Kako uporabljati predloge za asane za kateri koli projekt

Ena stvar, ki bi se morali naučiti o Asani, je, kako uporabiti projekte za povečanje produktivnosti v vaši ekipi. Z upravljanjem projektov Asana se lahko izognete zastarelim preglednicam, dolgim ​​e-poštnim nitim in dolgim ​​sestankom, ki ponavljajo iste informacije.

Če vaša ekipa večinoma opravlja veliko ponavljajočega se dela, vam teh nalog in projektov v Asani ni treba vsakič znova ustvariti. Predloge Asana lahko uporabite, da prihranite čas, ne samo zdaj, ampak tudi za kasnejše načrte projektov.

Poglejmo, kako uporabiti predloge Asana za skoraj vsak projekt, na katerem dela vaša ekipa.

Kaj so predloge projektov Asana?

Namesto da bi pri ustvarjanju kanban deske v Asani začeli iz nič, načrt predloge že vključuje vse osnovne razdelke, ki jih ekipe pogosto uporabljajo. Namesto da načrtujete projekt od začetka, vam predloge projektov Asana nudijo potrebne gradnike za začetek.

Predloga je v bistvu pripomoček za upravljanje projektov plug-and-play, ki vam omogoča standardizacijo procesov in zagon z vsakim novim projektom. Če morate spremeniti svoje potrebe, lahko to tudi storite.

Uporabite, ustvarite in shranite lahko prilagojene ali vgrajene predloge projektov Asana za različne procese. Vsi primeri so projekti s kratkimi roki (kot je začetek), tekoči procesi (kot je vključevanje novih kadrov) in sledenje informacijam.

Uporabniki z brezplačnimi računi lahko dostopajo do brezplačnih predlog, vendar Premium načrti ponujajo več možnosti, prilagojenih določenim panogam. Primeri predlog za asane vključujejo predlogo prodajnega načrta, predlogo za upravljanje agencije, predlogo koledarja vsebine, nove kontrolne sezname za najem in še več.

Asana organizira tudi predloge glede na funkcije ekipe, kot so oblikovanje, IT, izdelek, uspeh strank, operacije in človeški viri. Če ste vodja projekta, ki ne želi izgubljati časa z igranjem s tablami kanban, preprosto pobrskajte po galeriji, izberite opis ekipe in vzemite predlogo načrta projekta, ki ustreza vašim potrebam.

Zdaj pa preverimo, kako uporabljati predloge za upravljanje projektov Asana.

Kako uporabljati predloge projektov Asana

Za uporabo predloge so naslednji koraki:

1. V zgornjem levem kotu aplikacije Asana kliknite oranžno + gumb.
2. Izberite Projekt iz spustnega menija.
3. Nato izberite Uporabite predlogo z zagonskega zaslona Projects.
4. Pozdravil vas bo seznam predlog, ki jih je ustvarila Asana, večinoma prilagojenih namenu, za katerega ste navedli, da boste Asano uporabljali ob prijavi. Kategorijo predlog, ki jih vidite, lahko spremenite tako, da kliknete spustni gumb poleg Vrsta v zgornjem desnem kotu zaslona.
5. Predloge si lahko predogledate, da boste videli, kako bodo videti in kako bodo koristile vaši ekipi.
6. Če želite začeti nov projekt s predlogo, kliknite Uporabite predlogo.
7. Na naslednjem zaslonu boste dobili priložnost, da prilagodite ime projekta in spremenite dovoljenja. Kliknite Ustvari projekt ko vse prilagodiš po svojem okusu.
8. Oglejte si PREBERI ME in KOPIRAJ ME naloge za navodila in predloge.

Projekt, ustvarjen iz predloge, boste lahko prilagodili tako, da bo ustrezal potrebam vaše ekipe. Če želite projekt prilagoditi svojemu delovnemu toku, lahko spremenite, dodate ali izbrišete kar koli v predlogi.

Če nadgradite na Asana Premium, boste lahko projektom, ustvarjenim iz predloge, dodali več polj po meri, kar vam bo omogočilo, da spremljate informacije, ki so najpomembnejše za vašo ekipo.

Povezano: Najboljše brezplačne alternative asane za vodenje projektov

Kako ustvariti predloge po meri v Asani

Možno je, da ima vaša ekipa posebne poteke dela, ki jih želite zajeti v predlogi. V tem primeru boste želeli imeti možnost, da prej dokončane projekte pretvorite v predloge, pri tem pa ohranite nekatere podrobnosti, kot so projektne naloge, ključni mejniki in faze projekta.

To storite tako:

1. Ustvarite nov projekt (ali podvojite tistega, ki ga že imate), da zajamete zaporedje nalog, ki jih vaša ekipa redno opravlja. Prepričajte se, da imate pripravljene vse podrobnosti o opravilu.
2. Kliknite Podrobnosti, nato spustni meni z glavo projekta in izberite Pretvori v predlogo. Pazite, da projekta ne izbrišete ali arhivirate.
3. Postopek ponovite za toliko postavitev projekta, kot želite.

Če želite uporabiti eno od svojih predlog po meri, se preprosto vrnite na + gumb v zgornji vrstici in ustvarite nov projekt. Kliknite na Predloge zavihek na zaslonu novega projekta, vaše predloge po meri pa bodo organizirane po skupinah v zavihku z imenom vaše organizacije.

Te predloge je mogoče posodobiti, ko se vaši procesi izboljšujejo in pridobite izkušnje iz prejšnjih projektov.

Povezano: Najboljše integracije asan, ki jih morate preveriti

Pametno delajte s projekti Asana

Predloge projektov olajšajo sledenje večjemu delu vašega dela v Asani z zagotavljanjem strukturiranih delovnih tokov, ki jih je preprosto ustvariti in prilagoditi vaši ekipi.

Obstaja več inventivnih načinov za avtomatizacijo ponavljajočih se nalog ter pojasnitev ciljev in procesov za vašo ekipo v Asani. Za več idej preberite naš poglobljen vodnik za uporabo Asane za več dela.

6 kreativnih načinov, kako kar najbolje izkoristiti asano

Asana je eno najbolj priljubljenih orodij za vodenje projektov. Morda pa se sprašujete, kako ga lahko uporabite v vsakdanjem življenju? Ugotovite, kako!

Preberite Naprej

O avtorju