5 načinov za premagovanje najpogostejših izzivov pri upravljanju nalog

Vsak projekt je sestavljen iz niza nalog, ki jih morate opraviti pravočasno. Pravilno upravljanje nalog pomeni vodenje projektov od zasnove do zaključka. Ne glede na to, ali ste del ekipe, ki dela v pisarni ali doma, se lahko zaradi procesa upravljanja nalog soočite z nekaterimi pogostimi izzivi.

Odkrijte pet pogostih izzivov pri upravljanju nalog, s katerimi se lahko soočate vi in ​​vaša ekipa, in kako jih lahko premagate z orodji.

1. Ni vidnosti napredka opravil

Eden od predpogojev pravočasnega zaključka naloge in uspešnega sodelovanja je vidnost napredka nalog. Brez tega postane upravljanje nalog izziv za vsako ekipo. Lahko pričakujete, da boste hitro rešili kakršno koli težavo le z zagotavljanjem preglednosti pri poteku opravil.

S tablami Kanban lahko vzpostavite vizualni pregled poteka dela projekta. Trello je aplikacija za tablo Kanban, ki vam omogoča poenostavitev vseh nalog z odkrivanjem ozkih grl v procesu. Ta aplikacija ne omogoča le dostopa do napredka opravil, temveč vam omogoča tudi odločne ukrepe za nadaljevanje dolgotrajnih opravil.

Uporaba orodja Ganttov grafikon je še en uporaben način za spremljanje napredka opravil. Z Agantty aplikacijo, lahko člani ekipe ustrezno sinhronizirajo svoje naloge. Omogoča tudi dodeljevanje in delegiranje nalog razpoložljivim virom.

Povezano: Najboljše brezplačne aplikacije Ganttovega grafikona za vodenje projektov

2. Odvisnost od e-pošte ovira delo

Jasna komunikacija je bistvenega pomena za vsako ekipo, da naloge opravi v dogovorjenem času in s polno učinkovitostjo. Medtem ko je e-pošta priljubljen način komunikacije med člani ekipe, je lahko popolna odvisnost od e-pošte kontraproduktivna in ovira produktivnost.

Kar zadeva ekipo, je eden največjih izzivov pri upravljanju nalog ohraniti vse na isti strani s posredovanjem zahtevanih sporočil. Tukaj sporočanje, kaj in kako – oboje postane ključnega pomena. Če nekdo porabi več časa za preverjanje, pisanje in odgovarjanje na e-pošto kot za produktivna opravila, namen e-pošte ne bo uspel.

Z MeisterTask, lahko centralizirate proces izmenjave informacij s strani članov ekipe. Boljšo ekipno komunikacijo lahko olajšate tako, da dodate opis opravila, priloge, dnevnik sprememb opravil in komentarje v sami nalogi. Te funkcije naredijo nalogo interaktivno in sledljivo.

S sledenjem projektu lahko ostanete na tekočem in dobite vse potrebne informacije. Na kakršne koli spremembe opravil lahko hitro odgovorite z emodžiji in za take spremembe prejmete obvestila po e-pošti.

3. Pomanjkanje strukturiranih poročil o uspešnosti

Če želite vedeti o učinkovitosti in produktivnosti vaše ekipe, je potreben popoln pregled nad uspešnostjo vsakega člana ekipe. Brez ustreznega vpogleda nihče ne more vedeti o napredku naloge. Samo strukturirano poročilo lahko ustvari vpogled v celoten proces, skozi katerega je ekipa šla.

Takšna poročila ne ponujajo le dragocenih vpogledov v naloge in projekte. Zbrane informacije predstavljajo tudi na lahko razumljiv način. Ko imate celotno sliko na enem mestu, postane sprejemanje ukrepov za izboljšanje učinkovitosti opravil brezhibno.

Strukturirana poročila vam omogočajo tudi ustvarjanje različnih statističnih podatkov z uporabo ključnih meritev in prilagajanje, kako želite videti podrobnosti. Ti lahko uporabite funkcijo univerzalnega poročanja Asane da dobite grafične grafikone in grafe o uspešnosti vaše ekipe. Z nekaj kliki lahko dobite stanje produktivnosti vaše ekipe v realnem času.

