Kaj je univerzalno poročanje v Asani? Zakaj bi ga morali uporabiti?

V današnji delovni sili se morajo samostojni delavci in strokovnjaki bolj osredotočiti na projekte. Če postanete preveč zaposleni s skrbniškim delom, kot je ustvarjanje predstavitev statusa projektov za stranko, bi lahko izgubili potencialne stranke. Poleg tega je res, da najem analitika podatkov ne bo tako donosen za posameznike ali samostojne delavce.

Novo orodje za poročanje Asane omogoča uporabnikom katerega koli poklica, da postanejo lastni analitiki podatkov.

Kaj je univerzalno poročanje?

Asana so predstavili napredno, a preprosto univerzalno orodje za poročanje programska oprema za upravljanje projektov, tako v oblaku kot v namizni aplikaciji. Funkcija je postala na voljo od 1. junija 2021 za naročnike premium paketa Asana.

Ta nova funkcija poročanja Asane pretvori surove podatke o projektu v grafične grafikone in grafikone, ki jim lahko sledijo vsi. Z uporabo tega orodja vam ne bo treba hoditi naprej in nazaj s preglednicami, e-poštnimi sporočili, skupinskimi klepeti, pogovori ena na ena ali dolgimi prepisi video sestankov.

Funkcija poročanja vam omogoča:

1. Postavite pregledne cilje za člane svoje ekipe ali kolege samostojne sodelavce.
2. Učinkovito obvladajte vsako ad-hoc zahtevo po določitvi prednostnega dela dela stranke.
3. Poglejte celotno stanje produktivnosti vaših ekip, ki ga z nekaj kliki ne more zagotoviti nobeno drugo orodje.

Univerzalno orodje za poročanje Asana zagotavlja, da lahko vsak posameznik v skupini, ne glede na njihovo raven, pripravi vizualno predstavitev svojih meritev uspešnosti. Orodje ne zahteva posebnega usposabljanja. Člani vaše ekipe lahko preprosto ustvarijo lastne nadzorne plošče za produktivnost, tako da sledijo interaktivnemu vmesniku Asana.

Kakšne so njegove lastnosti?

Asana Universal Reporting ima številne funkcije, kot je pregled nadzornih plošč, grafikonov, skupne rabe nadzorne plošče, prilagoditev itd. Spodaj so najpomembnejše funkcije, ki bodo olajšale vaše življenje pri vodenju projektov kot kdaj koli prej:

1. Grafikoni in njihove variacije

Orodje za poročanje ponuja tri vrste grafikonov, in sicer stolpce, krofe in lizike. Obstaja tudi četrta vrsta grafikona, ki prikazuje samo skupno število nalog, virov, postavk itd.

Ko ustvarite nadzorno ploščo v Asana Reporting razdelku, lahko dodate grafikone. Ko kliknete na Dodaj grafikon, videli boste 10 vrst predlog grafikonov, ločenih v štirih razdelkih. Naslednje vrste grafikonov so najbolj priljubljene v poročanju Asana:

• Opravila po polju po meri
• Nepopolni grafikoni po projektih
• Naloge tega meseca po projektih
• Naloge, ki so zapadle po projektih

2. Nadzorna plošča za poročanje

Do njega lahko dostopate s klikom na Poročanje na levi navigacijski vrstici. To vozlišče nadzorne plošče vam daje možnost dodajanja novih nadzornih plošč ali vizualizacije že razpoložljivih. Če nekdo iz vaše ekipe deli z vami katero koli nadzorno ploščo, bodo te prikazane tudi tukaj.

Omogoča vam, da v meni priljubljenih dodate katero koli nadzorno ploščo, jih preimenujete ali izbrišete.

3. Organiziranje in skupna raba nadzornih plošč

Na nadzornih ploščah za poročanje o projektu bi lahko bilo več krofov, lizik in stolpcev. Ko pa izvozite podatke ali jih predstavite kateri koli samostojni stranki, je v pomoč, če jih lahko organizirate.

Poročanje Asana vam daje svobodo, da z dejanji povleci in spusti zložite svoje lestvice. Podatke, ki so v osnovi, si lahko ogledate s klikom kjer koli v grafikonu.

Nadzorne plošče za poročanje lahko delite z zunanjimi in notranjimi sodelavci pri projektih. Poročila v skupni rabi so samo za branje. Povabljenec lahko vidi le osnovne podatke, do katerih ima dostop. Vendar pa lahko vsi povabljeni vidijo celotno grafiko.

