Kako narediti Outlook manj moteč s temi hitrimi nasveti

Če je Microsoft Outlook vaša najboljša aplikacija za upravljanje e-pošte in koledarja, ste morda mislili, da so nekatere njegove funkcije lahko zelo moteče. Seveda je Outlook že nastavljen tako, da vam pomaga upravljati delovno obremenitev, vendar je z nekaj preprostimi prilagoditvami lahko še boljši.

Oglejmo si nekaj načinov, kako lahko Outlook bolje deluje za vas.

1. Ustvarite pravila za dohodno e -pošto

Ko prejmete e-poštno sporočilo, bo samodejno prešlo v mapo »Prejeto«. Temu je težko slediti, če prejmete več e-poštnih sporočil od različnih ljudi in se lahko hitro povežejo. Outlook vam omogoča, da nastavite pravila za mapo »Prejeto«, da bodo dohodna e-poštna sporočila določenih oseb šla neposredno v podmapo, kar vam lahko pomaga spremljati, kdo kaj pošilja. Če želite ustvariti novo pravilo, sledite tem korakom:

1. Pojdi do Datoteka> Upravljanje pravil in opozoril in kliknite Novo pravilo. Odpre se novo okno z različnimi možnostmi.
2. Spodaj 1. korak: izberite predlogo kliknite Premaknite sporočila od nekoga v mapo.
instagram viewer
3. Nato pod 2. korak: Uredite opis pravila, kliknite hiperpovezave, da izberete ljudi ali javno skupino katerih e-poštna sporočila želite preusmeriti na določeno mapo.
4. Kliknite Končaj za uporabo pravila.

Uradni Microsoftov videoposnetek to podrobno ponazarja.

Pravila mape »Prejeto« lahko preprečijo zamašitev mape »Prejeto«. Če morate spremljati določene ljudi ali kritična delovna e -poštna sporočila, je to za vas že organizirano.

Povezano: Kako ustvariti podpis v Outlooku

2. Izklopite obvestila po e -pošti

Morda ste že opazili zvok obvestil, ki ga Outlook odda ob prejemu e-pošte. Morda ste opazili tudi rumeno ikono ovojnice, ki se prikaže na ikoni Outlooka v opravilni vrstici. To je lahko koristno, če želite biti obveščeni, vendar lahko prekine vaš fokus, če ta e-poštna sporočila nenehno prihajajo. Na srečo vam Outlook ponuja tudi možnost, da ta obvestila izklopite.

Pojdi do Datoteka> Možnosti> Pošta, in pod naslovom Prihod sporočila, lahko izberete obvestila, ki jih želite izklopiti. Ko ste zadovoljni z izbiro, kliknite V REDU.

Povezano: Kako načrtovati sestanek v programu Microsoft Outlook

3. Nastavite opomnike za koledar

Tako kot obvestila po e-pošti je Outlookov koledar nastavljen tako, da vas spominja na sestanke 15 minut pred začetkom. To naredi tako, da prikaže vaše naslednje sestanke in kliknite Zavrni zapreti okno.

Ti opomniki so lahko koristni, če jih potrebujete. Če ste na primer globoko zaposleni in se opomnik pojavi, lahko zaključite, kaj počnete, in se pripravite na sestanek.

Če pa te funkcije ne potrebujete, vam lahko prekine tok. Če želite ustaviti te opomnike, pojdite na Datoteka> Možnosti> Napredno, in pod Opomniki, počistite polje Pokaži opomnike.

Lahko pa greste tudi na Datoteka> Možnosti> Koledar, in pod Možnosti koledarja, videli boste možnost privzetih opomnikov. Če želite to urediti, sledite tem korakom:

1. Kliknite polje zraven Privzeti opomniki, torej je v škatli kljukica
2. Na spustnem seznamu izberite 0 minut
3. Kliknite polje zraven Privzeti opomniki spet, tako da klop izgine; če tega ne storite, izbira ne bo shranjena
4. Kliknite v redu

Zdaj lahko nadaljujete z delom, ne da bi se pojavili opomniki. Če še vedno želite na nek način slediti svojim pomembnim nalogam, si oglejte tudi prednosti Microsoftovih opravil.

Povezano: Microsoft To Do: Popoln vodnik za začetnike

4. Barvno kodirajte svoj Outlookov koledar

Nič ni narobe, če svoje sestanke v Outlookovem koledarju pobarvate z eno barvo. Barvno kodiranje pa vam lahko pomaga poenostaviti koledar in olajšati pregled vašega delovnega dneva ali tedna, ne da bi preverili, za kaj gre za posamezen sestanek ali sestanek.

Na primer, če imate več različnih vrst dela, vključno s sestanki v vašem podjetju, sestanki z zunanjimi podjetji, strankami, administrativne naloge in usposabljanje, zabeleženo v koledarju itd., lahko postane zamegljen podatek, ki ga morate porabiti več časa za osredotočanje naprej.

Če uporabljate barvno kodiranje, lahko hitro preletite po koledarju in dobite splošno predstavo o tem, na katere vrste dela se morate pripraviti. Barvno kodiranje lahko uporabite tudi za določanje prioritet sestankov po pomembnosti. Na primer, lahko izberete rdečo barvo za "nujna" sestanka, oranžno za "pomembno" in zeleno za "rutino".

Pri tem je pomembno, da za različne vrste dela izberete različne barve in izberete barve, ki si med seboj niso preveč podobne. Če želite začeti, sledite tem korakom:

1. Kliknite sestanek ali sestanek v koledarju, da prikažete Serija sestankov zavihek.
2. Kliknite ikono pisanega okna, na kateri piše Kategorizirajte.
3. Na spustnem seznamu kliknite Vse kategorije.
4. Odprlo se bo novo okno; na desni strani kliknite Novo.
5. Vpišite ime svoje kategorije. Na primer »interni sestanki« in izberite želeno barvo.
6. Kliknite v redu na obeh oknih, dokler ne vidite svojega novega barvno kodiranega sestanka.

Ta postopek ponovite za toliko kategorij, kot jih želite ustvariti.

Odpravljanje motenj v Outlooku je rešeno

Zdaj, ko veste, kako narediti Outlook manj moteč, ga lahko prilagodite tako, da vam najbolj ustreza. Čeprav se morda ne zdijo pomembne, lahko majhne prilagoditve spremenijo vaš delovni dan.

To nikakor ni izčrpen seznam in morda jih boste želeli preizkusiti, preden se jim zavežete. Lahko se poigrate tudi z nastavitvami Outlooka in preverite, ali odkrijete še kaj drugega, kar vam pomaga optimizirati osredotočenost.

5 motenj, zaradi katerih ste manj produktivni (in kako se jim izogniti)

Preprosto se odvrnete, kar lahko privede do odlašanja. Tukaj je nekaj načinov, kako se jim lahko izognete.

Preberite Naprej

O avtorju