5 najboljših programov baze znanja za vašo organizacijo

Ker svet vse bolj sprejema digitalne rešitve, se podjetja zavedajo, da morajo strankam zagotoviti tehnično podporo na spletu in enostaven dostop do notranjih informacij podjetja za zaposlene.

Programska oprema baze znanja je rešitev za shranjevanje, skupno rabo in iskanje informacij o vaših izdelkih, storitvah in poslovnih operacijah. V tem članku bomo razpravljali, kaj je programska oprema baze znanja, glavne funkcije, ki jih je treba upoštevati, in najboljše možnosti, ki so zdaj na voljo.

Kaj je programska oprema baze znanja?

Orodja baze znanja omogočajo podjetjem učinkovito shranjevanje in izmenjavo informacij o izdelkih ter podatkov, povezanih s projekti.

Pomislite na tiste obsežne uporabniške priročnike, ki pogosto spremljajo izdelke, ki jih kupite. Verjetno jih ne preberete in takoj najdejo pot v smeti. Orodje za bazo znanja vam ponuja bolj prepričljivo spletno rešitev za ustvarjanje priročnikov za izdelke, beleženje uporabniških poizvedb in odgovarjanje nanje, dodajanje novih funkcij izdelkom in še več.

Programsko opremo baze znanja lahko uporabite za zbiranje podatkov iz oddelka za podporo strankam in njihovo shranjevanje v strukturirani obliki za enostaven dostop tako strankam kot zaposlenim v vaši organizaciji.

Še več, to orodje lahko uporabite tudi za povečanje produktivnosti na delovnem mestu z izmenjavo znanja, saj vam omogoča shranjevanje in dostop do informacij samo za interno uporabo.

Baza znanja se razlikuje od interni wiki ker ga običajno vzdržujejo izbrani avtorji in vsebuje informacije za notranjo in zunanjo uporabo.

Tukaj je opisano, kako lahko vaša organizacija izkoristi rešitev baze znanja:

• Zmanjšajte napake v dokumentaciji.
• Povečajte produktivnost tako, da porabite manj časa za iskanje informacij.
• Izboljšajte storitve za stranke s točnimi in posodobljenimi informacijami o izdelku.
• Naj bodo vaše stranke zadovoljne z učinkovitejšim postopkom iskanja odgovorov na njihova vprašanja.
• Počutite se samozavestno, saj veste, da so vsi vaši podatki centralizirani, organizirani in varno shranjeni.
• Olajšajte vključitev zaposlenih z zagotavljanjem dostopa do ustreznih informacij od prvega dne.

Na splošno lahko z uporabo programske opreme baze znanja vzpostavite bazo zvestih strank in učinkovitejšo delovno silo.

Bistvene značilnosti programske opreme vrhunske baze znanja

1. Orodje baze znanja bi moralo zagotavljati enostaven dostop do ustreznih informacij.
2. Informacije morajo biti enostavne za krmarjenje in iskanje.
3. Najboljša programska oprema baze znanja bo imela prilagodljiv vmesnik, tako da ga lahko prilagodite svojim potrebam in željam.
4. Najboljša orodja za bazo znanja vam bodo omogočila ustvarjanje pogostih vprašanj, člankov, videoposnetkov in drugih vrst vsebine, da boste svojim strankam zagotovili podrobnejše informacije.
5. Dobro orodje za bazo znanja bi vam moralo omogočiti, da se hitro odzovete na vprašanja strank, na primer prek funkcije spletnega klepeta.
6. Imeti mora uporabniku prijazen vmesnik in omogočati nemoteno sodelovanje.

5 najboljših programov baze znanja za vašo organizacijo

Document360 je začetnikom prijazno orodje za bazo znanja, zasnovano tako za interno kot javno uporabo. Ima minimalen uporabniški vmesnik s priročnimi orodji, kot je urejevalnik besedil Markdown, ki je enostaven za uporabo za nemoteno pisanje in urejanje vsebine, ki vam omogoča dodajanje povezav, slik, videoposnetkov, tabel itd.