4. Prilagajanje grafikonov

Orodje za poročanje Asana ponuja številne možnosti prilagajanja grafikona. Po izbiri projekta za poročilo lahko izberete vrsto grafikona in njegovo barvo. Podatke o osi X in osi grafa lahko dodatno spremenite.

Poleg tega lahko na svoje grafikone uporabite tudi različne filtre, na primer:

• Stanje dokončanega opravila
• Lastniki projektov
• Prejemnik
• Podnaloge
• Vrsta naloge
• Stanje naloge
• Datum

Kakšne so njegove prednosti?

Najpomembnejša prednost tega orodja je, da se ne zanašate na programsko opremo za analizo podatkov tretjih oseb. Zdaj lahko vidite, kaj se dogaja v skupini, iz aplikacije za upravljanje projektov Asana vse v enem. Spodaj so nekatere pomembne prednosti, ki jih boste uživali, ko boste začeli uporabljati univerzalno poročanje:

Orodje za poročanje samodejno zaokroži različne podatke iz projektov Asana. Zagotavlja, da bodo nadzorne plošče vaše ekipe ali projekta posodobljene brez ročnega lepljenja.

Pripravite lahko toliko nadzornih plošč, kolikor želite ločiti več skupin, projektov ali celo posameznih članov. Ustvarite lahko tudi kombinirano nadzorno ploščo za prikaz celotne uspešnosti vašega koncerta.

Povezano: Vodnik za začetnike o uporabi Asane za sledenje kateremu koli projektu

Te nadzorne plošče po meri vam omogočajo, da zberete vse vrste podatkov s projektne plošče Asana. Tipičen grafikon ali nadzorna plošča lahko vključuje podatke o proračunu, delovni obremenitvi, časovnem okviru, upoštevanju roka, nalogah, uspešnosti člana ekipe itd.

2. Hitro poiščite in rešite težave

Če želite učinkovito upravljati kompleksne in velike projekte, morate videti vire svoje ekipe iz ptičje perspektive. Nujno morate ugotoviti težave pri projektih in virih, ne da bi šli skozi več kanalov.

Univerzalno poročanje vam omogoča, da proaktivno sledite težavam, ne da bi čakali, da jih predstavi član ekipe. Vsak projekt lahko resnično upravljate z ene nadzorne plošče, da preusmerite vire na projekte, ki tečejo po načrtih.

3. Pravična porazdelitev delovnih obremenitev

Če svojo skupino porazdelite med vire, lahko dosežete optimalno produktivnost. Poleg tega vam bo prenos nalog na druge omogočil čas, da razširite seznam strank.

Orodje za poročanje podjetja Asana zelo natančno prikazuje obremenitev glede virov. Z lahkoto opazite premalo porabljene in izgorele vire za uravnoteženje delovnih obremenitev. Poleg tega vam lahko nadzorna plošča vsakodnevnih opravil pomaga pri prenosu pomembnega na drugega člana ekipe, če se morate udeležiti nujnega sestanka s strankami.

Povezano: Bližnjice na tipkovnici Asana za učinkovito upravljanje opravil

4. Boljše upravljanje virov

Do zdaj ste upali na najboljše in molili, da bi bili stroški obvladljivi, preden odprete račun. Toda orodja za poročanje Asana vam zdaj omogočajo, da natančno spremljate vsak strošek projektov, za katere ste odgovorni.

S stranko se lahko pogovorite, da zmanjšate obseg ali povečate proračun, ko bolje vidite denarne izdatke ali porabo virov. Karte in predloge nadzorne plošče, pripravljene za uporabo, za univerzalno poročanje olajšajo upravljanje virov.

Kako dobro vaša ekipa dosega cilj?

Celotna produktivnost vaših projektov in celotnega poslovanja je odvisna od tega, kako dobro so cilji usklajeni s poklicnimi cilji članov vaše ekipe.

Univerzalno orodje za poročanje je zmogljiva funkcija Asane, ki vam pomaga preveriti, ali so ekipe in projekti usklajeni. Zdaj, ko veste, kako pomembno je orodje za poročanje, ga lahko na najboljši način uporabite za upravljanje projektnih skupin.

9 pogostih napak pri vodenju projektov (in kaj storiti namesto tega)

Želite dokončati velike projekte brez napačnega upravljanja ali preseganja proračuna? Tukaj je nekaj nasvetov, ki vam bodo pomagali preprečiti te napake.

Preberite Naprej

O avtorju