Kaj je interni Wiki in kako ga lahko nastavite?

Težko je ohraniti sinhronizacijo znanja vašega podjetja med vsemi zaposlenimi, če nimate dobrega načina za shranjevanje in skupno rabo informacij. To vodi v upad produktivnosti, saj zaposleni porabijo več časa za iskanje odgovorov namesto za delo.

Interni wiki vam lahko pomaga rešiti to težavo. V tem članku vas bomo vodili skozi postopek nastavitve wikija, vendar najprej:

Kaj je interni Wiki in kakšne so njegove prednosti?

Notranji wiki je skladišče znanja, ki zaposlenim omogoča ustvarjanje, urejanje in izmenjavo ustreznih vsebin in najboljših praks podjetja. Je kot centralizirana baza podatkov, ki vsakemu zaposlenemu omogoča sporočanje informacij za izboljšanje kolektivnega znanja vaše ekipe in odpravo odvečnih vprašanj.

Je dragocena dobrina, ki lahko deluje kot enciklopedija vašega podjetja za ohranjanje institucionalnega znanja, ko vaša ekipa raste.

Čeprav je interni wiki podoben bazi znanja, saj spodbuja izmenjavo informacij, je glavna razlika v tem, da je bolj sodelovalno orodje, ki vsem omogoča, da

delijo svoje strokovno znanje (predvsem za notranjo uporabo). Po drugi strani pa namenska ekipa običajno upravlja bazo znanja in vključuje informacije za notranjo in zunanjo uporabo (izdelki in storitve).

Tukaj je nekaj razlogov, zakaj bi morali ustvariti interni wiki:

• Zagotavljanje hitrega dostopa do informacij v vaši organizaciji bo izboljšalo sodelovanje med različnimi oddelki ali znotraj oddaljenega/hibridnega delovnega mesta.
• Prostor, ki vsebuje vse pomembne informacije, bo povečal hitrost učenja in produktivnost zaposlenih.
• Notranji wiki lahko izboljša vaš postopek vključitve. Vsebuje vse pomembne informacije, ki jih potrebujejo novi zaposleni, da se prilagodijo svojemu novemu okolju in začnejo delovati.
• Notranji wikiji zagotavljajo tudi dodatno raven varnosti in zanesljivosti. Nastavite jih lahko tako, da so dostopni samo članom vaše organizacije, kar odpravlja tveganje izgube podatkov na lokalnih trdih diskih.
• Notranja orodja wiki so uporabniku prijazna in vsakomur omogočajo jasno in organizirano ustvarjanje in urejanje vsebine z uporabo oznak, hiperpovezav, različnih barv in drugih dragocenih funkcij.
• Notranji wiki vam lahko pomaga zgraditi bolj vključujoče delovno mesto, saj spodbuja vsakogar, da ustvari osrednji živčni sistem vašega podjetja.
• Notranji wiki vašim ekipam omogoča komunicirati asinhrono, zmanjšanje stresa pri iskanju prekrivajočih se ur in tveganja zamenjave konteksta.
• Omogoča vam, da preprečite izgubo znanja, ko zaposleni odidejo.

Kakšno vrsto vsebine lahko shranite v svoj interni Wiki?

Čeprav lahko interni wiki sprejme vse informacije o vaši organizaciji, je najbolje, da se osredotočite na najbolj relevantno vsebino, ki jo vaše ekipe potrebujejo pri svojem vsakodnevnem delovanju, vključno z:

• Novice in posodobitve podjetja
• Vadnice z navodili za interno programsko opremo
• Dokumenti o usposabljanju in vkrcanju
• Tehnične opombe
• Skupni potek dela
• Beležke sestanka
• Politike podjetja itd.

Izbira vaše interne programske opreme Wiki

Čeprav ima vsako podjetje različne potrebe in zahteve, je pri izbiri notranjega orodja wiki treba biti pozoren na nekaj ključnih funkcij. Tukaj je nekaj bistvenih lastnosti, ki jih je treba upoštevati:

• Izberite programsko opremo wiki, ki združuje priljubljeno interna komunikacijska orodja kot so Slack, Microsoft Teams, Asana, e-pošta itd., da se izognete nenehnemu preklapljanju med njimi za dostop do pomembnih informacij.
• Eden od glavnih ciljev internega wikija vašega podjetja je zmanjšati čas, ki ga vaše ekipe porabijo za iskanje informacij. Glede na to, da lahko wiki vašega podjetja vsebuje veliko informacij, je ključnega pomena, da izberete orodje z učinkovitimi funkcijami iskanja za hitro brskanje po datotekah.
• Notranja programska oprema wiki mora zagotavljati dostop in upravljanje pravic za zaščito vsebine pred zunanjimi osebami.
• Vaše orodje wiki mora več uporabnikom omogočiti dostop in prispevanje v realnem času.
• Izberite orodje, ki vam omogoča ustvarjanje ločenih delovnih prostorov za različne oddelke. To je zato, ker bodo vaše ekipe bolj produktivne, če bodo lahko neposredno dostopale do vsebin, ki so pomembne za njihove funkcije.
• Programska oprema wiki, ki jo izberete, vam mora omogočati sledenje spremembam in posodobitvam. Vi ali ekipa, ki je zadolžena za vzdrževanje wikija, bi morali vedeti, kdo izvaja spremembe in kdaj so spremembe narejene.

