Odstranite svoj seznam opravil: Kako živeti v koledarju za upravljanje opravil

Vsi so slišali za seznam opravil in večina ljudi ga uporablja za spremljanje izjemnega dela, ki ga morajo opraviti. Vendar pa lahko seznami opravil hitro uidejo izpod nadzora, tako kot pri vsem drugem, in lahko dejansko preprečijo vašo produktivnost.

Živeti v koledarju pomeni, da svoj seznam zavržete in razporedite čakajoča opravila v koledar. Če vam vaša opravila povzročajo več težav, kot bi si želeli, je to lahko vaša rešitev.

Seznam opravil vs. Živeti v svojem koledarju

Nič ni narobe s seznami opravil kot takimi, vendar zahtevajo veliko discipline, da so učinkoviti. Opravki so neverjetno odprti in na vas je, da poskrbite, da pravilno delujejo. To je le nekaj stvari, ki lahko škodijo njihovi uporabnosti:

• Če so predolge, lahko postanejo premočne.
• Ne zagotavljajo konteksta za določanje prednostnih nalog.
• Sestavljeni so lahko iz številnih nepotrebnih nalog.
• Večja je verjetnost, da boste opravljali manjša, bolj prijetna opravila in zanemarili druge.
• Potrebujete dodatne aplikacije, da bo vaš seznam opravil mobilni.

Po drugi strani pa življenje v vašem koledarju rešuje večino teh težav zaradi tega, kako deluje. Ko imate kos dela, ki ga morate opraviti, si ogledate svoj koledar in to delo razporedite kot sestanek med svojimi drugimi odgovornostmi. Tako samodejno določite prednost nalogi v kontekstu vaših drugih delovnih mest.

Povezano: Načini, kako narediti Google Koledar vaš namizni koledar Windows

Poleg tega je večja verjetnost, da boste opravili težje in zapletene naloge, ker so že načrtovane, kar preprečuje odlašanje. Vse to je mogoče brez dolgih, motečih seznamov, saj je vaš koledar delovno središče informacij, ki združuje vse skupaj.

Večina delovnih mest že uporablja aplikacijo za digitalni koledar, kot sta Outlook ali Google Koledar. To pomeni, da ga lahko vzamete s seboj na pot s pomočjo spletne povezave ali aplikacije na kateri koli digitalni napravi, ki jo potrebujete.

Obstaja le nekaj preprostih pravil za življenje v vašem koledarju, ki bodo optimizirala vaše upravljanje z njim, in so veliko manj zapletena kot pravila seznama opravil.

Blokiranje časa je vaš prijatelj

To je nekaj, čemur se preprosto ne morete izogniti, ne glede na medij, ki ga uporabljate za sledenje opravilom. Blokiranje časa pomeni, da si na začetku tedna ali dneva vzamete nekaj časa, da napišete vsa opravila, ki jih morate opraviti.

To je pobuda za prihranek časa, ki znatno poveča vaš delovni učinek. S tem že veste, kaj morate vnaprej obravnavati, in lahko preostanek delovnega tedna preživite v spopadanju s svojimi odgovornostmi.

Povezano: Nasveti za blokiranje časa za izboljšanje vaše osredotočenosti

Preden se lotite svojega dela, si vzemite 15-20 minut, da izpolnite svoj koledar. Upoštevajte roke, poiščite čas med sestanki, projekti in delom s strankami, da se dogovorite za sestanek za svoj opravek.

Če eden od vaših opravil vključuje vzpostavitev sestanka s kolegom, ustvarite sestanek v svojem koledarju in ga povabite. Ne pozabite vključiti povezave do sestanka iz aplikacije za digitalne konference, ki jo uporabljate, če se želite sestati virtualno.

Uporabite teme za upravljanje svojih nalog

Barvno kodiranje sestankov v koledarju v kategorije zelo pomaga pri razlikovanju med nalogami, sestanki, projektnim delom in drugimi nalogami. Na hiter pogled boste lahko ugotovili, kaj sestavlja vaš teden, in ustrezno načrtovali.

