5 aplikacij, ki prihranijo čas za boljša srečanja na spletu in brez povezave

Delovni strokovnjaki se ne morejo izogniti sestankom. Ne glede na to, ali ste virtualni ali osebni, lahko svoj čas porabite bolj učinkovito in produktivno, če uporabljate ustrezna orodja za organizacijo in upravljanje sestankov.

Načela vodenja sestanka ostajajo enaka, ne glede na to, ali to počnete v konferenčni sobi ali z uporabo Zooma za spletna srečanja. Določiti morate dnevni red, imeti jasen akcijski načrt, imeti tok interakcij ali vprašanj in odgovorov ter si vzeti minute za nadaljnje ukrepe. Te brezplačne aplikacije vam bodo pomagale pri vsem tem, na spletu in brez povezave.

1. Hiperkontekst (Splet): Brezplačne predloge sestankov in zaganjalniki pogovorov

Če se vaša srečanja prepogosto premikajo, potrebujete hiperkontekst. To je spremljevalna aplikacija za sestanke za menedžerje, ki ponuja brezplačne predloge in začetnike pogovorov za sestanke ena na ena in za srečanja skupine. Sledite scenariju in nikoli ne boste zašli s poti ali zamudili kaj pomembnega.

Ko ste prijavljeni, sinhronizirajte koledar in ustvarite nov delovni prostor. Vsak delovni prostor ima več predlog za sestanke ena na ena ali skupine, na primer tedenske in mesečne preglede, oddaljene ena na ena ali sestanki ekipe, pregledi uspešnosti, prijave, sestanki v pripravljenosti, scrum, vodenje projektov, četrtletno načrtovanje itd naprej.

V vsaki predlogi boste videli vrsto vprašanj ali točk dnevnega reda z načrtovanimi časovnimi obdobji. Če želite, jih uredite. Ko je sestanek vklopljen, lahko vsakemu elementu dodate »Naslednji koraki« in si tako ustvarite seznam opravil. Kolege lahko povabite tudi v delovni prostor, da sodelujejo pri teh dejanjih. To je nekoliko podobno zapisu sej.

Z računi Pro dobite dodatne funkcije, kot so sledenje naslednjim korakom skozi čas, dodajanje ciljev, preverjanje na preteklih sestankih itd. Vse to dodaja vrednost, če želite plačati storitev. Kljub temu so predloge brezplačne različice zadosten razlog za uporabo hiperkonteksta.

2. Prekinitev (Splet): Brezplačna aplikacija Notes Notes za preprosto organiziranje in skupno rabo

Določitev dnevnega reda in nato zapisnik sestanka sta bistvena dela za zagotavljanje plodnih sestankov. V nasprotnem primeru boste pogosto našli ljudi, ki pravijo, da se ne spomnijo, ko so o nečem razpravljali. Adjourn je ena najboljših brezplačnih aplikacij, ki vodi evidenco vaših sestankov.

Na vsakem novem srečanju lahko ustvarite ločene kartice za vsako beležko. Na primer, vaša agenda je ena kartica, druge pa so povratne informacije, naslednji koraki, zapisniki, predlogi itd. Vsaka kartica je preprost urejevalnik obogatenega besedila, ki podpira Markdown in tabele. Uporabite lahko načela najboljše predloge zapisnikov sestankov v katerem koli od teh.

Na desni plošči boste našli druge udeležence tega srečanja in jih povabili k ogledu ali urejanju oglasne deske. V postavkah dejanj lahko nastavite sezname opravil in jih dodelite ljudem ter dodate opise. Nazadnje, splošna plošča s podrobnostmi o agendi pomaga ohranjati srečanje na pravi poti. Adjourn omogoča tudi nalaganje datotek, do katerih lahko drugi dostopajo med sestankom.

Ko je sestanek končan, lahko zapiske pošljete vsem udeležencem ali jih naložite kot datoteko PDF. Brezplačna različica Adjourn omejuje število pošiljanj e -pošte, vendar so prenosi PDF za vedno brezplačni.

3. Vinska trta (Splet): Enostavna asinhrona srečanja prek video klicev

Po določenem času se ti dnevni in tedenski sestanki zdijo bolj kot opravilo kot nuja. Poleg tega je težko združiti vse, če gre za oddaljeno ekipo. Naraščajoč trend k obvladajte preobremenitev sestanka se raje odločite za asinhrone sestanke, kar lahko še vedno opravljate pri videoklicih.

