3 dostopni nasveti za pisanje za pisarno

V pisarni morajo ljudje razumeti, kaj se jim sporoča, da bo delo pravilno opravljeno. Večinoma je to dobro opravljeno, vendar z naraščanjem raznolikosti na delovnih mestih ni časa, kot bi bil sedanjost, da bi se dvignili.

Če želite vedeti, kako izboljšati dostopnost svojih e-poštnih sporočil, dokumentacije in drugih pisnih pisarniških medijev, si oglejmo nekaj nasvetov, kako to storiti.

Razlogi za dostopno gradivo

Če to berete, je vaš razlog za izboljšanje dostopnosti pisnega gradiva morda ta, da postanete bolj vključujoči in je eden od glavnih razlogov, da ga večina podjetij sprejme. Vključujoč delovni prostor privablja raznoliko zaposlovanje in podpira osebje, ki ga potrebuje.

Znano je, da so ljudje s posebnimi učnimi potrebami sposobni kreativno razmišljati in pogosto uspešni, kadar je okolje primerno. Začetek s tem, kako komunicirate, je temelj za to.

Povezano: Kako uporabiti svoj učni slog za povečanje produktivnosti

Vendar pa je dostopnost tudi neverjetno pametna poslovna poteza. Samo zato, ker veste, kaj mislite, še ne pomeni, da se tako prevaja. Če vsi razumejo, kaj morajo storiti, in so stvari smiselne, to pomeni:

• Manj napak
• Izboljšano zaupanje osebja
• Dosežete širše občinstvo
• Bolj privlačno delovno mesto
• Pri razlaganju stvari prihranite čas

Najpomembneje je, da je to neverjetno enostavno narediti in lahko na tej poti dejansko izboljša vaš delovni rezultat.

1. Uporaba preprostega jezika

Ne glede na to, ali pošiljate e-pošto širokemu občinstvu, pišete glasilo ali ustvarjate novo dokumentacijo za nov postopek v službi, je namen, da to sprejmejo drugi. V teh primerih je potrebna uporaba preprostega jezika.

Prvič, izogibajte se uporabi akronimov in žargona v svojem besedilu. Nekateri ljudje morda ne vedo, kaj pomenijo, in so lahko ovira za nove začetnike. Prav tako lahko povzročijo, da se zaposleni počutijo izključene in odvzamejo celoten vpliv vašega dela. Namesto tega napišite kratice v celoti in se odločite za besede, ki jih vsi razumejo.

Ko pišete občinstvu, je dober nasvet, da pišete za nekoga, ki nima pojma, kaj je vaše delo. Veliko pisne komunikacije prekriva pomembne podrobnosti in zamudi potrebne korake. To se zgodi, ko avtor piše z mesta znanja in miselno zapolni vrzeli, namesto da jih zapiše.

Povezano: Glasila za nadobudne podjetnike

Če ste temeljiti in premišljeno pretehtate vsak korak, lahko napišete bolj poglobljeno razlago in manj verjetno je, da bodo zaposleni prosili za pojasnilo. Na primer, če nekomu poveste, kaj naj naredi, je lahko precej odprto, medtem ko mu tudi povejte, česa ne sme narediti, navodilo ohranja specifično.

Uporabite lahko primere, če se trudite, da bi nekaj poenostavili, da bi svojemu delu dali tudi nekaj v realnem svetu.

2. Uporaba dostopne pisave

Obstaja razlog, zakaj večina spletnih mest, aplikacij in spletnih mest družbenih medijev uporablja isto vrsto pisave, in to zato, ker vedo, da doseže širše občinstvo. Vaše aplikacije za e-pošto in digitalna sporočila že imajo privzeto pisavo, ki je lahko berljiva, običajno je Arial ali Calibri, in so idealne dostopne pisave za vso pisno dokumentacijo.

Besedilo z malimi črkami je tudi lažje za oko, zato se vzdržite uporabe velikih črk, na primer pri pisanju naslovov ali poskusu poudarka. Namesto tega lahko krepko besede, da bi pritegnili pozornost osebe na to, ali razčlenili besedilo.

Poleg tega je lahko velikost pisave pomembna za zaposlene, ki se trudijo videti manjše besedilo. Besedilo, ki je veliko 12 slikovnih pik ali več, je idealno in je pogosto standard za javna gradiva. Če je manjše od tega, tvegate, da ga ljudje ne bodo mogli pravilno prebrati. Seveda lahko uporabljajo Povečava delujejo na njihovih računalnikih, če gre za digitalno datoteko, če pa je bila natisnjena, lahko to povzroči težave.

Povezano: Orodja za sinhronizacijo Microsoft Outlooka z Google Koledarjem

Nazadnje, pisava in ozadje morata biti črno-bela, in če morate uporabiti barvo, je modra najboljša, saj jo večina ljudi z barvno slepoto razloči. Ne samo to, to je preprosta barva, ki ni kontrastna.

3. Razbijanje blokov besedila

Ste že kdaj prejeli e-pošto ali dokument, ki vsebuje neprekinjene bloke besedila? Če imate, boste vedeli, da je lahko moteče in da je marsikomu tudi težko brati. Na srečo obstaja nekaj hitrih in enostavnih načinov, kako narediti podrobnejše dele besedila bolj dostopne.

Označene točke in oštevilčeni seznami so odlična orodja za navajanje idej, prednosti, korakov in drugih kosov informacij. Prepričajte se, da so zaporedne točke jedrnate in specifične, več odstavkov pa boste lahko strnili v razdelek, ki ga je enostavno brati. Zadržuje pozornost bralca in vam prihrani čas.

Povezano: Team Wiki Orodja, ki jih lahko uporabite za izboljšanje produktivnosti

Drug način za razbijanje besedila je uporaba slik. Vendar pa morate biti previdni pri slikah, ki jih uporabljate. Vsaka slika, ki jo uporabite, mora dopolnjevati besedilo; če vaša slika vsebuje pomembne informacije, ki niso vključene v vaše pisanje, lahko izključujete ali zmedete ljudi. Slike naj uporabljajo tudi preproste barve in se izogibajte kontrastnim barvam, ki bi jih drugi težko videli.

Morda vam tega ne bo treba storiti, če je to samo e-poštno sporočilo, vendar je v tem primeru morda vredno razmislimo, ali bi to eno e-pošto lahko razdelili na ločena e-poštna sporočila, če vsebuje veliko različnih idej in teme. Ohranjanje ene teme na e-poštno sporočilo je idealno, če je treba opraviti veliko.

Dostopnost pomaga vsem

Vsak ima različne načine dela in nekateri morda potrebujejo dodatne stvari, ki tukaj niso upoštevane. Pomembno je dobiti povratne informacije in ugotoviti, kaj deluje za ljudi; Bolj ko lahko izboljšate dostopnost svoje pisne komunikacije, več koristi boste videli.

Ne premislite; samo začnite in poskusite. S temi nasveti boste na dobri poti do dostopnega delovnega mesta, drugi pa bodo cenili vaš pristop pozornosti.

4 nasveti za dokončanje profesionalne primopredaje

Ko zapustite službo, kako se morate predati? Tukaj je nekaj hitrih in enostavnih korakov za predajo delovne obremenitve, preden začnete z novo službo.

Preberite Naprej

O avtorju