Kako ravnati s preobremenitvijo sestanka: 5 nasvetov in orodij

Srečanje v konferenčni sobi (ali spletnem delovnem prostoru) zahteva izmenjavo idej, določanje ciljev, sledenje napredku, dodeljevanje nalog itd.

Čeprav so to veljavni razlogi za sestanek, lahko preveč dolgih srečanj izčrpa vašo produktivnost. Tako lahko zmanjšate število sestankov v koledarju. Najprej pa odkrijmo:

Kaj povzroča preveč srečanj?

Verjetno ste se s tem problemom že poskušali spoprijeti. Vendar se sestanki vedno pojavljajo po vsem koledarju. To je verjetno zato, ker niste poskušali odkriti temeljnih vzrokov težave; uporabljate le rešitve za lepilni trak za lajšanje preobremenitve pri odpravljanju simptomov.

Zato razmislimo o preobremenitvi kot simptom globlje težave, da boste lahko našli učinkovito in trajno rešitev.

Prvič, pandemija COVID-19 in posledični premik k oddaljenim ali hibridnim modelom dela sta znatno povečala število virtualnih srečanj, predvsem prek Zooma. Posledično se delavci na daljavo spopadajo s težavami Povečana utrujenostali izčrpanost zaslona. Preobremenitev sestankov je lahko tudi problem, če na sestanke povabite vse. Ker se obisk povečuje, se angažiranost postopoma zmanjšuje.

Eden najpogostejših glavnih razlogov za sestanke Zoom ali obiske konferenčne sobe je pomanjkanje jasnega dnevnega reda. Sprva boste morda imeli cilj za sestanek, a kmalu se vaš poudarek preusmeri na prazno klepetanje.

In nenazadnje, digitalnih orodij ne uporabljate učinkovito. Obstaja široka paleta programske opreme, ki je boljša alternativa za komunikacijo in sodelovanje.

Naslednja najučinkovitejša metoda za zmanjšanje števila sestankov na vašem delovnem mestu je povečanje produktivnosti sestankov. Tako lahko to dosežete:

1. Za asinhrona srečanja uporabite notranji Wiki

Sestankov ni treba vedno izvajati v realnem času (sinhrono). Nekatere situacije bodo imele koristi od asinhrone komunikacije (komunikacija, ki ne zahteva, da so udeleženci prisotni hkrati in ne potrebuje takojšnjega odziva).

Produktivnost sestankov lahko izboljšate tako, da sprejmete asinhrono komunikacijo. Ekipam omogoča uporabo programske opreme, ki temelji na znanju, na primer Dokument 360 deliti ideje v svojem tempu. Druga možnost je, z uporabo teh spletnih mest lahko ustvarite notranji Wikiin v njem nastavite posebne strani za svoja srečanja. Ta digitalna orodja vam omogočajo, da s funkcijo komentiranja prispevate k srečanju.

Če sprejmete asinhrone sestanke, si lahko vaša ekipa vzame čas, da razume razumene informacije, komunicirati s soigralci po časovnih pasovih, pooblastiti introverte za sodelovanje s tipkanjem ter zmanjšati prekinitve in motnje.

2. Uporabite programsko opremo za sodelovanje

Zakaj bi načrtovali dvourni osebni sestanek, da bi predstavili nove ideje, če to lahko storite po e-pošti ali še bolje, s preprosto programsko opremo za sodelovanje, kot je Trello.

Če želite povečati produktivnost svoje ekipe, sestanke v realnem času organizirajte le, ko to na primer nujno potrebujete za reševanje sporov. V nasprotnem primeru lahko uporabite programsko opremo za sodelovanje za posodobitve napredka ciljev, preglede projektov ali predstavitev novih idej.

Tako ima vaša ekipa dovolj časa, da razmisli o idejah, ki jih želi deliti, in da prednost prednostim najpomembnejšim. Še več, vsi ti podatki so privzeto shranjeni in dostopni vsem, namesto da se opirajo na pisne zapise.

