9 razlogov, zakaj projekti zamujajo in kako se jim izogniti

Zamuda pri projektu je realnost in kljub najboljšim prizadevanjem številnim ekipam projektov ne uspe dokončati v roku. Če ne želite zamude pri vaših trenutnih in prihodnjih projektih, se morate zavedati dejavnikov, ki igrajo veliko vlogo pri zamudah pri projektih.

Poznavanje razlogov za zamudo pri projektu vam bo pomagalo ugotoviti najboljši način, da se jim izognete. Tukaj so razlogi in rešitve za eno največjih težav pri vodenju projekta – zamudo pri projektu.

1. Scope Creep

Obseg projekta se nanaša na celoten oris projekta, lezenje obsega pa pomeni vsako nenadno spremembo tega obsega brez ustreznih zahtev za spremembo. Predstavljajte si, da je vaša ekipa sredi projekta in nenadoma pride do zmanjšanja obsega. Vsi trudi, ki ste jih vložili do zdaj, bodo zaman in zamuda pri zaključku projekta bo neizogibna.

Da bi se izognili tej težavi, oblikujte načrt projekta in stranki navedite, da podpišejo sporazum, ki pravi, da se bodo držali začrta. Prav tako ohranite vse nadaljnje komunikacije na enem mestu, da se izognete sledenju več virov komunikacije za referenco.

2. Ekipa se ne zaveda cilja projekta

Če ste del živahnega korporativnega sveta, morda ne poznate razloga za vsako nalogo, ki jo opravljate. Vendar pa je lahko vzrok za demotivacijo soigralcev, kar ima za posledico zamude pri projektu.

Če poznamo povezavo med svojo nalogo in cilji projekta, lahko ekipa črpa navdih. Zato je dobra ideja vključiti vse člane ekipe iz faze načrtovanja projekta. Vprašajte njihove povratne informacije, da lahko načrtujete projekt, ko jim bo všeč.

Poskrbite, da bodo videli, kako njihovi prispevki vplivajo na projekt in organizacijo. To jih bo motiviralo, da bodo projekt uspešno zaključili v roku.

3. Nerealni rezultati in roki

Verjeli ali ne, nerealni roki so morda glavni razlog za zamudo pri projektu. Celotna ekipa se lahko dodatno potrudi, vendar je nemogoče pravočasno dokončati projekt, če rok ni izvedljiv.

Ne glede na to, kako mamljivo je postaviti ambiciozne rezultate, sta premalo obetavna in pretirana ponudba najboljši način, da naredite vtis na stranke. Zato si zastavite cilje, ki so realni, dosegljivi in ​​merljivi.

Mnogi projekti vključujejo več odvisnosti opravil. V tem primeru načrtujte časovni načrt projekta ob upoštevanju razpoložljivosti virov, ocenjenega časa in zaporedja opravil.

Povezano: Kako povečati svojo produktivnost z uporabo meril SMART

4. Nerazpoložljivost virov

Če potrebni finančni, človeški in materialni viri niso na voljo, se projekt zavleče. V primeru finančnih sredstev ocenite, ali lahko začetni proračun pokrije stroške projekta. Če ne, čim prej pridobite dodatna sredstva, da se izognete zamudi projekta zaradi pomanjkanja sredstev.

Za človeške vire preverite, ali imajo člani ekipe potrebno znanje in izkušnje. V nasprotnem primeru jih usposobite ali naloge oddate zunanjim izvajalcem. Bodite previdni pri materialnih virih, kot je infrastruktura. Razpoložljivost teh virov ni zagotovljena, zato je dobro imeti varnostno kopijo za te vire.

5. Nepravilno spremljanje napredka in nadaljnje spremljanje

Nenehno zbiranje podatkov o napredku naloge je ključnega pomena za uspeh projekta. Če tega ne storite, lahko pride do zamude projekta. Poleg določanja ciljev morate spremljati, ali je pri kateri koli nalogi kakšna zamuda. Tako lahko vidite, ali je ekipa na pravi poti, da doseže cilj.

