Šest najboljših tehnik za svobodnjake, da brezplačno dajejo prednost nalogam

Kot samostojni podjetnik boste morda morali vsak dan opraviti na stotine nalog, hkrati pa boste imeli na seznamu opravil še veliko več opravil. Vsa dela ne potrebujejo enakega pomena in določanje prioritet je najboljši način, da ugotovite, kaj morate storiti zdaj.

Lahko uporabite katero koli od naslednjih tehnik, da določite prednost svojim nalogam in imate produktiven delovni dan.

1. Ustvarite glavni seznam opravil za pregled

Če mislite, da lahko med vsemi svojimi nalogami dajete prednost, medtem ko le ti obstajajo v vaši glavi, se motite. Če želite ustvariti glavni seznam, jih morate dati na papir ali jih dodati v aplikacijo.

Vnesite vse naloge in podnaloge. Ko naštejete naloge, lahko preprosto vidite, katera potrebuje večjo prednost. Nato jih lahko razvrstite po dnevnih, tedenskih in mesečnih ciljih.

Ti lahko uporabite aplikacijo za upravljanje opravil ClickUp da vključite naloge in jih razvrstite glede na vašo prednost. Aplikacija omogoča tudi dodajanje roka za vsako nalogo.

Prenesi: Kliknite Up za Windows | macOS | Linux | iOS | Android (Prost)

2. Začnite z najtežjo nalogo

Pri tej metodi dajete prednost najtežji nalogi na svojem seznamu in to storite najprej. Morda to ni najpomembnejša naloga, vendar bo dokončanje preostalih nalog postalo lahka naloga.

Ljudje pogosto težko nalogo preskočijo zjutraj in jo razporedijo za poznejši del dneva. Če opravljate lahka in majhna opravila čez dan, ste utrujeni, medtem ko dejansko potrebujete svež um in popolno koncentracijo, da dokončate težko nalogo.

Najprej opravite najtežjo nalogo, čeprav je zahtevna. Prav tako lahko osvobodite svoj um, če dokončate najtežjo nalogo, in se lahko bolj osredotočite na lažje.

3. Metoda Ivy Lee za razvrščanje nalog

Ta 100 let stara metoda vam omogoča, da dobro ravnate s svojimi prioritetami in naredite večjo produktivnost. V skladu s to tehniko morate izbrati šest najpomembnejših nalog, ki jih morate opraviti jutri. Naloge naročite glede na stopnjo pomembnosti in naslednji dan jih začnite delati eno za drugo.

Ta strategija odpravlja utrujenost pri odločanju, tako da vas prisili, da dan prej določite cilje. Ker vam jutra ni treba dati prednost, lahko dan izkoristite tako, da ga izkoristite vsako minuto. Pristop podpira tudi enoopravilnost.

Tako lahko nalogo hitro dokončate, ker ji posvečate popolno pozornost. Za to metodo lahko uporabite aplikacijo The Ivy Lee Method. Naštejte naloge glede na prioritete in jih označite, ko so dokončana. Ko po dokončanju izbrišete eno opravilo s seznama opravkov, morate skrbeti za eno nalogo manj.

Prenesi: Metoda Ivy Lee za Android (Prost)

4. Eisenhowerjeva matrika za združevanje opravil

Med določanjem prioritet se lahko zmedete med opravljanjem nujne naloge in opravljanjem pomembne naloge. Eisenhower Matrix je tehnika določanja prioritet, ki vam omogoča ločevanje nujnih in pomembnih nalog. Prav tako vam pomaga razumeti, kaj najprej storiti.

Naloge, ki potrebujejo takojšnjo pozornost, spadajo v kategorijo nujnih del. Lahko je urejanje dokončanega dela zaradi manjših napak ali odgovarjanje na e -poštno sporočilo ali besedilo. Po drugi strani pa so pomembne naloge, ki prispevajo k vašim dolgoročnim ciljem.

Če želite nalogam dati prednost, določite štiri kvadrante in jih postavite tam, kjer se najbolje ujemajo. Ta grafikon lahko naredite v Microsoft Excelu, Google Preglednicah itd.

