Kot samostojni delavec ali delavec na daljavo boste morda morali sodelovati s strankami in sodelavci v različnih časovnih pasovih. Vendar to ne pomeni, da morate biti vedno na voljo za odziv v realnem času, tudi za ceno izgube osredotočenosti in koncentracije.
Z izvajanjem več strategij se lahko izognete izčrpanosti in ohranite nemoten odnos z drugimi deležniki. Kako to narediti, ugotovite z naslednjimi nasveti in orodji.
1. Skupna raba odločitev/povratnih informacij brez nadaljnjih ukrepov
Ko boste potrebovali takojšnje povratne informacije ali nadaljnje ukrepanje, boste potrebovali komunikacijo v realnem času. Prekomerna komunikacija vas lahko reši pred težavami, da ste ves čas na voljo za hiter odziv. Če svoji stranki ali sodelavcem posredujete vse potrebne informacije, jim ni treba dodatno pojasniti vašega sporočila.
Zato se ne izogibajte razlagi stvari v celotnem opisu. Včasih takojšnje povratne informacije niso ustrezne ali popolne. Lahko povzroči tudi nesporazume. Zamudene povratne informacije vam pomagajo pri izogibanju nelogičnim izbruhom in vam omogočajo bolj premišljene odgovore.
S temeljito in jasno komunikacijo s strankami in ekipo se izognete nepotrebnemu napredovanju. Obstajajo različne spletne aplikacije za beleženje, na primer Supernotes. Uporabite jih lahko za skoraj popolno pošiljanje sporočil.
Vi in vaš sodelavec lahko pustite zapiske v isti datoteki, potem ko pregledate odgovore drug drugega skozi zapiske in dokumente za skupno rabo.
2. Načrtujte vnaprej, da omogočite razumno zamudo pri odzivnem času
Nekateri projekti in naloge bodo morda potrebovali takojšen odziv vaših strank ali članov skupine, medtem ko lahko pozen odgovor povzroči zamudo pri projektu. To je eden glavnih razlogov, zakaj se mnogi zavzemajo za komunikacijo v realnem času, medtem ko delajo na daljavo.
Vendar pa je v teh primerih možna tudi asinhrona komunikacija, če lahko načrtujete naloge in podnaloge. Vložite dovolj časa, da ustvarite delovni tok stopnjevanja, ki bo vaši skupini omogočil reševanje nujnih primerov. Upoštevajte razliko v časovnem pasu in načrtujte neodvisne naloge med zakasnitvijo odziva.
Koristno bo vključiti koledarsko aplikacijo v orodja za upravljanje opravil, kot je Asana. Tako bo vsakič, ko ustvarite dogodek, posodobitev na voljo v aplikacijah za upravljanje opravil, ki jo bodo lahko spremljali vsi.
3. Snemanje zaslona/digitalne table za prikaz hroščev
Predstavljajte si, da je v programski opremi zapletena napaka. Zdaj morate vse skupaj opisati s pisanjem oddaljeni skupini! Da ne omenjam vprašanj, ki se pojavljajo vmes z drugega konca, in izgubljate se.
Vsem tem zapletenim situacijam se lahko izognete z aplikacijami za snemanje zaslona. Dokažite in posnemite programsko napako z brezplačnim snemalnikom zaslona, kot sta ActivePresenter ali Apowersoft. Vključite lahko tudi zvok, da besedno opišete težavo, da se izognete zmedi.
Povezano: Najboljši brezplačni snemalniki zaslona za shranjevanje spletnih sestankov
Uporabite lahko tudi spletne table, kot je Freehand za opis hroščev v aplikaciji ali na spletnem mestu. Te aplikacije so dobre za sodelovanje na daljavo. Vaš sodelavec lahko dela na datoteki vaše bele table in tam pušča zapiske, tako da jo lahko pregledate, ko boste na vrsti.
Bolj ko boste zmanjšali potrebo po avdio/video komunikaciji, bolj se bodo kolegi in stranke lahko osredotočili na tisto, kar je resnično pomembno. V tem času lahko preprosto ustvarite podroben potek svojega projekta in ga naredite digitalno dostopnega za vse ostale vpletene. Če želite to narediti, lahko uporabite aplikacije za sodelovanje, kot so Jira.
Poleg tega, da podpirajo vizualni potek dela vaših nalog, vam te obsežne aplikacije omogočajo dodajanje komentarjev k nalogam. Ti komentarji pomagajo hitro najti zahtevane informacije in tako racionalizirati razprave.
