Kako hitro spraviti odloženi projekt nazaj na pravo pot

Vsak projekt se začne z dobrimi nameni in najboljšimi prizadevanji, vendar mnogi od njih zaidejo z nizke angažiranosti in zgrešijo mejnike. Vendar vam ni treba biti razočaran, saj lahko nekateri korektivni ukrepi v kratkem času vrnejo vaš odloženi projekt na pravo pot.

Tukaj je nekaj učinkovitih tehnik za obnovitev projekta, s katerimi bi morali poskusiti, da se stvari premaknejo v pravo smer.

1. Pokličite na sestanek ekipe

Vaša ekipa se je morda srečala na številnih virtualni timski sestanki za ta projekt. Ko pa veste, da boste zamudili rok, je obvezno, da vsi še enkrat sedejo skupaj. Ta sestanek ekipe bi moral razviti novo strategijo o tem, kaj storiti naprej.

Razmislite o rezultatih projekta, proračunu in času (preostalem ali dodatnem), ki ga imate za dokončanje projekta. Preverite vpliv vaše zamude na vsakega od teh vidikov. Ugotovite, kaj lahko ekipa zagotovi, pri čemer ohranite prvotni proračun in rok enak.

Poleg tega si oglejte, koliko časa bo trajalo za dokončanje projekta. Nato se s stranko pogovorite o izbiri katere koli od zgornjih možnosti.

2. Ugotovite razlog za zamudo

Poleg izbire izvedljivih možnosti za vaše stranke uporabite sestanek, da ugotovite problem projekta. Samo če poznate razlog za zamudo pri projektu, lahko ukrepate, da odpravite težavo.

Razlogi za zamudo pri projektu so lahko različni, vključno s pomanjkanjem proračuna, pomanjkanjem sredstev, spremembo organizacijskih prednostnih nalog, zmanjšanjem obsega, neučinkovitostjo ekipe itd. Ugotovite, kdo je odgovoren za zamudo in kako je to vplivalo na projekt. Ugotovite tudi, kako lahko težavo odpravite v najkrajšem možnem času.

3. Določite nov, a realen rok

Če ste zamudili prvotni rok, je čas, da nadaljujete in namesto tega določite novega. Preglejte prvotni urnik, da ugotovite, koliko nalog projekta še čaka. Postavite zahtevne, a izvedljive mejnike za vsako od preostalih nalog in poiščite nov rok za projekt.

Vaš cilj je izpeljati projekt v novem roku. Zato razmislite o zmogljivosti, virih in razpoložljivosti vaše ekipe, preden nastavite nov rok.

4. Ponovno razmislite o obsegu projekta

Če je vaš projekt zamudil zaradi nerealnega obsega projekta, razmislite o popravku načrta, tako da ga bo mogoče doseči v kratkem času. Z naročnikom ali zainteresiranimi stranmi se pogovorite o obsegu in preverite, katera področja projektov lahko odstranite.

Nikoli ne dovolite, da bi se obseg zmanjšal, ko dejansko zahtevate zmanjšanje obsega. Zaradi spremembe obsega bo projekt težko dokončati. Morda bo treba tudi osredotočenost vaše ekipe popolnoma premakniti v novo smer.

5. Razdelite se na majhne naloge in dajte prednost

Ko od stranke dobite priznanje o spremenjenem obsegu projekta, začnite delati na njem. Najprej razdelite preostalo delo na majhne koščke nalog. Nato poiščite, ali obstajajo kakršne koli odvisnosti med nalogami. Če je odgovor pritrdilen, jih razmislite, preden določite prednostne naloge.

Prosite ekipo, naj najprej opravi prednostne naloge. Včasih vas lahko stranka med zamudo projekta prosi, da najprej predložite del ali del projekta. V takih primerih dajte ta segment prednost.

Povezano: Najboljše tehnike za samostojne delavce za brezplačno razvrščanje nalog

6. Ponovno potrdite ali prerazporedite odgovornosti

Sodelovati morate s celotno ekipo, da določite njihove vloge za preostali obseg projekta ali naloge. Preglejte opravljene naloge, da ugotovite morebitne konflikte ali neučinkovitosti pri delu, ki je bilo do sedaj opravljeno na tem projektu. Morda bo treba naloge ponovno potrditi ali prerazporediti na podlagi prejšnje uspešnosti.