Če niste vedeli, asinhrono srečanje poteka tako kot običajno srečanje, vendar ne hkrati. Najprej gostitelj sestanka začne sestanek in določi dnevni red, vse posneto v video sporočilu, in ga pošlje skupini. Nato se lahko drugi udeleženec nanj odzove s svojim video sporočilom, ko se odločijo. Nato si lahko drugi udeleženci ogledajo ta sporočila in se odzovejo v skladu z naročilom gostitelja ali odgovorijo osebi vmes. Zamisel je pustiti ljudem, da delajo po svojem tempu, ne da bi jih ves čas sestavljali sestanki.

Kar nekaj spletnih aplikacij omogoča enostavne asinhrone sestanke med videoklici. Grapevine je ena najpreprostejših, ki smo jih videli, saj omogoča snemanje 15-minutnih sporočil prek spletne kamere ali posnetka zaslona. Prav tako lahko pustite komentarje in dodate datoteke v objavo vsakogar. Vsa sporočila so prikazana v preprosti kronološki časovni premici. Brezplačna različica omogoča do pet uporabnikov, nadgradite pa jo lahko za večje skupine.

4. Dory (Splet): Najboljše za upravljanje vprašanj in odgovorov ter interakcij občinstva v živo

Dory, ki so ga izdelali nekdanji zaposleni pri Googlu, je popolnoma brezplačna spletna aplikacija (brez oglasov, brez skritih stroškov) za upravljanje sej vprašanj in odgovorov ter interakcije občinstva v živo, tako na spletu kot tudi brez povezave. Uporabili bi ga lahko tudi za virtualna srečanja v celotnem podjetju kot prostor, kjer poslušalci postavljajo svoja vprašanja.

Aplikacija ima preprost vmesnik za ustvarjanje novega dogodka in povabi sodelavce, ki imajo enake pravice urednika kot vi. Dogodki so lahko javni ali zasebni samo za tiste, ki imajo povezavo. Na glavni plošči lahko udeleženci nato postavijo vprašanja, na katera moderator lahko uvrsti govornike. Za večjo vidnost lahko vprašanja pripnete, arhivirate in spremenite.

Dory vključuje tudi priročno ploščo Notes, ki ima dva dela. Eden je skupni prostor za beležke, kjer lahko vsi organizatorji ali uredniki dodajo zapiske, ki jih lahko vsi vidijo. Drugi je zasebni beležnik, ki ga lahko urejate in vidite samo vi. To je odličen dodatek za zapisovanje minut, dodajanje in izmenjavo misli ter celo dajanje navodil, če je potrebno.

5. Radirka (Splet): tabla, pisalna deska in pripravljene predloge za srečanja

Na fizičnih sestankih imate pogosto konferenčno sobo s skupno tablo in pisalno ploščo za vsako osebo. Eraser to prinaša v virtualni svet in vam da beležnico z dvema podoknoma in brezplačna digitalna tabla.

Oba orodja sta dokaj enostavna za uporabo, povezavo pa lahko delite z drugimi na spletu, da začnete. Beležnica podpira Markdown za oblikovanje, tabla pa ima pogosta orodja za risanje oblik, besedila in diagramov. Eraser vključuje tudi zvočni klepet, če z njim ne želite uporabljati aplikacije za videoklice drugih proizvajalcev.

Kul del so vnaprej naložene predloge. Eraser bo hitro narisal celotno ploščo Agile Sprint, diagram poteka, diagram plavalnih stez ali sejo stoječega sestanka, da boste nato vnesli vrednosti glede na sestanek. Deluje odlično in vas bo naredil učinkovitejšega.

Ne borite se ves čas

S temi orodji in aplikacijami bo veliko vaših srečanj učinkovitejše, vendar ne vsa. In to je v redu. Na vsakem srečanju ne poskušajte povečati produktivnosti in učinkovitosti, včasih bodo dolgočasni in zdi se vam kot izguba časa. Tudi če polovico naredite učinkovitejšo, boste našli veliko spremembo. Za drugo polovico pa se zabavajte z igranjem Srečanje s peklenskim bingom.

6 preprostih načinov za bolj produktivna srečanja

Če želite vedeti, kako izvesti uspešen sestanek ekipe, si oglejte teh 6 bistvenih nasvetov, ki jih morate upoštevati.

Preberite Naprej

O avtorju