Na primer, če mora stranka vedeti o napredku projekta, lahko poišče pripombo naloge, da ugotovi dokončane naloge. To jim prihrani pošiljanje sporočil, hkrati pa jim takoj postreže z informacijami, ki jih potrebujejo.
5. Ustvarite in definirajte sprinte za projekte
Če ste del ekipe, ki sledi agilnemu ali scrum delovnemu toku, veste, da sta sodelovanje in komunikacija v realnem času nepogrešljiv del vašega dela. Kljub temu lahko odvisnost od takojšnje komunikacije zmanjšate tako, da sprinte ustrezno definirate.
Med ustvarjanjem sprinta ne pozabite odgovoriti na očitna vprašanja, kot so cilji, načrti, viri, zaostanki, zmogljivosti, delovni proces, roki itd. Tako vam pooblaščenci ne postavljajo teh vprašanj in začnejo takoj delati.
Prav tako lahko uporabite različna brezplačna orodja za upravljanje projektov, ki jih podpira Scrum, na primer iceScrum. Te aplikacije omogočajo učinkovito timsko delo z minimalnimi zahtevami po nujnem odzivu.
6. Pošljite posnetke sestankov, da zmanjšate utrujenost video sestankov
Včasih biti del oddaljene ekipe pomeni obiskovati vrsto sestankov, da bi nadomestili fizično razdaljo. Lahko povzroči situacijo, imenovano Zoom utrujenost, kar ni dobro za vašo produktivnost. Namesto tega se lahko osredotočite na nadomestne komunikacijske kanale in zavrnete zahteve za sestanke med osredotočenim delom.
Bistveno je, da se sestankov udeležite za strateške razprave ali osredotočene agende. Kljub temu se lahko za rešitev večine preostalih zadev zanesete na besedilno komunikacijo. Poleg tega bi moralo biti snemanje sestankov obvezno.
Tako lahko vsak, ki ga je zamudil, priročno preveri posnetek za vpogled in lahko kasneje razpravi doda vrednost. Za snemanje sestankov Zoom lahko uporabite VLC ali funkcijo snemanja v Googlu Meet za snemanje sestankov Meet. Obe aplikaciji sta brezplačni, zato vas ne staneta dodatnih dolarjev.
7. Pravilna uporaba digitalnega koledarja z blokiranjem časa
Eden glavnih razlogov za izbiro brezgovorne komunikacije je neprekinjen produktivni čas. Čeprav nam to pomaga pri znatnem napredku pri projektu ali nalogi, ljudje tega ne označijo v koledarju, kot označujejo sestanek ali predstavitev. Posledično drugi člani ekipe o tem običajno nimajo pojma.
Lahko pa v koledar označite čas za poglobljeno delo, da bodo drugi vedeli o tem. Presledki koledarja pomenijo, da ste prosti za sestanek ali pošiljanje sporočil. Če blokirate čas v koledarju, se bodo vzdržali načrtovanja sestankov ali vam takrat pošiljali besedil.
Uporabite lahko brezplačna orodja za koledar, kot je Google koledar oz TeamUp da vam blokira čas. Zato bodo drugi postali obzirni in bodo bolj odvisni od spletne komunikacije, kot so e -pošta in kanali za razpravo o projektih.
Komunikacija ni vedno nujna
Medtem ko delate od doma ali ste del hibridne ekipe, vas lahko komunikacija v realnem času obremenjuje.
Preizkusite te nasvete in orodja za spletno komunikacijo, da ne boste preobremenjeni. Ker vam omogočajo nemoteno delo, boste povečali svojo dnevno produktivnost.
Na izbiro je toliko aplikacij in orodij za produktivnost. Le nekaj jih se osredotoča na izboljšanje vaše osebne produktivnosti. Preverite jih!
Preberite Naprej
- Produktivnost
- Delo na daljavo
- Samostojni delavec
- Nasveti za produktivnost
- Osredotočite se
Tamal je samostojna pisateljica pri MakeUseOf. Po pridobitvi bogatih izkušenj na področju tehnologije, financ in poslovanja procese pri prejšnji službi v podjetju za svetovanje na področju IT, je pisanje kot redni poklic sprejel pred tremi leti. Čeprav ne piše o produktivnosti in najnovejših tehnoloških novicah, rad igra Splinter Cell in si ogleda Netflix/ Prime Video.
Naročite se na naše novice
Pridružite se našemu glasilu za tehnične nasvete, ocene, brezplačne e -knjige in ekskluzivne ponudbe!
Kliknite tukaj, če se želite naročiti