• Nujno in pomembno: Te naloge bi morale biti vaša prva prednostna naloga.
• Pomembno, vendar ne nujno: Načrtujte te naloge ob primernem času.
• Nujno, vendar ni pomembno: Poskusite dokončati ta opravila med prvima dvema kategorijama opravil.
• Niti nujno niti pomembno: Te naloge odstranite s svojega seznama.

Ike - Seznam opravil, aplikacija Seznam opravil vam pomaga našteti naloge in ugotoviti prednostna opravila na podlagi matrike.

Prenesi: Ike - Seznam opravil, Seznam opravil za Android (Prost)

5. Za določanje prioritet nalog uporabite metodo MIT

MIT tukaj pomeni Najpomembnejše stvari. Za izvajanje te tehnike morate našteti tri najpomembnejše naloge za ta dan. Nato se morate osredotočiti na čimprejšnje dokončanje teh nalog.

Ko so končane, lahko nadaljujete z dokončanjem preostalih opravil na vašem splošnem seznamu opravil. Med sestavljanjem seznama MIT vključite naloge visoke prioritete, ki bodo prispevale k temu, kar želite doseči.

Med sestavljanjem tega seznama si zastavite vprašanja, kot so:

1. Katere so najpomembnejše naloge, ki jih morate opraviti danes?
2. Katere stvari bodo imele velik vpliv na vaš projekt ali kariero?
3. Kako želite organizirati svoj dan, da najprej opravite MIT, pred drugimi nalogami?

Sestavite odgovore in zlahka sestavite seznam MIT.

Povezano: Nasveti Microsofta za boljše upravljanje opravil

6. Metoda ABCDE za ločevanje prednostnih nalog

Iščete robustno tehniko določanja prioritet za vsakodnevno uporabo? Metoda ABCDE je preprosta, učinkovita in k dejanjem usmerjena metoda, ki vam omogoča, da prednostno določite seznam opravkov.

Vzamete lahko papir in na njem navedete vse naloge, ki jih morate opraviti. Nato morate naloge kategorizirati z A, B, C, D in E. Ne pozabite, da morate dokončati opravila A pred začetkom opravil B, dokončati opravila B pred začetkom opravil C itd.

Če je v vsaki kategoriji več nalog, jih označite z 1, 2, 3, odvisno od pomembnosti, na primer A-1, A-2, A-3 itd. Naloge označite s temi petimi črkami:

1. A za najpomembnejša opravila: Označite opravilo, ki ga ne morete preskočiti z A. To nalogo morate dati na prvo mesto na seznamu opravil, ker lahko to povzroči zamudo pri zaključku projekta ali izgubo odjemalcev.
2. B za naloge z manjšimi posledicami: Ko naloge označite z A, izberite naloge z blagimi posledicami, da jih označite z B.
3. C za opravila brez posledic: Naloge, ki nimajo vpliva na vaše življenje, označite s C.
4. D za delegata: To oznako morate dodati nalogam, ki jih lahko prenesete na svojega partnerja ali sodelavca. Če na primer delate samostojno kot samostojni delavec, imejte te naloge prosti čas.
5. E za odpravo: Ko upoštevate vsa opravila in čas, boste ugotovili, da nekatere naloge niso ključne. Odpravite jih tako, da označite z E.

Uporabite lahko tudi Asano in zraven vsake naloge dodamo oznake A, B, C, D, E, da jim damo prednost.

Prenesi: Asana za Windows | macOS | Android | iOS (Prost)

Ne izgubite se v neštetih opravilih

Samostojni delavci morajo poleg koncertov opravljati veliko upravnih in komunikacijskih nalog. Zdaj, ko poznate različne tehnike določanja prednostnih nalog, lahko naloge upravljate z večjo učinkovitostjo.

Tara Task Manager za medfunkcijske ekipe: 10 najboljših funkcij, ki jih morate preizkusiti brezplačno

Upravljanje nalog je pomembno, če ste del medfunkcijske ekipe. Tu je nekaj najboljših brezplačnih funkcij, za katere morate poskusiti Taro.

Preberite Naprej

O avtorju