Kako enostavno avtomatizirati svoje naloge: 5 uporabnih orodij

Na delovnem mestu porabite ure za opravljanje vsakodnevnih opravil. Mislite, da je to del vašega dela. Kaj pa, če bi to lahko naredili sami in bi lahko svoj bistven čas vložili v ustvarjalno razmišljanje ali reševanje drugih večjih težav? Ali ne bi bilo super?

Končna rešitev tega vprašanja je avtomatizacija opravil. Ugotovimo, katera vsakodnevna opravila lahko avtomatizirate, njihov postopek in katera orodja vam lahko pomagajo.

Katere vrste nalog je treba avtomatizirati

Avtomatizirati morate vsa rutinska opravila, ki jih opravljate vsak dan, ki vam vzamejo veliko časa, vendar ne prinašajo nujno nič dragocenega pri vašem delu.

Tu je nekaj primerov nalog, ki jih lahko avtomatizirate. Zapišite si tiste, ki so na seznamu opravil.

1. Načrtovanje sestankov

Eden izmed največji zapravljalec časa če nimate vrednosti, načrtujete sestanke. Zato se s svojimi strankami nehajte pogovarjati naprej in nazaj, da poiščete najboljši čas za oba. Namesto tega odprite nekaj mest v koledarju in z njimi delite seznam.

Na ta način lahko prečrtate vsa opravila razporejanja s seznama opravil in še vedno pravočasno dobite sestanke. Orodja za avtomatizacijo vam lahko pomagajo pri integraciji programov za načrtovanje in koledarjev.

2. Dolgočasne naloge

Mnoge naloge ne zahtevajo razmišljanja višjega reda. Na primer razvrščanje in odgovarjanje na e-poštna sporočila, varnostno kopiranje podatkov, izdajanje računov in obračunavanje, storitve za stranke in sodelovanje, posodabljanje kontaktnih podatkov itd.

Namesto da jih vsak dan dodate na seznam opravkov, razmislite o njihovi avtomatizaciji. In poglejte, koliko časa imate na voljo zase.

3. Prenos informacij med več aplikacij

Nobeno delovno mesto ni brez te naloge. Vedno potrebujete podatke, nato pa morate te podatke prenesti iz ene aplikacije v drugo. Vendar bodite pametni, ne zapravljajte časa pri kopiranju ali uvozu in izvozu ton podatkov, ki vam redno prihajajo na različne načine. Avtomatizirajte to dejanje.

4. Naloge, ki vam pojedo bistven čas

Poleg nastavitve urnikov, pošiljanja e -poštnih sporočil in računov, prenosa podatkov in drugih je še ena naloga, ki se dejansko zdi pomembna - objava v družabnih medijih. Zagotovo morate promovirati svojo blagovno znamko in sodelovati s svojim občinstvom, zato ostanite aktivni na teh platformah.

Lahko pa vas stane čas, ko končate v neskončno ponavljajočem se ciklusu všečkanja, komentiranja in deljenja. Torej, avtomatizirajte to izjemno dolgotrajno nalogo.

5 korakov do avtomatizacije opravil

Seznam avtomatiziranja vaših nalog je lahko neskončen. Včasih je lahko celo odvisno od vrste dela, ki ga opravljate, zato jih tukaj ne moremo zajeti.

Kljub temu vam želimo olajšati sledenje celotni ideji. Torej, tukaj je postopek za avtomatizacijo opravil.

1. korak: Zapišite dnevne naloge

Ko sestavljate seznam nalog, ki jih morate avtomatizirati, začnite z:

• Zapišite naloge, ki jih opravljate vsak dan.
• Navedite čas, ki ga porabite za vsako nalogo.
• Dodajte pogostost, kolikokrat potrebujete za opravljanje teh nalog - na uro, dnevno, tedensko, mesečno, letno itd.

Ko bo končano. Preverite, v katero od naslednjih kategorij spadajo. Ali so to naloge:

• Se izvaja redno ali po urniku?
• Dolgčas in ga je mogoče narediti brez razmišljanja višjega reda?
• Prenos podatkov znotraj aplikacij?
• Ali porabite bistven čas, ki ga lahko vložite v dragocene projekte?

Ko jih naštejete, izberite tiste, za katere menite, da bi jih odslej morali avtomatizirati.

2. korak: Raziščite

Naslednji korak vključuje raziskovanje pravih orodij, ki jih lahko uporabite za avtomatizacijo svojih nalog. Raziskave temeljite na trenutnih potrebah in proračunu. Na primer, če ste samostojni podjetnik, ne potrebujete orodja za avtomatizacijo za podjetja. Zato izberite ustrezno.

3. korak: Odkrijte nov potek dela

Ko izberete, katero orodje boste uporabili za avtomatizacijo svojih nalog, poiščite nov sistem poteka dela, ki vam ustreza, in opišite, kako se bodo stvari od zdaj naprej premikale. Poskrbite, da bodo vsi v skupini obveščeni o novih spremembah, da bo vse delovalo brezhibno.

