10 stvari, za katere niste vedeli, da jih lahko naredite z Microsoft SharePoint

Za mnoge je SharePoint platforma z omejenimi funkcionalnostmi. Ampak temu ni tako. Na tej platformi lahko počnete marsikaj, od katerih vam nekatere do sedaj morda niso bile znane.

V tem članku bomo razkrili takšne funkcije SharePointa, ki bodo zagotovo navdušile vaše sodelavce.

1. Obdelava računov

Če vaša organizacija sodeluje s strankami tretjih oseb, sta ustvarjanje in obdelava računov ključna dela vašega delovnega procesa. Večina organizacij je odvisna od zunanjih orodij za upravljanje računov. Vendar pa Točka za deljenje uporabniki lahko izvedejo večino korakov iz svoje izvorne platforme.

Z Microsoft Forms lahko zbirate podatke o računih in jih uvozite v SharePoint. Ustvarjanje računa in izvajanje njegove analize prihodkov sta možna tudi v SharePointu hkrati.

Povezano: Google Obrazci vs. Microsoft Forms: Katerega bi morali uporabiti?

Ti procesi zahtevajo sodelovanje manj ljudi. Tako je manj možnosti za kakršno koli napako pri vnosu podatkov. Poleg tega vključitev samodejnih korakov omogoča hitrejše izdajanje računov. Prav tako lahko enostavno izveste o poteku postopka.

2. Uporaba med vkrcanjem

Zaposlovanje in vključitev novih ljudi v podjetje je okorna naloga. Vse bi moralo biti na mestu, da se zagotovi pozitivna izkušnja za novega člana ekipe.

Z integracijo Microsoft Forms in Power Automate s SharePointom lahko zberete vse informacije na enem mestu in ustvarite potek dela za vse oddelke. Po nastavitvi integracije in poteka dela mora vodja kadrov le spremljati vsak korak.

Uporaba SharePointa v procesu vkrcanja ponuja koristno situacijo tako za nove zaposlene kot za vodstvene kadre. Medtem ko lahko novi zaposleni takoj začnejo z vsem, kar je na voljo, bodo morali zaposlovalci vložiti manj truda v vključitev.

3. Upravljajte zaloge

Upravljanje zalog je naporen proces, saj vključuje vrsto nalog in podnalog, kot so urnik nabave, sledenje stroškov in vzdrževanje. Poleg tega lahko odvisnosti nalog naredijo proces dolgotrajen in zapleten.

Če uporabljate SharePoint, ga lahko integrirate s Power Automate, Microsoft Lists in Microsoft Teams za nemoteno upravljanje vašega inventarja. Omogoča vam upravljanje vseh procesov, vključno z razvrščanjem izdelkov, operacijami načrtovanja, vizualizacijo podatkov z ene same platforme.

Poleg zmanjšanja časa, potrebnega za upravljanje opreme, te integracije znatno odpravljajo možnost napak in podvojenega vnosa podatkov.

4. Delite dokumente s komer koli

Če delate s stranko ali prodajalcem, je skupna raba datotek z ljudmi zunaj vaše ekipe nepogrešljiv del vašega delovnega procesa. S SharePointom lahko preprosto delite datoteke ali dokumente z drugimi. Funkcije dovoljenj zagotavljajo, da imate vzpostavljene potrebne varnostne ukrepe.

Odvisno od vrste zaščite, ki jo želite, lahko ljudem dovolite ogled ali urejanje dokumenta. Prav tako lahko nadzirate, kdo lahko dostopa do datoteke s pravim dovoljenjem.

SharePoint vam omogoča ustvarjanje predloge datotek in map z različnimi dovoljenji. Prihrani vam ročno nastavljanje dovoljenj za vsako novo datoteko ali mapo, ki jo ustvarite.

5. Ustvarite spletno mesto Wiki

Zaradi vedno večje količine informacij morajo organizacije imeti svojo stran Wiki. Takšna spletna mesta lahko shranjujejo in upravljajo vse vrste informacij, kot so članki znanja, splošne informacije o storitvah, informacije o predmetih in poslovne razprave.

Morda ne veste, da lahko v SharePointu dobite element z imenom Wiki Site. Lahko obravnava vse zahteve organizacije glede Wiki, ki jih generična Wikipedija ne more obvladati.