Vsak član ekipe lahko ustvari svojo nadzorno ploščo produktivnosti s tem orodjem, ki bo vizualno predstavljalo meritve uspešnosti. Posamezniki lahko delijo poročila samo za branje z notranjimi in zunanjimi sodelavci. Prilagajanje poročil je tudi preprosto, saj lahko dodate različne filtre, izberete vrste grafikonov in vsakemu projektu dodelite ločeno barvo.

4. Odsotnost avtomatizacije brez napora

V sodobnem poslovnem svetu je avtomatizacija opravil izjemnega pomena. Brez tega bo težko obvladovati svoje naloge in pravočasno dokončati projekt. Odsotnost avtomatizacije lahko povzroči tudi težave s produktivnostjo v vaši ekipi in počasno izvajanje nalog.

Zato bi morali uporabiti različna orodja za avtomatizacijo opravil in rešiti svojo ekipo pred porabo časa za ročno izvajanje teh nalog. Pri izbiri orodij za avtomatizacijo se prepričajte, da imajo ta več prednosti kot slabosti, kot so strma krivulja učenja, upočasnitev sistema in pretirana poraba časa.

Ko gre za avtomatizacijo, lahko uporabite poljubno število orodij, odvisno od obsega vašega dela. Inteligentna avtomatizacija vam poleg razbremenitve delovne obremenitve ekipe omogoča, da se osredotočite na pomembne naloge. Medtem ko uporabljate več orodij za avtomatizacijo, lahko poiščete pomoč pri Zapierju za enostavno integracijo med aplikacijami.

Nekatere priljubljene integracije, ki jih Zapier podpira, so:

• Google Preglednice in Toggl: Uporabite za upravljanje projektov za oddaljene in hibridne ekipe.
• ClickUp in TimeDoctor: uporabite za spremljanje produktivnih ur in upravljanje opravil.
• Trello in Jira: uporabite za sledenje težavam med upravljanjem opravil prek orodja v slogu Kanban.
• Asana in HubSpot: Uporablja se za sinhronizacijo programske opreme CRM z orodjem za upravljanje projektov.
• ClickUp in Jira: uporabite za sledenje in reševanje težav med spremljanjem opravil.

Povezano: Integracije Zapier, ki bodo avtomatizirale vaš delovni potek upravljanja opravil

5. Soočanje s Scope Creep

Pomanjkanje obsega je pogost izziv pri upravljanju nalog, s katerim se soočajo ekipe. Nanaša se na spremembe projektnih zahtev glede na to, kar ste se odločili ob začetku projekta. Te spremembe vplivajo tako na namen kot na rezultate projekta.

Pri načrtovanju projekta in dodeljevanju nalog članom se morate zavedati povečanja obsega. Ne glede na panogo ga lahko preprečite z oceno tveganja in zavedanjem med načrtovanjem projekta.

Vsak projekt ima določeno stopnjo tveganja in če imate pripravljen načrt ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih od začetka, vas lahko reši pred kakršno koli nepričakovano situacijo. Prav tako vam bo nenehno vrednotenje tveganj med življenjskim ciklom projekta pomagalo obvladovati tveganja. Z uporabo ponedeljek.com, lahko v svojih projektih taktično obvladate širjenje obsega.

Register projektnih tveganj te aplikacije vam omogoča, da poiščete, ocenite in načrtujete možen incident, tako da lahko zmanjšate tveganja. Z uporabo njegove Predloga za načrtovanje Scrum sprinta, lahko poskrbite, da bo vaša ekipa ostala osredotočena na določene naloge in cilje. The Sledilnik za upravljanje sprememb tega orodja vam omogoča oris in sledenje načrtov za upravljanje sprememb.

Težave z upravljanjem opravil so rešene

Težave z upravljanjem nalog lahko povzročijo zamude pri projektih in nezadovoljne stranke. Zavedajte se morebitnih težav, s katerimi se lahko soočite pri upravljanju opravil.

Ker so v tem članku obravnavani izzivi in ​​njihove izvedljive rešitve, lahko zdaj sprejmete potrebne ukrepe, da se izognete takšnim težavam, da zagotovite nemoteno vodenje projektov.

8 najboljših brezplačnih alternativ asane za vodenje projektov

Iščete alternative za Asano? Oglejte si ta brezplačna orodja, ki vam omogočajo učinkovito upravljanje projektov.

Preberite Naprej

O avtorju