Če želite to narediti v Outlooku, kliknite kateri koli sestanek in kliknite na traku Kategoriziraj > Vse kategorije. Izberite Novo, vnesite ime svoje teme, izberite barvo in kliknite v redu.

Ponovite za toliko tem, kolikor želite. Nato lahko vsakemu sestanku, ki ga ustvarite, dodelite kategorijo. V Google Koledarju z desno tipko miške kliknite kateri koli sestanek in izberite katero koli barvo, ki se prikaže.

Povezano: Orodja za sinhronizacijo Microsoft Outlooka z Google Koledarjem

Vsekakor poimenujte kategorije glede na vrsto dela, za katerega gre, in izberite barve, na katere se dobro odzivate. Nekateri primeri kategorij so lahko:

• Projektno delo
• Skrbnik in opravila
• Stranke
• Srečanja
• Usposabljanje

Delite svoj koledar s kolegi

Medtem ko lahko uporabite aplikacijo za seznam opravil, kot je Todolist, da svoj napredek delite z drugim osebjem, če ne uporabljajo iste programske opreme, ga ne bodo mogli zlahka videti. Tukaj ima življenje v privzetem koledarju vaše pisarne dodatno prednost.

Ko daste svoj koledar v skupno rabo, bodo vaši sodelavci lahko videli vaš napredek samo tako, da si ga ogledajo. Tako preprečite, da bi bil vaš nabiralnik zamašen z e-poštnimi sporočili, ki sprašujejo o vašem napredku, in vam jih v njem niti ne bo treba označiti. Vendar se prepričajte, da jih obvestite, da tako delate.

Povezano: Outlook vs. Gmail: Katera e-poštna storitev je boljša?

Če želite dati svoj Outlookov koledar v skupno rabo:

1. Na traku kliknite Skupna raba koledarja in izberite tistega, ki ga želite objaviti.
2. Kliknite Dodaj da vnesete e-poštne naslove svoje ekipe in nato V REDU.
3. Spodaj dovoljenja, izberite katero koli Lahko si ogleda naslove in lokacije oz Lahko si ogledate vse podrobnosti.
4. Kliknite Prijavite se in V REDU.

Če želite izvedeti, kako ustvariti koledar v skupni rabi v Googlu, si lahko ogledate ta uradni videoposnetek v storitvi Google Workspace:

Bodite realni glede načrtovanja

Čeprav življenje v vašem koledarju zaobide veliko vprašanj glede določanja prednostnih nalog na seznamu opravil in upravljanja s časom, morate biti še vedno realni in pametni glede tega, kako načrtujete svoje naloge. Na srečo obstaja nekaj preizkušenih nasvetov za učinkovito obvladovanje tega:

• Če nimate časa za dokončanje velikega opravila, ga razporedite v več manjših opravil.
• Dajte si več časa, kot mislite, da ga boste potrebovali.
• Izogibajte se opravljanju nalog tik pred sestankom; dajte si 30-minutni interval med njimi.
• Če je naloga nujna, se odločite, ali boste v koledarju prerazporedili druge stvari.

Verjetnost je, da boste dokončali svoje delo in imeli prosti čas, kar pomeni, da boste nadoknadili e-pošto in druge malenkosti, ki se pojavljajo čez dan.

Povezano: Izboljšajte upravljanje časa z Outlookovo funkcijo zakasnitve dostave

Živite v svojem koledarju za izboljšanje produktivnosti

Vaš koledar je priročno orodje, ki že ima vse vire, ki jih potrebujete za spremljanje svojega dela. Življenje v vašem koledarju zagotavlja celostni pristop k upravljanju vaše delovne obremenitve in ohranja vse na enem mestu.

Z uporabo zgoraj omenjenih pravil boste na dobri poti, da prihranite čas, izboljšate svojo produktivnost in med tem boste bolj učinkoviti. Poskusite in morda se boste vprašali, zakaj ste sploh uporabili seznam opravil.

Kako narediti Outlook manj moteč s temi hitrimi nasveti

Če ste kdaj pomislili, da je Outlook moteč, je tukaj nekaj preprostih prilagoditev, ki se vam bodo morda zdele koristne.

Preberite Naprej

O avtorju