Kako ustvariti Excelove obrazce za preglednice za vnos podatkov

Vnašanje podatkov v Excel je zastrašujoča naloga, še posebej, če imate veliko stolpcev in na tone vnosov. To je lahko tudi zmedeno za druge uporabnike, še posebej, če niso seznanjeni z vašo preglednico.

Toda ali ste vedeli, da lahko ustvarite obrazce, da olajšate to nalogo? Microsoft vam ali komur koli drugemu omogoča dodajanje podatkov v vašo preglednico prek obrazca v novem oknu. Tako je manj zmede glede tega, katere podatke naj vnesejo v datoteko Excel.

Berite dalje in se naučite, kako ustvariti obrazec za svojo Excelovo preglednico.

Priprava vaših podatkov

Preden začnete graditi svoj obrazec, morate najprej pripraviti podatke, ki jih boste potrebovali. Če na primer ustvarjate seznam prisotnosti študentov, morate v stolpce najprej zapisati podatke, ki jih boste od njih zahtevali.

Na primer, imeti morate njihovo ime, priimek, številko študenta, e-poštni naslov in tečaj; potem bi jih morali našteti v zgornji vrstici. Ti elementi bi pomenili stolpce, pod katerimi bi bili zbrani podatki, ki jih vnesejo vaši študenti.

Če boste študente prosili, naj svoje podatke vnesejo ročno, se bodo morali pomakniti navzdol do dna Excelove datoteke, da bodo našli prazno vrstico. In če zahtevate veliko informacij, recimo za letnik, bi lahko vsak študent preskočil celico, kar bi pripeljalo do nepopolnih podatkov.

Vstavljanje preprostega obrazca

Ko ste pripravili vse naslove stolpcev, lahko zdaj začnete ustvarjati obrazec. Če želite to narediti, izberite enega od naslovov stolpcev. Pojdite na Iskalna vrstica v zgornjem delu okna Excel in vnesite Oblika. V rezultatih iskanja pod Dejanja, kliknite na Oblika.

A Microsoft Excel Pojavilo se bo opozorilno okno, ki bo potrdilo, ali želite izbrano vrstico uporabiti kot oznake obrazca. Če ste to že storili, kliknite na v redu. V nasprotnem primeru kliknite Prekliči, izberite glave stolpcev, ki jih želite uporabiti kot oznake obrazca, in ponovite korake, opisane v prejšnjem odstavku.

Po pritisku v redu, pojavi se okno obrazca in to je to! Zdaj lahko začnete vnašati podatke.

Če boste to orodje pogosto uporabljali, lahko v orodni vrstici za hitri dostop dodate bližnjico do te funkcije. Vrnite se na Iskalna vrstica in vtipkajte Oblika ponovno. Toda namesto z levim klikom na Oblika rezultat, desni klik namesto tega, da prikličete kontekstni meni.

Izberite Dodaj v orodno vrstico za hitri dostop, in videli boste Ikona obrazca pojavi v njem. Torej, ko boste naslednjič morali dvigniti orodje za obrazce, morate samo klikniti gumb za bližnjico.

Dodajanje novih podatkov

Z odprtim oknom obrazca boste videli informacije, ki jih morate vnesti v svojo bazo podatkov. Izpolnite vsa prazna polja in ko končate, kliknite na Novo. Podatki, ki ste jih vnesli, bodo samodejno zapolnili skrajni spodnji del vaše tabele in dobili boste nov prazen obrazec, pripravljen za uporabo.

Če ste pomotoma shranili napačne podatke, se lahko vrnete in jih spremenite. S pritiskom na tipko poiščite vnos, ki ga želite spremeniti Najdi Prej ali Najdi Naprej gumbi. Ko pridete do elementa, ki ga želite urediti, preprosto spremenite podatke v ustreznem polju.

Ko končate s popravki, kliknite Novo ali pritisnite Vnesite na tipkovnici, da potrdite spremembe. Če pa ste naredili tipografsko napako in želite obnoviti prejšnji vnos, kliknite Obnovi namesto tega. Upoštevajte pa, da sprememb ne morete razveljaviti z Obnovi, ko jih potrdite.

Brskanje po vnosih z oknom obrazca

Zdaj, ko imate v preglednici več vnosov, lahko za brskanje po podatkih uporabite samo okno obrazca. V zgornjem desnem kotu okna boste videli serijsko številko trenutnih podatkov.

Če želite videti vnose pred ali za trenutnim izborom, lahko uporabite prej omenjeno Najdi Prej in Najdi Naprej gumbi. Lahko pa uporabite drsni trak za hitro preskakovanje več vnosov.

Če želite poiskati določene rezultate, lahko uporabite iskalno funkcijo okna obrazca. Za dostop do njega kliknite na Merila gumb desno spodaj, Najdi Naprej. V ustrezno polje vnesite informacije, ki jih želite iskati, nato pritisnite Vnesite na tipkovnici.

Povezano: Kako uporabljati funkcijo iskanja za iskanje in zamenjavo v Excelu

Okno vam bo nato prikazalo naslednjo vrstico z ustreznimi informacijami. Če želite brskati po drugih rezultatih, kliknite enega od njih Najdi Prej ali Najdi Naprej.

Za naprednejše iskanje lahko uporabite tudi formule in modifikatorje. Uporabite lahko nadomestni znak zvezdica za iskanje dela zapisa. Prav tako lahko uporabite večji kot ali manj kot znaki za iskanje številskih ali datumskih vrednosti.

Na primer, če želite poiskati študente, ki opravljajo študij BA, lahko v ustrezno polje vnesete BA*. V oknu obrazca bodo prikazani samo študenti iz vaše preglednice, ki imajo diplomo BA.

Izogibanje praznim vnosom

Naključno prazne vnose lahko preprečite tudi z dodajanjem s funkcijo Preverjanje podatkov. Če želite to narediti, morate najprej izbrati tabelo, v katero boste vnašali podatke. Potem bi morali iti na Podatki > Potrditev podatkov.

The Validacija podatkov nato se odpre okno. V Nastavitve zavihek pod Dovoli v spustnem meniju izberite Dolžina besedila. Nato pod Podatki spustni meni, izberite večji kot. Nazadnje, pod Najmanj polje, vnos 1. Pritisnite v redu.

Ta funkcija preprečuje uporabnikom, da vnesejo samo en znak v katero koli polje, kar zagotavlja, da bodo vaši podatki v celoti izpolnjeni.

Povezano: Kako uvoziti podatke iz obrazcev Microsoft Word v Excelovo preglednico

Hiter in enostaven način za zapolnitev velikih baz podatkov

Če pogosto pogrešate podatke v preglednici ali v stolpce vnesete napačne podatke, je skrajni čas, da sami naredite obrazec. Ta hitra in enostavna rešitev vam bo zagotovila natančno bazo podatkov.

Čeprav zgornji primer prikazuje samo pet vnosov, boste to funkcijo v Excelu cenili, če delate na številnih vnosih, kot je zbirka podatkov zaposlenih v podjetju. Z neodvisnim oknom za vnos informacij se lahko izognete prestrezanju z več sto, če ne celo tisoč vnosi, hkrati pa zagotovite natančne in natančne vnose podatkov.

Kako združiti datoteke in liste Microsoft Excel

Naučite se vse o tem, kako združiti liste v Excelu, in kako združiti več Excelovih datotek v eno.

Preberite Naprej

O avtorju