Uporaba spletnega mesta SharePoint Wiki je prav tako enostavna. Dodajte vsebino in jo delite po odobritvi uprave. Seznam SharePoint lahko uporabite tudi za razvrščanje in pretvorbo podatkov v Excelovi datoteki in jih uporabite v drugih oblikah v Wikiju.

6. Integrirajte z Microsoft Teams

Medtem ko je Microsoft Teams vrhunsko orodje za sodelovanje, bo njegova integracija s SharePointom dvignila učinkovitost vaše ekipe na višjo raven. Ta integracija bo še posebej koristna za organizacije, kjer morajo zaposleni hkrati upravljati več projektov.

SharePoint in Teams bosta skupaj ponujala robustne funkcionalnosti s centralizacijo informacij. Potekalo bo tudi sodelovanje in komunikacija med sodelavci ob spoštovanju skladnosti.

Povezano: Najboljši načini za upravljanje vaše ekipe v Microsoft Teams

7. Uporabite kot napredni urejevalnik vsebine

Ker je SharePoint platforma za upravljanje dokumentov, ima na voljo napredne funkcije za urejanje vsebine. Toda ali veste, da za urejanje dokumenta ni treba uporabljati orodij za spletno oblikovanje, kot sta SharePoint Designer ali DreamWeaver?

S pomočjo spletnega gradnika urejevalnika vsebine lahko naredite potrebne spremembe na strani. Nekatere izmed poudarjenih funkcij so dodajanje oblikovanega besedila, slik, tabel in hiperpovezav na stran. Še več, vse to lahko storite brez odpiranja dokumenta v naprednem urejevalniku.

8. Sinhronizirajte urnik članov ekipe

Mnogi uporabniki SharePointa ne vedo, da platforma ponuja koledar v skupni rabi. Vsi člani skupine SharePoint lahko dodajajo, urejajo in si ogledujejo svoje prihajajoče urnike in dogodke. Pravzaprav lahko znotraj tega koledarja določite tudi različne skupine in pozneje temu ustrezno dodate dogodke.

Poleg običajnih funkcij koledarja ta koledar podpira dodeljevanje ločenih barv za vsako vrsto dogodka, kot so sestanki, spletni seminarji, počitnice. Tako lahko preprosto najdete dogodek v koledarju.

9. Avtomatizirajte opravila

Avtomatizacija dela pomaga ljudem, da se osredotočijo na ključne naloge. Ker ta proces avtomatizira redna, vsakdanja opravila, se produktivnost ekipe večkrat poveča. Z uporabo SharePointovih delovnih tokov lahko v veliki meri avtomatizirate svoje delovne procese.

V SharePointu dobite pet vnaprej programiranih delovnih tokov: zbiranje povratnih informacij, odobritev, odobritev objave, zbiranje podpisov in potek dela s tremi stanji. Vsak od delovnih tokov zmanjša čas in delo, ki ga potrebujete za projekt.

Poleg tega vam platforma ponuja tudi možnost razvoja prilagojenih delovnih tokov glede na vaše poslovne zahteve.

10. Ohranite starejšo različico dokumenta

Različica je pomemben del upravljanja dokumentov, še posebej, če je dokument del skupnega projekta, ki vključuje več urednikov. Običajno lahko pooblaščeni uredniki spremenijo dokument kadar koli želijo.

SharePoint vsem, ki lahko dostopajo do njega, prikaže najnovejšo različico dokumenta z vsemi nedavnimi popravki. Vendar to še ni vse. Prav tako shrani vse različice od ustvarjanja te datoteke v datoteko Zgodovina različic. Vsakdo lahko dostopa do zgodovine različic, da vidi, kdo je naredil katere spremembe v dokumentu.

Presenetite vse z neznanimi funkcijami SharePoint

SharePoint ni samo za spletno upravljanje dokumentov. Uporabite ga lahko za različne druge namene. Tukaj ste izvedeli za nekatere neobičajne funkcije te platforme.

Čeprav vas lahko mnoge od teh presenetijo, vam bodo vse te SharePointove funkcije omogočile izvajanje nalog brez zamenjave orodja.

Kaj je Microsoft SharePoint? 4 Lastnosti in prednosti njegove uporabe

Microsoft SharePoint je orodje za sodelovanje in upravljanje datotek, ki pomaga vaši poklicni in osebni produktivnosti. Tukaj je tisto, kar morate vedeti!

Preberite Naprej

O avtorju