8 Gmailovih trikov, ki vam bodo pomagali narediti več

Gmail je e-poštna storitev, ki jo izbirajo milijoni – in to z dobrim razlogom. Je varen, enostaven za uporabo in ponuja veliko vgrajenih orodij za upravljanje vaše mape »Prejeto«. Žal je vaš nabiralnik lahko še vedno vir strahu, še posebej, če je neurejen in poln do roba.

Ali porabite preveč časa za obvladovanje nabiralnika? Če je tako, je čas, da nekaj storite glede tega. Teh 8 vklepov za Gmail za povečanje produktivnosti vam lahko pomaga.

1. Uporabite bližnjice na tipkovnici

Bližnjice na tipkovnici so najboljši prijatelj uporabnika računalnika, še posebej, ko gre za izpraznitev mape »Prejeto«. Gmail ponuja široko paleto bližnjic na tipkovnici za vse, od hitre navigacije do oblikovanja e-pošte. Tukaj je nekaj naših najljubših bližnjic, ki jih lahko uporabite zdaj:

• Shift + I označiti kot prebrano
• ⌘ ali Ctrl + Enter za pošiljanje e-pošte
• ⌘ ali Ctrl + K da vstavite povezavo
• C sestaviti
• / za iskanje po vaših e-poštnih sporočilih
• D za sestavljanje v novem zavihku
• Shift + Ctrl + B za dodajanje prejemnikov BCC

2. Ustvarite predloge

Se vam zdi, da vsak dan znova in znova pošiljate isto e-pošto? Ta postopek lahko pospešite tako, da ustvarite prilagojene predloge e-pošte. Če želite to narediti, sledite tem korakom:

1. Izberite Sestavite.
2. V e-poštno polje vnesite besedilo, ki ga želite uporabiti za svojo predlogo.
3. Izberite meni s tremi pikami in nato Predloge.
4. Izberite Shrani osnutek kot predlogo in potem Shrani kot novo predlogo.

Ko ste pripravljeni uporabiti svojo predlogo, preprosto izberite Predloge in potem Vstavi predlogo.

3. Utišaj pogovore

Če ste del dolge e-poštne niti, ki se ne nanaša več na vas, jo lahko preprosto utišate. Če utišate, bodo prihodnji odgovori na nit izključeni iz vaše mape »Prejeto«. Svojo utišano pošto lahko še vedno najdete v Vsa pošta.

Če želite utišati pogovor, v e-poštnem sporočilu, ki ga želite utišati, izberite meni s tremi pikami in nato izberite Izklopi zvok. To je to.

4. Uporabite svoj odzivnik na počitnice

Če se odpravljate iz mesta ali preprosto potrebujete nekaj časa stran od svoje mize, uporabite svoj odzivnik za počitnice. Ko je vaš odzivnik za odsotnost vklopljen, bo vsak, ki vam pošlje e-pošto, prejel pripravljen odgovor, ki ste ga nastavili, o vašem statusu odsotnosti. To lahko pomaga odvrniti pošiljatelje od pošiljanja dodatnih e-poštnih sporočil, ki zamašijo vaš nabiralnik.

Če želite uporabiti odzivnik za počitnice:

1. Odprite Gmail in izberite Nastavitve > Glejvse nastavitve.
2. Pomikajte se, dokler ne vidite Odzivnik za dopust.
3. Izberite izbirni gumb poleg Odzivnik je vklopljen.
4. Vnesite datume, zadevo in nato sporočilo. Na koncu izberite Shrani spremembe.

5. Prilagodite postavitev mape »Prejeto«.

Najboljši način za upravljanje mape »Prejeto« je, da prilagodite svojo postavitev. Izberete lahko na primer, da so vaša pomembna e-poštna sporočila navedena najprej ali celo vaša neprebrana e-poštna sporočila. To vam daje fleksibilnost glede tega, kako želite, da so vaša e-poštna sporočila prikazana. Če želite spremeniti postavitev:

1. Pojdi do Nastavitve.
2. Pomikajte se, dokler ne vidite Vrsta mape Prejeto.
3. Izberite vrsto, ki jo želite uporabiti.

The vrste postavitev mape »Prejeto«. so naslednji:

• Najprej pomembno: Vaš nabiralnik loči na dva dela: pomembno in vse ostalo.
• Najprej neprebrano: Prikaže vaša neprebrana sporočila na vrhu mape »Prejeto«.
• Najprej označeno z zvezdico: Sporočila z zvezdico se najprej prikažejo v mapi »Prejeto«.
• Več nabiralnikov: Dodatni razdelki bodo na voljo v vaši mapi »Prejeto«, tako da lahko uporabite iskalne operatorje ali ustvarite oznake po meri.
• Prednostna pošta: Vašo mapo »Prejeto« razdeli na več razdelkov, tako da lahko izberete, katere razdelke želite prikazati, vključno z zvezdico, Pomembno ali Neprebrano.

6. Ustvarite e-poštne filtre

Želite samodejno pošiljati določena e-poštna sporočila v koš za smeti? Želite shraniti pomembna e-poštna sporočila tako, da jih označite z zvezdico? Vse to in še več lahko naredite z ustvarjanjem e-poštni filtri. Če želite to narediti, sledite tem korakom:

1. Izberite Nastavitve v iskalni vrstici Gmail.
2. Izpolnite podatke, navedene v oknu. Gmail vam ponuja možnost, da v svojih e-poštnih sporočilih postanete zelo natančni tukaj ali v osnovnih. Sporočila, ki vsebujejo določene besede, lahko na primer preprosto označite z zvezdico.
3. Ko ste zadovoljni, izberite Ustvari filter.
4. Nato izberite vedenja, ki jim želite, da filter sledi. Nato izberite Ustvari filter.

7. Uporabite integracije

Verjetno obstajajo številne druge aplikacije, ki jih dnevno uporabljate za komunikacijo s svojo ekipo, upravljanje projektov in še več. Nekatere od teh aplikacij se verjetno integrirajo z Gmail na nek način. Integracije lahko povečajo vašo produktivnost z odpravo dodatnih korakov.

Nekatere integracije, ki so na voljo za Gmail, vključujejo:

• Slack: Ali uporabljaš Ohlapnost za timsko komunikacijo? Če je tako, lahko Gmail uporabljate tudi znotraj Slacka. E-poštna sporočila lahko na primer pošljete neposredno v Slack za razpravo.
• Povečava: Lahko tudi integrirate Gmail z Zoomom da hitro načrtujete sestanke neposredno iz e-pošte ali takoj začnete sestanek. Ni treba odpreti novega okna.
• Trello: Z Integracija Trello, lahko ustvarite nove kartice Trello, ne da bi zapustili svoj nabiralnik. To zagotavlja, da med pregledovanjem e-pošte ne zamudite kritične naloge.

To je le nekaj od stotih integracij, ki so na voljo. Če želite avtomatizirati opravilo, vam lahko Gmail verjetno pomaga. Preveri Google Workspace Marketplace za še več aplikacij.

Če je stranska vrstica vaše Gmailove mape »Prejeto« popolnoma preplavljena s starimi in novimi mapami, jih lahko obvladate tako, da skrijete tiste, ki jih ne uporabljate več. Ko skrijete mape ali oznake, to ne izbriše vsebine v njej. Namesto tega preprosto skrije mape pred pogledom.

To je odličen način, da se "znebite" vsebine, ki je ne uporabljate več pogosto, ne da bi jo za vedno odstranili. Če želite skriti neuporabljene mape:

1. Izberite Nastavitve in potem Oglejte si vse nastavitve.
2. Izberite Oznake iz zgornjega menija.
3. Pojdite skozi in izberite skrij za vse mape, ki jih želite skriti pred pogledom.

To je le posnetek tega, kar lahko stori Gmail

Teh osem nasvetov je le del tega, kaj lahko storite, da povečate svojo produktivnost, medtem ko upravljate svojo nabiralnik Gmail.

Ne glede na to, ali prilagajate svojo mapo »Prejeto«, da ustreza vašim potrebam, ali uporabljate razširitve za Chrome, obstaja veliko nasvetov in trikov.

6 razširitev za Chrome, ki jih morate imeti za Gmail

Za vse, ki redno preverjajo Gmail v Chromu, je tukaj šest razširitev brskalnika, ki jih morate imeti, da vam olajšajo življenje.

Preberite Naprej

O avtorju