Svoji ekipi lahko na primer opišete, kako od zdaj naprej načrtujete sestanke:

1. Ustvarite svoj profil dne Koledarsko, in pojdite na domačo stran.

2. Načrtujte novo srečanje s klikom na Ustvari.

3. Izberite trajanje vašega sestanka v levem meniju.

4. Izberite razpoložljivost časa z dodajanjem različnih rež.

5. Svoje srečanje objavite s klikom na Naslednji gumb.

6. Kopirajte povezavo do sestanka s te strani.

7. Odjemalcu dodajte povezavo do svojega e -poštnega sporočila.

Ko bodo vsi v skupini zadovoljni s postopkom, lahko za vsako stranko prečrtajo razpored rednih sestankov s svojega dnevnega seznama opravil. Z vsemi lahko delijo samo isto povezavo do srečanja/dogodka. Glede na to, koliko slotov je bilo zasedenih, se lahko odločite za brezplačne.

4. korak: Izvedite načrt

Ko je vse končano, učinkovito uresničite svoj novi načrt. Verjetno je, da boste morda morali avtomatizirati številne naloge in vaš načrt je morda postal nekoliko bolj zapleten, kot ste mislili. V takem primeru si pomagajte s svojim oddelkom za IT pri ustvarjanju in izvajanju novega načrta z izbranim orodjem za avtomatizacijo.

5. korak: Ocenite in preizkusite

Ko avtomatizirate potrebna opravila, preizkusite gladkost novega načrta poteka dela. Ugotovite:

• Učinkovitost opravljenih nalog.
• Njegov vpliv na produktivnost zaposlenih ali članov ekipe.
• Ali je vsem udobno uporabljati nova orodja?
• Ali prihranjeni čas vpliva na povečanje vašega dohodka? (Ta je za podjetnike, samostojne delavce in izvajalce.)

Tukaj je nekaj odličnih orodij za avtomatizacijo s kratkimi podrobnostmi, ki vam prihranijo čas raziskovanja, ko naštejete naloge, ki jih je treba avtomatizirati.

To je priljubljena programska rešitev za avtomatizacijo, ki omogoča integracijo različne programske opreme. Podatke lahko prenašate iz enega orodja v drugo tako, da združite svoje vsakodnevne aplikacije, kot so Gmail, Dropbox, Slack, Google Koledar, Mailchimp itd.

S tem orodjem lahko avtomatizirate na tisoče opravil, kot so tweetanje vseh objav v spletnem dnevniku, shranjevanje prilog iz Gmaila v Google Drive, varnostno kopiranje vseh datotek G-pogona v Dropbox in drugo.

To orodje je podobno Zapierju pri avtomatizaciji. Pomaga vam pri prenosu podatkov med različnimi aplikacijami in opravljanju drugih omenjenih nalog. Toda brezplačna različica IFTTT je boljša od Zapierjeve.

Medtem ko slednja programska oprema potrebuje vsaj 10-15 minut, da se stvari zgodijo, IFTTT po namestitvi sprožilca takoj ukrepa.

Toda slaba stran tega orodja je, da je dobro samo za podjetja z eno osebo. Nimajo različic za skupine ali več zaposlenih. In če je to vaša zahteva, pojdite z Zapierjem. Z njim lahko nastavite dejanja med več programsko opremo glede na plačljivo različico, ki jo uporabljate.

To je odlično orodje za avtomatizacijo in upravljanje objav v družabnih medijih. Ponujajo odlične možnosti razporejanja in jih priporočajo vrhunske blagovne znamke.

Če želite obvladati na tisoče potencialnih strank, ne da bi zaposlili popolno prodajno ekipo, razmislite o LeadFormly. Pomaga vam pri avtomatizaciji prodajnega procesa, povečanju stopnje konverzije, segmentiranju potencialnih strank neposredno s spletne strani.

Na ta način se lahko osredotočite le na sklepanje poslov, namesto da zapravljate čas v prvih procesih vodenja.

To je še eno preprosto orodje za avtomatizacijo malih podjetij. Pomaga vam rezervirati sestanke, urediti sestanke in telefonske klice itd.

Če želite to narediti, morate le nastaviti nastavitve razpoložljivosti v Calendly in dodati povezavo v e -poštno sporočilo s povabilom na sestanek. Vaše stranke lahko nato s tega seznama izberejo čas, ki ustreza njihovim potrebam. Nazadnje, ne glede na čas, ki ga izberejo, bo samodejno razporejen v vaš koledar in o tem boste ustrezno obveščeni.

Avtomatizirajte rutinska opravila zdaj

Nehajte porabljati ure za bistvena, a monotona opravila.

Vzemite si nekaj časa za avtomatizacijo vseh takih opravil, brskajte po kategorijah, ki ste jih pravkar prebrali, raziščite orodja, ki vam lahko pomagajo, in prihranite več ur na dan.

5 načinov avtomatizacije lahko poveča vašo produktivnost

Avtomatizacija nekaterih ponavljajočih se nalog, ki jih opravljate vsak dan, vam lahko prihrani veliko časa. Tu je nekaj idej za avtomatizacijo, s katerimi lahko opravite več dela!

Preberite Naprej

O avtorju