Kako izvoziti Microsoft Accessove podatke v Wordov dokument

Microsoftov paket Office ima različne aplikacije za različne naloge. Na primer, če želite ustvariti bazo podatkov, vam Microsoft Access stoji za hrbtom. Access ponuja večino funkcij, ki bi jih pričakovali od sistema za upravljanje relacijskih baz podatkov. Ustvarite lahko tabele, obrazce, poizvedbe, relacije, poročila, makre, module, če naštejete le nekatere.

Občasno pa boste morda želeli izvoziti podatke iz Microsoftovega dostopa v Word. Če iščete enostaven način za izvoz podatkov Access v Word, ste na pravem mestu.

Kako Access izvozi predmete v Word

Preden vam pokažemo, kako izvoziti podatke iz Microsoftovega dostopa v Word, morate razumeti nekaj osnov. Prvič, iz programa Access v Word ne morete izvoziti vseh vrst predmetov.

Trenutno lahko izvozite samo tabele, poizvedbe, obrazce in poročila. Vendar ima vsak predmet še vedno nekatere omejitve. Začenši z zapisi, Access izvozi samo tiste, ki so v izbranem pogledu. Aplikacija v poročilo ne bo vključila vseh skritih podatkov. Podobno lahko Access izvozi samo obrazce in podatkovne liste s podobrazci in podpodatki.

Edini način za to je izvoz vseh podobrazov in podpodatkovnih listov. Če izvozite glavno poročilo, lahko izvozite več podobrazec in podporočila.

Drugič, iz programa Access v Word ne morete izvoziti razmerij, makrov, modulov in grafičnih predmetov, kot so slike in predmeti Microsoft Graph. Poleg tega bo Access izvozil samo rezultate iz izrazov in ne izrazov samih.

Nazadnje, podatkov iz Microsoftovega dostopa v Word ni mogoče uvoziti. Začeti morate v Accessu, izvoziti podatke v nov dokument, nato kopirati vsebino in jo prilepiti v obstoječi Wordov dokument.

Kako izvoziti dostopne podatke v Wordov dokument

Izvoz podatkov Access v Word uporablja vgrajeno orodje Export — RTF File Wizard. Seveda ima orodje številne omejitve pri izvozu Accessovih podatkov, vendar je bolje kot nič.

Če pa je to preveč omejujoče, lahko pazite na nekaj najboljše brezplačne alternative za Microsoft Access za možno zamenjavo. V nasprotnem primeru sledite tem korakom za izvoz podatkov iz programa Access v Word:

1. Odprite svoj Dostop do baze podatkov.
2. Izberite predmet želite izvoziti v Podokno za krmarjenje.
3. Preglejte tabelo, poizvedbo, obrazec ali poročilo in se prepričajte, da je brez napak. Dostop običajno vključuje indikatorje napak, kadar zazna napako. To lahko vključuje zelene trikotnike in različne številke napak. Ta korak je pomemben, saj bo Access po izvozu vaših podatkov samodejno nadomestil lokacije napak z ničelno vrednostjo.
4. Izberite pogled ali del podatkov za izvoz. Najboljši način za izbiro podatkov za izvoz iz več tabel je z izvajanje poizvedb MS Access. Če želite izvoziti vse podatke iz objekta, preskočite ta korak.
5. Kliknite na Zunanji podatki zavihek in izberite Več> Word. Odpre se orodje čarovnika za izvoz datoteke RTF.
6. V pojavnem oknu čarovnika za izvoz datoteke RTF vnesite ime datoteke in izberite cilj.
7. Preverite Odprite ciljno datoteko po končanem izvozu potrdite polje, če želite.
8. Če ste izbrali določene podatke za izvoz, preverite Izvozi samo izbrane zapise potrditveno polje. V nasprotnem primeru pustite potrditveno polje za izvoz vseh podatkov v objektu.
9. Kliknite v redu za začetek izvoznega procesa.

Če obstaja datoteka s podobnim imenom, lahko izberete, ali naj jo Access prepiše ali ne. Izberite Da prepisati datoteko ali Ne v pojavnem oknu izberite novo ime datoteke.

Access bo privzeto ustvaril datoteko Microsoft Word Rich Text Format z razširitvijo RTF. Če želite svoje Accessove podatke dodati v Wordov dokument, sledite tem korakom:

1. Odprite dokument RTF.
2. Kopirajte vso vsebino dokumenta.
3. Prilepite podatke v Wordov dokument.

Če se vam zdi orodje čarovnika za izvoz izvoznih datotek RTF dolgočasno, je lažji izhod. Kopirajte podatke iz Accessove tabele, poizvedbe, obrazca ali poročila in jih prilepite neposredno v Wordov dokument.

Povezano: Kako ustvariti obrazec v programu Microsoft Access

Izvoz podatkov o dostopu v Word brez težav

Baze podatkov so odličen način za shranjevanje podatkov. Če morate izvoziti svoje Accessove podatke v druge aplikacije, kot sta Word ali Excel, vgrajeni čarovnik za izvoz datotek RTF naredi celoten postopek brezhiben, čeprav z nekaterimi omejitvami.

Če imate obširne podatke za delo, obrazci Access ponujajo močnejši način za dodajanje več podatkov v vašo zbirko podatkov. Z njimi je lažje delati pri urejanju tabel in dodajanju več podatkov.

Kako ustvariti obrazec v programu Microsoft Access

Obstaja veliko načinov za dodajanje podatkov v tabelo dostopa Microsoft. Uporaba obrazcev je najlažji način za izdelavo vaše baze podatkov.

Preberite Naprej

O avtorju