Za merjenje napredka posamezne naloge lahko uporabite orodja za upravljanje opravil. Ko opazite zamudo pri katerem koli opravilu, lahko nalogo prenesete tudi na nekoga drugega. Po potrebi vam te aplikacije pomagajo tudi z lahkoto prerazporediti vse naloge projekta.

6. Napačna komunikacija med zainteresiranimi stranmi

Vse strani, vključene v projekt, morajo biti na isti strani; sicer ne morejo dokončati projekta v roku. Napačna komunikacija vodi v nerazumevanje, kar na koncu ovira napredek projekta.

Zato bi moral vsak član ekipe takoj vedeti za spremembo obsega, pričakovanja strank in kakršno koli zamudo katere koli vpletene strani. Za posredovanje posodobitev projekta bi morali biti redni sestanki ekipe.

Ekipe bi morale tudi uporabiti orodja za vodenje projektov vedeti o rokih in večjih rokih. Te aplikacije prav tako ohranjajo vso ekipno komunikacijo na enem mestu, da zagotovijo jasnost.

7. Nepripravljenost za timsko delo

Uspešen projekt je timsko delo. Vsak član, vključno z vodjem, mora učinkovito odigrati svojo vlogo, da doseže cilj. Včasih člani ekipe ne sodelujejo, kar povzroči zamude pri projektu. Tudi menedžerji dandanes niso nagnjeni k mikroupravljanju.

Toda vsi se morajo spomniti, da je končni cilj pravočasno dokončati projekt. Projekta ne smete ogroziti samo, da se izognete konfliktom.

Medtem ko člani ekipe potrebujejo lasten prostor in moč odločanja, da bi lahko delovali kar najbolje, bi morali vodje posredovati, kadar koli je to potrebno, da preprečijo, da bi projekt zašel iz tira. Vodje bi morali tudi takoj sprejeti ukrepe za razrešitev morebitnih skupinskih konfliktov.

Povezano: Kaj je konflikt pri delu na daljavo? Načini za preprečevanje

8. Dejavniki tretjih oseb

Organizacije pogosto potrebujejo sodelovanje tretjih oseb v določenih fazah projekta. Zunanji prodajalci so lahko odgovorni tudi za zamude pri projektih, če virov ali nalog ne dostavijo pravočasno. Običajno se to zgodi, ker ti posamezniki tretjih oseb ne vedo za mejnike ali cilje vašega projekta.

Poleg tega ekipe ne sledijo prodajalcem glede dodeljenih nalog in pridejo v težave, ko pride do zamude tretje osebe. Da bi se izognili takšnim težavam, jim dajte strog rok in ostanite v stiku z njimi do njihove dostave. V pogodbo lahko vključite tudi določilo kazni za zamudo. Tako bodo pravočasno dostavo vzeli resno.

9. Nepričakovane okoliščine

Nenazadnje se lahko soočite z nekaterimi nepredvidenimi situacijami, ki lahko povzročijo zamude pri projektu. Naravne nesreče, vremenske motnje, politična nestabilnost, globalna recesija, težave pri pridobivanju naložb – vse to lahko upočasni vaš projekt.

Čeprav teh vzrokov ni mogoče preprečiti, lahko njihov vpliv zagotovo zmanjšate s pravilnim načrtovanjem. Vsak član ekipe mora biti vedno pripravljen na najhujše. Ne zapuščanje nalog za zadnji trenutek je močan korak v boju proti tej težavi.

Člani ekipe bi morali sodelovati tudi, ko je po nesrečah dodatna delovna obremenitev, da bi projekte dokončali pravočasno.

Shranite projekte pred zamudo

Projekt lahko v kateri koli fazi zaide iz tira. S poznavanjem pogostih razlogov, ki so odgovorni za zamude pri projektih, in rešitev, kako se jim izogniti, lahko pravočasno izpolnite cilj uspešne izvedbe projekta. Tako postane tudi doseganje ciljev produktivnosti lažje kot kdaj koli prej.

7 najboljših aplikacij, ki vam bodo pomagale doseči cilje produktivnosti

Želite biti odlični pri upravljanju časa? Uporabite te s funkcijami bogate aplikacije za določanje časa, da dosežete svoje cilje glede produktivnosti.

Preberite Naprej

O avtorju