4 nasveti za dokončanje profesionalne primopredaje

Torej, ponujena vam je nova zaposlitev in ste navdušeni, da začnete. Vendar, preden lahko to storite, morate končati s svojo trenutno službo in potem, ko jo oddate odstopno pismo, to vključuje dokončanje primopredaje za osebo, ki bo na koncu zamenjala ti.

Učinkovita predaja zahteva veliko organizacije in razumevanja, kaj bodo morali vedeti vaši kolegi. Oglejmo si, kako lahko olajšate ta postopek vsem vpletenim, da se boste lahko osredotočili na začetek svojega novega podviga.

Ustvarite kontrolni seznam za predajo

Med odhodnimi razgovori in poslavljanjem je enostavno izgubiti vest o vsem, kar morate storiti, preden zapustite službo. Zaradi tega je dober kontrolni seznam za primopredajo dobra praksa in vam zagotavlja odgovornost.

Kontrolni seznam mora vključevati vse, kar mora vedeti nova oseba v vaši vlogi in vaš vodja, zato morate te podatke začeti zbirati čim prej:

• Vaše vsakodnevne obveznosti
• Informacije o določeni programski opremi in procesih
• Pomembni dokumenti
• Vsi seznami strank, ki jih je treba predati
instagram viewer
• Ključni stiki znotraj in zunaj podjetja
• Ključni podatki o osebju (če ste vodja)
• Vsi projekti, ki jih je treba dokončati ali delegirati
• Kdo mora prejeti predajo in vse informacije, ki jih potrebujete

Povezano: Kako lahko Padlet olajša načrtovanje in sodelovanje

Kontrolni seznam lahko ustvarite s pomočjo predlog v Wordu ali Excelu ali pa se odločite za aplikacije, kot je npr Todoist in Padlet da ustvarite ločen seznam opravil. Pomembno je, da imate vse informacije nekje zapisane, na katere se lahko po potrebi zanesljivo sklicujete.

Imeti jasno časovnico

Običajni odstopni rok je približno 4 tedne in to morate upoštevati pri načrtovanju predaje. Glede na naravo vašega trenutnega dela bi morali pričakovati, da boste postopno zmanjševali delovno obremenitev, ko boste delali proti zadnjemu dnevu.

Padlet ima odlično predlogo časovnice, ki jo lahko uporabite, če potrebujete nekaj vizualnega, in vam omogoča, da narišete svoj odpovedni rok. Začetne prednostne naloge bi morale biti obveščanje ustreznih ljudi o vašem odhodu (kot so stranke, sodelavci in zunanji kontakti), opredelitev projektov, ki jih lahko prenesete, in komuniciranje s svojim vodjem o vseh potrebnih postopkih sledil.

Povezano: Aplikacije za seznam opravil za določanje prednosti in upravljanje opravil

Cilj je, da se najprej lotite najnujnejših in najbolj zamudnih nalog, da v zadnjem tednu ne boste hiteli. V nasprotju s tem bi moral konec vaše časovnice ogrožati predvsem administrativna opravila in nekaj manjših ohlapnih nalog, ki jih je treba povezati.

Napišite poročilo o strokovni predaji

Čeprav boste verjetno imeli primopredajni sestanek s svojim vodjem, je dobra praksa, da napišete poročilo o primopredaji, da zagotovite nemoten prehod. Dokument mora biti razumljiv, specifičen, jedrnat in se brati kot tekoči priročnik.

Microsoft Word je odličen kraj za začetek, saj je dostopen na vseh platformah in se brezhibno integrira z drugimi aplikacijami. Word ponuja številne predloge, do katerih lahko dostopate iz Domov strani s klikom Več predlog nad iskalno vrstico ali pa začnete z a Prazen dokument. Druga možnost je, da greste na Pogled > Oris da svoje poročilo organizirate v razdelke.

Ne glede na pristop, ki ga uporabljate, ga je treba razdeliti na različne dele z jasnimi naslovi, katerih struktura je lahko videti nekako takole:

1. Kakšna je vaša vloga in komu ste odgovorni.
2. Cilji podjetja, pričakovanja glede vloge in z njimi povezani postopki.
3. Seznam uporabnih stikov.
4. Kako uporabljati ustrezno programsko opremo in podatke za prijavo.
5. Razčlenitev vaših tedenskih, mesečnih in četrtletnih obveznosti.
6. Razčlenitev vaših tekočih projektov ali dela strank, vključno z roki.

Povezano: Alternative za Microsoft Word, ki jih je vredno poskusiti

Če ste vodja, boste morali imeti tudi poseben oddelek za stalen razvoj vaše ekipe in delo, v katerega so vključeni. Bralca lahko tudi nakažete, kje vodite svoje osebne evidence.

V telo besedila lahko vstavite tudi hiperpovezave za povezave do pomembnih, ustreznih dokumentov kot so kopija opisa vašega delovnega mesta, preglednice s podrobnostmi o tekočih projektih in koristno podjetje procesov. To vam prihrani čas pri pisanju vaše primopredaje in zagotavlja, da bralec ve, kje najde stvari. Storiti to:

1. Pojdite na Vstavi zavihek.
2. Kliknite Povezave.
3. Izberite Povezave iz spustnega menija.
4. Izberite datoteko, do katere želite vzpostaviti povezavo.

Ali pa lahko držiš Ctrl + K da dodate hiperpovezave in to bo odprlo vaše mape.

Zavezovanje ohlapnih koncev

Ne glede na to, koliko načrtujete, boste vedno imeli nekaj ohlapnih koncev, ki jih je treba dokončati, preden lahko nadaljujete. Nekatere od tega bo morda treba prenesti, zato morate biti pripravljeni to sporočiti svojemu vodji in sodelavcem.

Programska oprema za upravljanje projektov, kot je Asana lahko ta del naredi hiter in enostaven, vendar je lahko prav tako učinkovit z uporabo e-pošte ali komunikacijskih orodij, kot je Ohlapnost in Microsoft Teams. Tako kot vaš dokument o primopredaji bi moral biti prejemnik prejemniku lahko razumeti prehajanje del.

Povezano: Asana vs. Ponedeljek: izberite Popolno orodje za upravljanje projektov

Pošljite sporočilo ustreznim strankam o tem, na koga se lahko obrnete v vaši odsotnosti in če obstajajo morebitne zamude pri zaprtju vaših računov, omogočite samodejne odgovore na vašo službeno e-pošto s temi informacijami vključeno.

Pokrite so vse vaše baze

Zdaj, ko imate dokument o primopredaji in jasen pregled nad tem, kako bo izgledal vaš odpovedni rok, ste pripravljeni, da se začnete zmanjševati v pripravah na svoj zadnji dan. Organiziran in učinkovit postopek primopredaje vam bo zagotovil mir, ko se boste preselili v novo službo, vaši sodelavci pa vam bodo hvaležni.

Povsem normalno je, da se počutite preobremenjeni s celotno operacijo, zato si vzemite čas za to. Vaša odgovornost za predajo je prav tako velika, kot je odgovornost podjetja, da zbere informacije, ki jih potrebuje, zato, če mislite, da ste kaj pozabili, se obrnite na druge za vpogled.

Ko so pokrite vse vaše osnove, se lahko veselite naslednjega poglavja v svoji karieri in se počutite dobro glede tega, kar ste pustili za sabo.

10 rdečih zastav strank, ki se jih mora zavedati vsak samostojni delavec

Vsi imamo stranke, ki niso primerne. Tukaj je nekaj rdečih zastav, na katere morate biti pozorni pri delu z novimi strankami.

Preberite Naprej

O avtorju