zagotavljajo jasna in sistematična sredstva za identifikacijo in izbiro projektov za večjo učinkovitost in uspešnost. Pospešili bodo proces raziskovanja in razvoja vsakega projekta, tako da bodo zagotovili okvirni okvir za takojšnjo uporabo.

Poleg tega se lahko izognete tudi tveganju pristranskosti, spodbujate sodelovanje in zagotovite izbor projektov najvišje prioritete za omejena sredstva. Skladnost teh predlog z vsemi projekti zagotavlja izboljšanje produktivnosti, stopnje uspešnosti projektov in splošne kakovosti dela.

5 nasvetov za poenostavitev skupinskih projektov

Skupinski projekti so lahko težki, še posebej, če eden od članov ne opravlja svojega dela. Tukaj je nekaj načinov, kako narediti skupinske projekte manj boleče.

Preberite Naprej

O avtorju