Idealen je za velika podjetja, saj ga lahko uporabite za ustvarjanje več spletnih mest baze znanja za posamezne projekte ali izdelke. Vsebuje tudi inteligentne funkcije iskanja, ki vam pomagajo prihraniti čas z zagotavljanjem točnih rezultatov za vaše poizvedbe. Vse kar potrebujete je, da se prijavite, da začnete brezplačno preskusno obdobje.

Zendesk je robustno orodje za bazo znanja, idealno za organizacije, ki iščejo celovito rešitev za pomoč strankam (čeprav ga lahko uporabite tudi kot svojo interno bazo znanja).

Zendesk ima intuitiven vmesnik, priročne integracije in podpira večjezično vsebino, kar vam omogoča, da strankam v različnih delih sveta zagotovite izjemne izkušnje podpore.

Vsebuje tudi robusten sistem za izdajo vozovnic, s katerim je enostavno videti, kaj se dogaja z vsakim povpraševanjem, tako da nič ne pade skozi razpoke. In ko se stvari zapletejo, vam Zendesk-ova napredna orodja za poročanje natančno sporočajo, kje so težave, tako da lahko ukrepate hitro in učinkovito.

Guru je orodje baze znanja, ki ponuja praktične funkcije, ki so idealne za ustvarjanje, skupno rabo, dostopanje in posodabljanje notranjih informacij.

Ena od glavnih prednosti uporabe Guruja je, da se brezhibno prilega obstoječim delovnim tokovom vaše organizacije, tako da podpira integracije s skupnimi interna komunikacijska orodja ki jih morda uporabljate, vključno z Microsoft Teams, Slackom, Gmailom in drugimi.

To pomeni, da lahko s klikom na gumb dostopate do informacij v aplikaciji za klepet med delom na poti ali pregledujete dokumente, ki so jih z vami delili soigralci, vse na enem mestu.

Ne glede na to, ali gre za izdelavo dokumentacije o izdelkih, upravljanje politik in postopkov podjetja ali sodelovanje pri predlogu s svojo ekipo, lahko z Gurujem upravljate vse na enem mestu. Guru lahko uporabite tudi za objavo vsebine za svoje stranke.

Slab je središče znanja, ki vam omogoča, da ostanete na tekočem z vsemi informacijami vaše ekipe na enem mestu. Z njim lahko spremljate vse, od dokumentacije procesov v podjetju do priročnikov za IT, in združite vsa mesta, kjer bi lahko vaša ekipa shranila svoje znanje v osrednji repozitorij.

Z intuitivnim vmesnikom za urejanje, robustnimi funkcijami iskanja in integracijo s priljubljenimi orodji, kot je Google Dokumenti, Asana, ClickUp, Dropbox in še več, lahko ustvarite en sam vir znanja za vse vitalne informacije.

To orodje baze znanja z možnostjo iskanja zbere vse ustrezne informacije v organizirano, intuitivno strukturo, ki jo zaposleni in stranke zlahka najdejo in se sklicujejo. Ponuja odlično razširljivost, zaradi česar je zmagovalec za velike ekipe.

Prav tako ohranja stvari preproste, saj ponuja preprost, a zmogljiv vmesnik, pa tudi vgrajeno funkcionalnost klepeta v živo, kar vam olajša pomoč strankam pri iskanju tistega, kar potrebujejo.

S pomočjo Help Scout lahko ustvarite več baz znanja za določene izdelke. To orodje je združljivo z vsemi večjimi spletnimi brskalniki in podpira integracije s priljubljenimi orodji, kot so Slack, HubSpot, Jira, Googlove aplikacije in drugo.

Izboljšajte svojo produktivnost z izmenjavo znanja

Pomanjkanje centraliziranega dostopa do informacij je lahko velika težava za vsako organizacijo.

Eno od teh orodij baze znanja lahko uporabite za povečanje produktivnosti in sodelovanja na vašem delovnem mestu, hkrati pa zagotovite, da imajo vaše stranke vse odgovore, ki jih potrebujejo na enem mestu.

Kako povečati produktivnost na delovnem mestu z izmenjavo znanja

Izmenjava znanja na delovnem mestu je lahko močna, vendar le, če ustvarite okolje, ki to spodbuja. Tukaj je nekaj orodij in nasvetov za pomoč.

Preberite Naprej

O avtorju