Trello lahko uporabite za ustvarjanje tabel, ki ustrezajo ciljem vašega srečanja, na primer za dnevni red srečanja, posodobitve o prejšnjih sestankih, posodobitve ekipe ali nove ideje.

Prenesi: Trello za Android | iOS (Na voljo brezplačna, premium različica)

3. Osredotočite se na dnevni red srečanja

Organiziranje sestanka brez dnevnega reda je zanesljiv recept za neuspeh. Za sestanek boste morali imeti jasen načrt, da ne boste zašli s poti. Večina sestankov pogosto teče po določenih časovnih okvirih, ker ni jasne poti.

Torej, kako lahko to popravite? Običajno lahko zapišete točke, o katerih želite razpravljati med sestankom, jih natisnete in priložite druge ustrezne dokumente, preden jih delite z udeleženci.

Druga možnost je, da prihranite čas in papir tako, da ustvarite svoj dnevni red Evernote in priložite vse datoteke ali spletne strani, ki jih potrebujete, preden jih delite s sodelavci. To udeležencem omogoča hiter dostop do informacij, ki jih potrebujejo prek svojih pametnih telefonov, tabličnih računalnikov ali računalnikov.

Prenesi: Evernote za Android | iOS (Na voljo brezplačna, premium različica)

4. Ustvarite ohlapne kanale za takojšnjo komunikacijo

Ko ste del velike organizacije z mnogimi oddelki, se zdi, da je sestanek edina možnost za izmenjavo informacij z določeno skupino ljudi. Na žalost to ni vedno najbolj produktivna metoda.

Zakaj bi skupino ljudi premaknili v konferenčno sobo na 30-minutni sestanek, ko lahko iste informacije takoj in z vsemi na svojem namizju delite prek platforme za sporočila, kot je Sproščeno?

Potrebujete samo za ustvarjanje namenskega kanala na sestanek in povabite vse ustrezne udeležence. Na ta način se lahko pogovarjate o različnih projektih z ljudmi, ki jih povabite.

Prenesi: Sproščeno za Android | iOS (Na voljo brezplačna, premium različica)

5. Ne imejte preveč ljudi

Pomislite na zadnje srečanje, ki ste ga imeli. Koliko ljudi je bilo prisotnih? In koliko jih je dragoceno prispevalo k srečanju? Najverjetneje je veliko udeležencev le mirno sedelo, ne da bi sodelovalo, drugi pa so preverili njihovo e -pošto. To je postala običajna praksa, zlasti na sestankih z veliko množico ljudi.

To se pogosto zgodi, ker se organizatorji želijo izogniti ljudem, ki bi se počutili izpuščene. Čeprav je to lahko plemenita gesta, na žalost zmanjšuje produktivnost srečanja.

Morda se sprašujete, kako? Tvegate, da presežete čas, ki je na voljo za sestanek, da bi se spopadli z razpravami, plitvimi komentarji in nepotrebnim klepetanjem, kar ima za posledico manjšo učinkovitost. Da bi se izognili preobremenitvi, povabite čim manj ljudi.

Povezano: Bistveni nasveti za spletne videokonference

Naj vas srečanja ne upočasnijo

Srečanja imajo v večini organizacij še vedno ključno vlogo. Vendar pa postanejo neproduktivni, ko postanejo preobremenjeni in ko lahko vaše ekipe čas sestanka namenijo prednostnim nalogam. Z zgornjimi nasveti in orodji lahko povečate produktivnost sestankov.

5 najboljših načinov za reševanje izčrpanosti zaslona

Stalna izpostavljenost zaslonu lahko povzroči glavobole, zamegljen vid in naprezanje oči. Tukaj je nekaj nasvetov za reševanje izčrpanosti časa pred zaslonom.

Preberite Naprej

O avtorju