Med prerazporeditvijo nalog razrešite morebitne dvome glede prvotnega načrta. Prepričajte se, da ima novo dodeljena oseba potrebne spretnosti za dokončanje te naloge in da nima drugih prednostnih nalog.

7. Osredotočite se na komunikacijo v realnem času

Pri projektu, ki je že zašel, ni več možnosti za zamude. Včasih so ključne odločitve nerešene zaradi zamude pri odgovoru. Zato vaša ekipa ne sme izgubljati časa v asinhroni komunikaciji, kjer ne vedo, kdaj bodo prejeli kakršen koli odgovor.

Povezano: Nasveti in orodja za komunikacijo s strankami in ekipami v realnem času

Pri zakasnjenih projektih dajte poudarek na sinhronizirani komunikaciji, kot je takojšnji klepet. Kolegi lahko sodelujejo tudi v avdio ali video klicih, da razjasnijo morebitne dvome ali zastavijo pomembno vprašanje. Karkoli že počnete, v takih situacijah nikoli ni odvisen od zakasnjenih načinov komunikacije, kot je e-pošta.

8. Natančno spremljajte in upravljajte opravila

Ne bi želeli, da bi pri enem projektu dvakrat zamujali. Da bi se temu izognili, je bistvenega pomena upravljanje nalog in vsakodnevno spremljanje njihovega napredka. Naj bo spremljanje uspešnosti del vaše vsakdanje rutine z dinamičnim aplikacije za upravljanje projektov kjer lahko člani preverijo napredek nalog in projekta.

Sledenje dosežkom ni dovolj, saj jih je treba primerjati s predvidenimi dosežki. Ko opazite, da nekdo zaostaja, ga nemudoma kontaktirajte, da ugotovite težavo in jo čim prej odpravite.

9. Imejte pripravljen načrt za obvladovanje tveganj

Prenovljeni načrt za odloženi projekt pogosto vključuje dodatno delovno obremenitev, nove vire in strog urnik. Čeprav obstaja velika verjetnost, da boste uspešno zaključili projekt, to vključuje tudi nekaj tveganja. Zato morate pripraviti načrt za obvladovanje tveganj.

Za to ugotovite dejavnike tveganja. Prav tako jih morate analizirati, da razvijete načrt za ublažitev njihovih negativnih učinkov. Potrudite se, da zmanjšate možnost za pojav teh dejavnikov tveganja. Celotno ekipo seznanite z načrtom obvladovanja tveganj in ga nenehno posodabljajte, ko projekt napreduje.

10. Vložite dodatni napor

Ni treba posebej poudarjati, da se morate dodatno potruditi, da hitro izvedete zamuden projekt. To lahko pomeni tudi nadurno delo za številne člane ekipe. Odvisno od obsega projekta se bo čas razlikoval. Vendar pa lahko to demotivira ekipo, če podaljški postanejo obsežni.

Iz tega razloga bi morali managerji svojim soigralcem ponuditi jasno predstavo o tem, kako dolgo se bodo podaljški nadaljevali. Če nekdo ne more dati več časa zakasnjenemu projektu, morate njegovo nalogo oddati zunanjim izvajalcem.

Učinkoviti nasveti za zapoznele projekte

Ni nenavadno, da projekt izgubi fokus. Ko se to zgodi, je potrebno identificirati in prepoznati boleče točke projekta.

Če želite, da se projekt vrne v pravo smer, sledite zgornjim nasvetom. Za uspešen in pravočasen zaključek projekta lahko uporabite tudi aplikacije za upravljanje projektov.

11 najboljših funkcij MeisterTask za agilno upravljanje projektov

Ali želite implementirati agile – dinamično metodo vodenja projektov, ki povečuje produktivnost? MeisterTask vam lahko pomaga.

Preberite Naprej

O avtorju