Torej, nekaj orodij zagotavlja zgornje funkcije, hkrati pa so uporabniku prijazne, eno od teh je Tettra.

Najboljše prakse za izdelavo vašega internega Wiki z uporabo Tettra

Bistveno je, da imate načrt po korakih za gradnjo svojega internega wikija, preden se pridružite ekipam. Sledite nekaj korakov:

1. Strukturirajte svoje podatke

Ko izberete programsko opremo wiki, lahko svojo vsebino razdelite v glavne kategorije za boljšo organizacijo. Na primer:

• A Podjetje razdelek, kjer boste dodali informacije za celotno podjetje, kot so posodobitve podjetja in novice.
• Ustvarite HR razdelek za politike podjetja, nagrade in ugodnosti zaposlenih, politike počitnic.
• Nastavite lahko tudi a oddelki kategorijo, kjer lahko različni oddelki v vaši organizaciji hitro dostopajo do ustreznih informacij.
• Druga priročna kategorija je lahko usposabljanje, za vaše vadnice z navodili in drugo gradivo za usposabljanje.

Ustvarite lahko več kategorij, odvisno od potreb vašega podjetja. Cilj tukaj je bolje organizirati svojo vsebino, tako da vsi vedo, kje lahko najdejo določene informacije.

2. Uvozite ali ustvarite vsebino

Ko ustvarite jasno in organizirano strukturo za wiki vašega podjetja, lahko zdaj uvozite obstoječo vsebino, če jo imate, ali ustvarite novo vsebino v svojih kategorijah wikija.

Odličen kraj za začetek bi bilo ustvarjanje a Kako začeti kategorijo, da vključite svojo Notranji Wiki vodič. S tem vodnikom lahko razložite, kako bo ta projekt koristen v vaši organizaciji in najboljše prakse o tem, kako ga izkoristiti.

3. Nastavite integracije

Nastavite integracije, da zagotovite, da lahko uporabite svoja obstoječa notranja orodja za dodajanje/posodabljanje vsebine v svojem internem wikiju. Tako boste zlahka prispevali vsebino, ki bi sicer trajala predolgo, ali pa le ustvarili boljšo splošno izkušnjo za uporabnike.

To vključuje povezavo z vašo aplikacijo za klepet, tako da lahko uporabniki razmišljajo o zamislih, jih objavijo v Tettri, da jih vidijo drugi, in po potrebi celo odprejo element opravila. To bo pripomoglo k večji uporabi internega wikija, saj bo postal sestavni del vsakodnevnih delovnih tokov vseh.

4. Konfigurirajte pravice in dovoljenja za dostop

Konfiguriranje pravic in dovoljenj za dostop vam omogoča, da določite, kdo ima dostop do katere vsebine. To je pomembno, ker lahko dodate vsebino, ki je pomembna samo za določeno ekipo v vaši organizaciji. Ali pa boste morda želeli omejiti dostop do določenih dokumentov. To lahko storite v Tettri pod Nastavitve ekipe.

5. Zaženite svoj Wiki

Zdaj je čas, da prižgete luči in vse spodbudite k uporabi vašega internega wikija. Če želite to narediti, lahko pošljete e-pošto članom ekipe neposredno prek nastavitev v Tettri. Ko to storite, jih spodbudite k branju vodnika po wikiju, ki ste ga dodali v kategorijo Kako začeti.

Izboljšajte sodelovanje svoje ekipe z vzpostavitvijo Wiki vašega podjetja

Nastavitev internega wikija je odličen način za shranjevanje in izmenjavo informacij. Veliko podjetij tega nima, vendar je lahko v veliko pomoč.

Omogoča boljše sodelovanje med ekipami in oddelki ter več priložnosti, da se zaposleni učijo drug od drugega. Uporabite te nasvete kot osnovo za ustvarjanje wikija vašega podjetja.

Kako uporabljati orodje Wiki v Microsoft Teams

Microsoft Teams ima notranje orodje Wiki, ki vam omogoča nemoteno upravljanje in zbiranje informacij. Tukaj je, kako ga uporabiti!

Preberite Naprej

O avtorju