Kako izboljšati organizacijo z uporabo mehkih rokov

Spoštovanje rokov je za večino nas del vsakdana. Lahko se zgodi, da imate dokončano nalogo za študij, projekt pri delu ali davčno napoved; tako ali tako, vsi imajo končni datum, za katerega si prizadevate.

Roki vas večinoma pritisnejo, da stvari opravite. Če pa želite to izkoristiti v svojo korist in si bolje organizirati čas, bi lahko bili triki mehki roki.

Razlika med mehkimi in trdimi roki

Največkrat so nam roki določeni; vaš šef ali učitelj vam določi datum dokončanja dela, ki je dokončno, in po tem času ne morete narediti nobenih popravkov. To je težak rok in soglasje je, da bodo nekatere posledice, če ga ne upoštevate.

Navsezadnje vse potrebuje zahteven rok, saj to pomeni, da se stvari končajo in da mora obstajati točka, ko se delo konča. Zagotavljajo vam jasna pričakovanja od nadrejenega in vam omogočajo, da ta časovni okvir uporabite tako, kot se vam zdi primerno.

Ljudje opravijo več dela, ko so pod pritiskom, roki pa so odličen način za izkoriščanje tega pojava. Zato bodo ljudje naredili več dela v zadnjih dneh ali urah pred datumom cilja. Če morate na primer oddati nalogo v dveh mesecih, v tem prvem mesecu verjetno ne boste veliko opravili.

Povezano: Nasveti za izogibanje odlašanju in spoštovanje rokov

Zato so trdi roki lahko neproduktivni; brez dovolj pritiska bi lahko na koncu izgubili dragocen čas in hiteli dokončati svoje delo v zadnjem trenutku, pri tem pa zanemariti druge odgovornosti. Lahko je tudi stresno.

Po drugi strani pa so mehki roki določeni pred trdim rokom, ob predpostavki, da boste svoj projekt zaključili s prostim časom. Če je na primer rok v dveh mesecih, je lahko vaš mehki rok tri tedne vnaprej.

Ustvarite si lahko svoje osebne roke in s tem pristopom vam nagradite dovolj moči, da opravite delo brez stresa v zadnji minuti.

Prednosti uporabe mehkih rokov

Nastavitev mehkega roka ne pomeni, da bo samodejno deloval. Če jih želite izkoristiti, se morate tega zavezati. Ni smiselno, da jih določite, če jih ne boste upoštevali v prid težkemu roku.

Če pa se opravi pravilno, lahko osebni roki prinesejo veliko koristi:

• Izboljšano upravljanje časa in manj izgubljenega časa
• Več odgovornosti do drugih odgovornosti
• Boljša organizacija vaših projektov
• Občutek lastništva nad vašim časom in delom
• Krepi zaupanje
• Hitrejši dosežek s časom za ustvarjalno razmišljanje

Povezano: Načini uporabe tehnike preslikave uma za eksponentno produktivnost

Ko izpolnite mehki rok, imate čas, da popravite in prilagodite svoje delo z veliko časa, preden ga morate predati. Poleg tega boste imeli prožnost, da ga predložite, ko boste zadovoljni z rezultatom, in poskrbite za vse druge nujne primere, ki se pojavijo.

Kako učinkovito določiti mehke roke

Torej, kako določite mehki rok? Ključno je imeti v mislih realen časovni okvir, za katerega veste, da ga boste lahko zanesljivo izpolnili. Poskrbeti morate tudi, da ni preveč blizu roka.

Idealen parameter za določitev mehkega roka je odštevanje 25% časa od trdega roka, vendar se to lahko razlikuje glede na vaše lastne omejitve. Nekatere stvari, ki jih je treba upoštevati, so:

• Če imate pred seboj druge projekte in kako velika je vaša druga obremenitev
• Kako daleč je težki rok?
• Kaj je vaša sladka točka za produktivni pritisk
• Če na projektu delate z drugimi ljudmi, kako se tega lahko izognete?
• Kako velik ali majhen je vaš projekt

Ko dobite te odgovore, lahko določite najbolj praktičen datum osebnega zaključka in začnete.

Če želite zagotoviti, da se boste držali svojega osebnega cilja, morate razčleniti, kako ga boste upravljali. Trello je idealna aplikacija za to, saj uporablja preprosto postavitev plošče, s katero lahko manipulirate, da ustreza vašim potrebam.

Ko ustvarite delovni prostor Trello, odprite Stranska vrstica in pod Vaše deske, kliknite na Plus prijavite se Ustvarite novo tablo. Ti lahko začnite s predlogo, toda prazna deska je v redu.

Ko poimenujete in ustvarite svojo tablo, boste morali svoj čas med zdaj in mehkim rokom razdeliti na tedne tako, da ustvarite nov seznam za vsak teden imate:

1. Kliknite Dodajte še en seznam
2. Na prvem seznamu, kjer piše Vnesite naslov seznama, tip 1. teden
3. Ponovite te korake za število tednov, ki jih imate na urniku

Povezano: Ustvarjalni načini, da v celoti izkoristite Trello

Zdaj lahko začnete načrtovati, katere vidike projekta boste zaključili vsak teden. Če želite to narediti, izberite Dodajte kartico pod tednom, ki ga želite, Vnesite naslov te kartice in kliknite Dodajte kartico.

Razčlenite vsak korak svojega projekta, na katerem morate delati. Na primer, če upoštevate tritedenski časovni okvir, je treba začetni teden nameniti načrtovanju in pri ustvarjanju idej, druga naj bo za izvajanje teh načrtov in zasnov, tretja pa za fina nastavitev.

Če želite ohraniti vse svoje delo na enem mestu, lahko naložite datoteke na vsako kartico, ki jo ustvarite v Trellu, tako da kliknete kartico, ki jo želite urediti, in izberete Priloge. Ustvarite lahko tudi Kontrolni seznami in dodaj Datumi, če to pomaga.

Uporabite roke v svojo korist

Zdaj imate svoj mehki rok, lahko se sprostite, saj veste, da je delo opravljeno s časom, ki je na voljo. Najboljši del je, da imate zdaj izbiro, kaj boste počeli s tem dodatnim prostorom.

Uporaba mehkih rokov kot redne prakse pri vašem delu vam omogoča boljšo organizacijo in v primeru, da se v zadnjih dneh ali urah pojavijo kakršne koli težave, ste že pokriti.

Kako organizirati svoje sezname opravil z akcijskimi elementi

Z uporabo dejanj na seznamih opravil lahko zapletene naloge spremenite v enostavno dosegljive in povečate produktivnost projekta.

Preberite Naprej

O avtorju